Por qué utilizo servicios como Facilethings, Nirvana HQ o Hightrack en vez de Evernote para mi día a día productivo

El otro día hablaba sobre el plan de publicación de mi blog en un artículo donde contaba cómo me organizo para escribir los artículos que voy publicando tres veces a la semana en mi blog personal. En dicho artículo, David Montilla me preguntaba por qué motivo utilizaba Nirvana HQ o Hightrack para mi sistema de productividad si escribía mis artículos en Evernote, en vez de utilizar el mismo Evernote.

Intentando responder a la pregunta, quise hacerlo de forma fundamentada y argumentando mis decisiones, así que me lancé a publicar un artículo sobre el tema ya que un comentario se me quedaba corto.

Del caos al orden mediante herramientas de productividad

Qué es para mi un sistema de productividad completo

Soy fanático de la productividad y la organización personal. Es algo que me atrae y que me gusta desarrollar a fondo en mi día a día, para poder aprovechar al máximo el tiempo del que dispongo. Eso de no tengo tiempo no me gusta, así que no hay mejor forma de evitarlo que siendo productivo.

Para mi, un sistema de productividad completo debe tener integrado de la mejor forma posible todo lo referente a mi día a día, cosa que podríamos resumir (¡resumiendo mucho!) en:

  • Recopilación, bandejas de entrada que me permitan recopilar todo lo que me pasa por la cabeza en mi día a día.
  • Procesamiento, es decir, coger todo lo que me ha pasado por la cabeza en algún momento para decidir qué quiero hacer con la anotación.
  • Calendario, compromisos con hora y día concretos.
  • Acción, hacer, producir. Cuando no tengo compromisos concretos, tengo que seguir avanzando hacia mis objetivos, así que necesito varias listas que me permitan saber qué es lo más importante para mi en ese momento. Por mi forma de trabajar, es imprescindible tener forma fácil y práctica de organizarlo mediante contextos (Casa, Universidad, Teléfono, Internet, Offline…), mediante energía (baja, media, alta) y tiempo.
  • Revisión, saber qué he hecho, pero especialmente qué me falta por hacer. Organizar la revisión por áreas de responsabilidad, objetivos y proyectos me permite saber que no me estoy dejando nada. Tengo implementado un sistema de revisión diario, semanal, mensual y anual que algún día os contaré con calma.

Seguro que me dejo cosas que pueden ser importantes, pero en este artículo me quiero centrar en lo fundamental.

Por qué Evernote no es un sistema productivo completo

Cuando empecé con Getting Things Done hará ya unos cuatro años empecé como recomienda David Allen, mediante el sistema productivo más sencillo posible: libreta en mano, cada hoja de la libreta era un contexto para mi, y tenía tantas listas como contextos. De esa forma solamente tenía que saber el contexto en el que estaba para saber qué podía hacer en ese momento.

Una vez me acostumbré a ese sistema bastante fácil, quise traspasarlo a algo que fuera más versátil, y escogí hacerlo con Evernote directamente. Sin embargo, nunca me acostumbré a Evernote, ya que una de las cosas que quería implementar era el hecho de poder filtrar mediante energía o tiempo, algo que me ayuda muchísimo a aprovechar el tiempo en momentos en los que no tengo ganas o tengo poca disponibilidad.

Durante ese tiempo estuve utilizando las libretas de Evernote como proyecto y las etiquetas para especificar los contextos, energía y tiempo, pero me acabé dando cuenta que mi sistema significaba más trabajo (tiempo) que los beneficios que yo sacaba. Por lo tanto, al poco tiempo y viendo que no me funcionaba tuve que buscar una alternativa, y esa fue Facilethings.

Sigo utilizando Evernote como gestor de mi archivo personal, ya que me sirve de forma perfecta para gestionar todas mis referencias documentales, puedo buscar cualquier cosa de forma fácil y rápida y lo tengo todo bien organizado. También lo utilizo para escribir, tanto los temas que trato en este blog como otro proyecto que estoy preparando y verá la luz en 2014.

Sistema de Archivo

Por qué Facilethings, Nirvana HQ o Hightrack sí me sirven como sistemas de productividad

Facilethings es una herramienta basada en la metodología GTD de David Allen, así que se adapta perfectamente a cualquier persona que la utilice. La estuve utilizando durante un año y realmente era una buena herramienta. Ahora mismo no sé exactamente como estará, ya que me pasé a Nirvana HQ por un motivo: la accesibilidad y velocidad con la que podía trabajar.

He estado otro año trabajando con Nirvana HQ. Su interfaz gráfica es simple, pero realmente eficaz, y el uso de atajos de teclado para todo tipo de tareas agiliza muchísimo la interacción. Se puede filtrar fácilmente por proyectos y por energía/tiempo, así que tiene todo lo que necesito. O todo lo que pensaba que necesitaba.

Por qué estoy experimentando con Hightrack en vez de quedarme con Nirvana HQ

Hace ya casi un año que se empezó a hablar de Hightrack, pero yo acababa de empezar con Nirvana y no quería volver a cambiar de aplicación. algo que puede ser bastante tedioso cuando gestionas un montón de tareas y proyectos. Es por ese motivo que, como fanático de la productividad que soy, lo probé un rato ver cómo era y qué aportaba de nuevo, pero nada más.

Sin embargo, el pasado octubre se anunció la versión de pago y me decidí a darle una nueva oportunidad para ver qué características tenían nuevas. Lo que realmente me decidió a dar el cambio de Nirvana HQ a Hightrack fue lo que llaman Tracks. Los Tracks son listas autocreadas de tareas que te permiten ver exactamente lo que quieres ver.

Hightrack Tracks

Algunos de los Tracks que puedes ver son:

  • Hoy, es decir, todo lo que debes hacer hoy, tanto tareas como eventos concretos de tus calendarios. En esta sección también aparecen las cosas que deberías haber hecho en días anteriores si todavía no las has hecho.
  • Próximo, es decir, lo que debes hacer en los próximos cinco días. Es muy práctico para ver toda la previsión de la semana los domingos o los lunes, o para ver qué nos espera la semana siguiente los viernes por la tarde. Además, es perfecto para ir avanzando tareas que terminarán en los próximos días, de forma que las tengamos hechas antes de la fecha límite.
  • Concentración, el track perfecto y adaptable a cualquier necesidad. Filtrar por listas, por energía, por tiempo. Yo personalmente lo utilizo muchísimo para las “tareas destacadas”: en mi revisión diaria selecciono cuales son las tareas más importantes para mi y en mis momentos más productivos del día muestro solamente dichas tareas, para centrarme en lo importante.
  • Informe, sirve para ver lo que has hecho en los últimos días.
  • Tracks personalizados: con la versión premium de Hightrack puedes crear todo tipo de tracks personalizados, de forma que puedes escoger ciertas listas, combinarlas con cierta energía y con cierto tiempo para tenerlo todo configurado. Por ahora creo que todavía no le estoy dando todas las utilidades posibles, que me parece que pueden ser muchas.

Hightrack puede tener sus cosas buenas y sus cosas malas (no es el motivo de este artículo analizar la aplicación), pero lo que me ha hecho decidirme por el cambio es el funcionamiento de los tracks. Tener de forma tan clara lo que debo hacer (hoy, los próximos días) y poder filtrar de una forma tan interesante con los tracks está haciendo que aumente todavía más mi productividad. Es por este motivo que, si nada cambia, voy a seguir utilizando esta aplicación durante mucho, mucho tiempo.

¿Cómo lo haces tu para organizar tu día a día? ¿Utilizas alguna aplicación general, como Evernote, o específica, como Facilethings, Nirvana HQ o Hightrack?

Imágenes | Wiertz Sébastien, Hindrik S

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  • Muy esclarecedor Jordi, muchas gracias por tu respuesta! Habrá que darles un vistazo a esas herramientas 🙂

  • Echedey

    Buen post. 😉 ¿Cuál de esas herramientas recomendarías para empezar a probar un mejor sistema de organización? He probado varios sistemas pero nunca consigo mantener constancia en ninguno. Para pasar de la “libreta” a algo más productivo, ¿por cuál debería empezar? ¿Algo en Android para apoyarlo? ¡¡¡Gracias!!!

    • Hola Echedey, Las herramientas son importantes, pero la verdad es que ser productivo está bastante poco vinculado con las herramientas que utilizas. Si te cuesta organizarte y mantener constancia, yo te recomendaría que cogieras esa constancia con la libreta, ya que es la mejor forma de empezar. Si te interesa pasar a alguna aplicación, dependerá del uso que quieras darle, así que necesitaría más información 🙂

      • Echedey

        Básicamente busco una herramienta en la que plasmar ideas, proyectos y tareas, para gestionarlas y llevarlas a cabo a corto, medio y largo plazo (o definirlas de forma atemporal). Y además, añadir una lista de procedimientos (cuando proceda) para realizarlas. Tener soporte en el móvil sería crucial. En principio, estoy ojeando las tres que comentas, las probaré un poco para ver cuál encaja mejor en mi forma de hacer las cosas y trataré de adaptarme este sistema de organización. Voy a saltarme la libreta, creo que puedo ir directamente un paso más allá. ¡Gracias de nuevo! 😉

        • Ya nos contarás tu experiencia Echedey, pero yo nunca recomiendo saltarse la parte de la libreta. Es el primer paso de muchos 🙂

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