Usar GTD sin añadidos: la única forma de que GTD funcione bien

En general, empezamos a interesarnos por la productividad por motivos muy distintos: unos porque no son productivos en el trabajo, otros porque trabajan demasiado y no disfrutan de su vida personal y familiar, otros porque quieren emprender un nuevo proyecto y necesitan mejorar su productividad para llegar a todo. En mi caso, curiosamente, no fue nada de eso, y de hecho no recuerdo exactamente el motivo: pedí a los Reyes el libro Organízate con Eficacia de David Allen, supongo que recomendado por algún artículo que había leído por Internet.

Usar GTD sin añadidos es la única forma de que funcione bien

En cualquier caso, cuando empiezas con la productividad todo es muy bonito. Empiezas a ver cambios en tu día a día, ves que eres más productivo, que haces las cosas con menos tiempo y, en general, tu concentración mejora. Los trucos, consejos y otras sugerencias que leemos por todas partes nos ayudan a tener esa sensación de productividad que estábamos buscando.

Sin embargo, poco a poco vas viendo que es solamente una sensación. Una sensación de que haces más, de que avanzas mejor, de que llegas más lejos… pero realmente ves que tampoco estás avanzando tan rápido. Te desanimas, porque llevas tiempo investigando sobre productividad, aplicando todo lo que se dice, creyendo que estabas mejorando. Es en ese momento donde tu investigación va más allá y quieres implementar bien GTD, si todos los expertos dicen que funciona, será por algo, ¿no?

Cuando empiezas con GTD, todo parece muy complicado. Mucha teoría y poca práctica, nadie te dice Jordi, coge esta aplicación, pon tus objetivos aquí, tus proyectos ahí y tus tareas en estas listas: verás como si te acostumbras a hacerlo así serás mucho más productivo. Nadie te da indicaciones exactas de qué pasos debes seguir para conseguir implementar GTD. Pero es normal, GTD es una metodología, un sistema, no una aplicación cerrada que tengas que usar sí o sí.

En muchas ocasiones, cuando empiezas, te olvidas de hacer cosas fundamentales en GTD: hoy no miro los contextos, mañana me olvido incluso de añadirlos a las tareas, pasado no hago la revisión diaria (por un día no pasa nada…), esta semana voy muy liado así que prefiero aprovechar y trabajar en vez de hacer la revisión semanal… son muchas cosas las que dejamos de lado.

A medida que nos acostumbramos, vamos cumpliendo un poco mejor con los pasos de GTD: capturamos, procesamos, organizamos, revisamos, hacemos lo que ponemos en nuestro sistema. Pero aún así, vemos que GTD no nos acaba de funcionar, así que decidimos adaptarlo un poquito, añadir cuatro ideas básicas que hemos leído en Internet y que seguro que pueden ayudarnos: hacemos las tareas mediante la técnica pomodoro, en nuestra revisión diaria seleccionamos nuestras Tareas Más Importantes, en nuestra revisión semanal añadimos más elementos de los estrictamente necesarios…

Y, como puedes adiviniar, GTD con añadidos no funciona: Getting Things Done es una metodología probada que funciona tal y como es, sin quitarle nada, sin añadirle nada. Está pensada para que hagas lo mínimo indispensable para que funcione: si le quitas cosas, le faltará algo para funcionar; si le añades algo, estarás haciendo un trabajo que o bien no te ayudará a mejorar, o directamente perjudicará tu rendimiento.

Lo importante en la implementación de GTD es tener paciencia. Como cualquier cambio de hábito, requiere su tiempo. Y no los 21 días que muchas veces se dice que tardas en cambiar un hábito: el tiempo depende de cada uno, pero puedes tardar perfectamente meses y unos pocos años a acabar implementando GTD de forma total.

En ese sentido, tengo que dar las gracias a Jerónimo Sánchez, que tras escribir su artículo La productividad personal no es un juego, me hizo reflexionar bastante sobre mi forma de usar GTD. Seguía con algunas modificaciones que creía que me funcionaba, como las Tareas Más Importantes, pero tras hablar con él por Twitter decidí dejar de lado todo lo que no era GTD puro y centrarme en aplicar el sistema en sí, tal y como lo explica David Allen en Organízate con Eficacia y, la verdad, me ha funcionado muy, muy bien.

En mi caso, lo que he hecho tras esa reflexión ha sido:

  • Resetear mi sistema GTD, tal y como comenté en este artículo de El Canasto, para asegurarme de tenerlo todo en orden.
  • Reestructurar mis revisiones diarias, semanales y mensuales, reduciéndolas a lo mínimo. Si lo haces bien, la revisión diaria deberías poderla hacer en muy pocos minutos.
  • Acostumbrarme a hacer más y mejor brainstorming: para vaciar mi mente en las revisiones, para planificar proyectos, para preparar artículos, etc.

Ahora mismo, lo que me falta por hacer: he decidido releer Haz que funcione, de David Allen, pero todavía no lo he hecho. En breve me pondré, tengo que volver a coger el hábito de lectura…

En cualquier caso, si usas o has intentado usar GTD y no te ha funcionado, no es porque GTD no funcione en tu caso, sino que no lo estás usando bien. Lo he vivido en primera persona y os aseguro que, cuando te acostumbras a trabajar bien, acaba funcionando muy, muy bien.

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