Habitualmente uno de los inconvenientes que seguro que tienes para trabajar de forma productiva cuando trabajas desde casa son las interrupciones: cosas que te interrumpen, personas que te interrumpen, y tú, que te interrumpes a ti mismo, a veces sin ni siquiera darte cuenta.
Parece que trabajando desde casa tuvieras que tener menos interrupciones, ¿verdad? Y aunque si te organizas bien, sí, tendrás menos interrupciones, si no aprendes a gestionarlas bien puede hacer que no aproveches bien tus días y que entre el estrés en tu vida.
Ser consciente de ello es imprescindible para ser capaz de evitar las interrupciones y minimizarlas, reducirlas tanto como puedas de forma que te distraigan lo mínimo posible y, sobre todo, aprender a gestionarlas. Para conseguirlo, hay algunos elementos que son imprescindibles. Te lo cuento a continuación.
Qué tipo de interrupciones existen
Si te fijas bien, en tu día a día vas a descubrir dos tipos de interrupciones que deberías evitar: las internas y las externas.
Las interrupciones internas son aquellas que te provocas tu mismo, como persona, cuando estás haciendo algo. Por ejemplo, imagínate que estás escribiendo este artículo y, en un momento dado, no sabes cómo seguir. Dejas de escribir y te pones a pensar por dónde deberías seguir escribiendo, pero en pocos segundos tu mente se va del tema y empieza a pensar en otras cosas. ¿Cuántas veces te ha pasado? ¡Miles! Eso es una interrupción interna.
¿En pocos segundos tu mente se va del tema y empieza a pensar en otras cosas? Soluciona tus interrupciones Clic para tuitear
En cambio, las interrupciones externas vienen de fuera. No dependen directamente de ti aunque, como veremos más adelante, sí que puedes llegar a controlarlas en mayor o menor medida.
Dentro de las interrupciones externas podemos distinguir dos tipos de interrupciones más: aquellas que vienen directamente de personas, de forma física, y aquellas que vienen de algún aparato tecnológico.
Me gusta diferenciar entre ambos tipos de interrupciones ya que es necesario resolverlas de forma distinta. Lo veremos más adelante, ahora es momento de hablar sobre cómo detectar las interrupciones.
Cómo detectar e identificar todas las interrupciones de tu día a día
Te parecerá mentira, pero detectar las interrupciones es algo difícil y, evidentemente, es el primer paso para evitarlas. Muchas veces ni nos damos cuenta de que ha sucedido una interrupción. ¿Cuánto rato tardas en darte cuenta que estás pensando en algo que no tiene nada que ver con lo que estabas haciendo?
¿Cuándo te das cuenta que alguien ha interrumpido tu flujo de trabajo? Habitualmente no es justo cuando te interrumpe, sino más bien cuando ha acabado la interrupción y te das cuenta que tienes que pensar y centrarte en lo que estabas haciendo, porque no te acuerdas en qué punto exacto lo dejaste.
Estás buscando algo en Internet para trabajar, y te das cuenta que llevas media hora en el correo o en Facebook sin hacer lo que querías hacer. No te das cuenta en el minuto 0, te das cuenta pasado un buen rato, ¿verdad?
Detectar las interrupciones justo cuando ocurren es un hábito y, como en cualquier hábito, la práctica es lo único que puede ayudarte. Detectar las interrupciones justo cuando ocurren te permitirá varias cosas que multiplicarán tu productividad. Vamos a verlas:
- Serás más consciente de la gran cantidad de interrupciones que ocurren en tu vida y, por lo tanto, podrás atacarlas de forma más fácil.
- Te permitirá decidir si quieres ser interrumpido o no: por mucho que suene el teléfono, cogerlo solamente depende de ti.
- Si decides atender a la interrupción, puedes darte unos segundos para apuntar exactamente donde estás con tu tarea actual, de forma que puedas volver a ella mucho más rápido una vez acabe la interrupción.
Para evitar las interrupciones, antes de eliminarlas o reducirlas de tu día a día es necesario que primero las identifiques todas. Una muy buena forma de hacerlo es llevar contigo una hoja doblada y apuntar durante un par o tres de días todas las interrupciones que recibes. Verás que tu hoja se llenará muy rápido, más de lo que ahora mismo puedes imaginar.
Cómo evitar las interrupciones externas
Las interrupciones internas solamente dependen de ti y, por lo tanto, lo único que puedes hacer es coger el hábito de detectarlas y solucionarlas con la mayor brevedad posible. Por lo tanto, ha llegado el momento de evitar las interrupciones externas, las que pueden ser más complicadas de gestionar. Tal y como hemos distinguido antes, hay dos tipos de interrupciones externas.
Por un lado, las interrupciones que provienen de personas, personas que se te acercan físicamente cuando estás trabajando. Este tipo de interrupciones tienen que tratarse con mucho cuidado.
Tienes que buscar la forma de que esas personas entiendan que su interrupción no solamente requiere que les atiendas un momento, sino que la interrupción te distrae y dificulta que vuelvas a concentrarte en lo que estabas haciendo, por lo que supone no medio minuto de hablar con ellos, sino varios minutos de volver a entrar en el estado de concentración en el que estabas.
Las interrupciones te distraen y dificultan que vuelvas a concentrarte en lo que estabas haciendo Clic para tuitear
Lo mejor de trabajar desde casa es que no tienes compañeros que te vienen a interrumpir en cualquier momento. Pero quizá sí que tengas a tu pareja, tus hijos o quién sea. Una muy buena opción para evitar las interrupciones externas es tener momentos prefijados con esas personas para poneros al día. Acuerda con tu pareja cuándo es el mejor momento para comentarte lo que tenga que comentarte, o fíjate momentos concretos para estar con tus hijos para que sepan que vas a estar con ellos cada día durante ese rato.
Por ejemplo, si tu pareja también trabaja desde casa, es una buena idea dedicar media hora antes o después de comer a hablar sobre cualquier tema que queráis comentar. De esta forma, no solamente conseguirás reducir las interrupciones cuando vuelvas a trabajar después de comer, sino que a lo largo de la mañana también se reducirán las interrupciones porque ambos sabréis que tenéis la hora de comer para hablar de los temas pendientes.
Por otro lado, para evitar las interrupciones tecnológicas no necesitas ese cuidado especial que tienes que tener con otras personas. Si el móvil, el ordenador, el teléfono te interrumpen, la solución es mucho más fácil y rápida: desactiva las notificaciones, pon el modo avión, desactiva el sonido del teléfono o incluso desconecta Internet en el ordenador durante un par de horas si no lo vas a necesitar.
Aunque te pueda parecer que tienes la necesidad de todo eso, muchas veces realmente no lo necesitas. ¿No responder a las llamadas? Sí, se puede hacer. ¿No usar Internet durante toda la mañana? Sí, se puede hacer. Reflexiona bien sobre las ventajas y las desventajas de cada aparato tecnológico y decide qué es lo que quieres que te interrumpa y qué es lo que no.
Resuelve cada interrupción de forma aislada
Una vez tienes claro qué interrupciones tienes en tu día a día y cómo atacarlas, lo ideal es ir de una en una. Un buen proceso a seguir sería el siguiente:
- Detectar la interrupción
- Apuntar todo lo referente a la interrupción: qué, quién, cuándo, por qué…
- Seguir con tu flujo de trabajo para no dejar que la interrupción te moleste
Si sigues este proceso, la interrupción te habrá molestado el menor tiempo posible. ¡Primera ronda ganada! Ahora tenemos que ganar la segunda ronda: que no vuelva a suceder.
Asegúrate de que no vuelva a suceder
Reflexionar sobre qué es lo que te interrumpe a lo largo de tu día a día te puede permitir evitar las interrupciones y mejorar muchísimo tu productividad. Una vez hayas anotado la información sobre las interrupciones, en otro momento, recupera la información, analiza si realmente era una interrupción importante y, si no lo era (99% de los casos), determina qué debes hacer para que una interrupción así no vuelva a repetirse.
Lo primero va primero: ten claras tus prioridades
Tener claras tus prioridades es el primer paso para ser productivo, eso tienes que tenerlo clarísmo. Si tu prioridad es pasarte toda la mañana en las redes sociales, no hay problema en que estés toda la mañana ahí.
Si, en cambio, tu prioridad es hacer un informe del uso de las redes sociales en tu empresa, tu prioridad no es pasarte la mañana en las redes, sino coger los datos necesarios y hacer el informe. Es así de sencillo… y, a veces, así de complicado de hacer.
Hablar es el arte de sofocar e interrumpir el pensamiento (Thomas Carlyle) Clic para tuitear
Teniendo claro esto, es imprescindible saber qué es lo que va primero en tu vida: tener claro cuáles son tus objetivos te permitirá tener mucho más claro qué es lo que debes y no debes hacer en cada momento y, por lo tanto, qué interrupciones pueden tener cierta importancia y cuales debes evitar a toda costa.
De esta forma, si eres consciente de qué debes y no debes hacer, en el momento que estés haciendo lo que no debes hacer, te será mucho más fácil detectarlo y rectificar para volver a enfocarte en lo importante. Es, como siempre en estas cosas, un hábito que debes practicar para conseguir evitas las interrupciones que tienes en tu día a día.
