Para poder aprender e implementar GTD es fundamental tener algunos conceptos básicos GTD claros, de forma en que cuando leas todo lo referente a los hábitos relacionados con la metodología puedas comprender exactamente de qué estamos hablando.
En general, cuando hablamos de organización sin GTD, hablamos de organizar nuestras tareas. En GTD, el concepto «tarea» no existe, y hablamos de cosas, acciones y proyectos. Es importante que no te dejes llevar por las definiciones estándar, estos conceptos básicos GTD significan cosas un poco distintas a lo que estamos acostumbrados.
Bandeja de entrada
Es importante destacar que en GTD una bandeja de entrada no significa solamente la bandeja de entrada de correo electrónico. Una bandeja de entrada según GTD es cualquier sitio donde nos llega información que, debido a su naturaleza, debemos revisar con cierta regularidad.
Por lo tanto, siguiendo GTD, el correo electrónico es una bandeja de entrada, pero también lo pueden ser las redes sociales, la bandeja física que tenemos en la oficina o el apartado de notas que usamos en el móvil para apuntarnos las ideas que se nos pasan por la cabeza.
Cosas
Para David Allen, quién ha desarrollado la metodología GTD, una cosa es lo que llega a nuestras bandejas de entrada. Si no te paras a pensar un poco, quizá puedas pensar que algo que llega a una bandeja de entrada es una tarea, pero si reflexionas un poco verás que no es así.
Por ejemplo, lo que apuntamos en nuestra bandeja de entrada porque nos acordamos en un momento dado puede ser una tarea, pero también puede ser información que nos ha dado un compañero, una idea de proyecto o cualquier otra cosa. Siguiendo con otro ejemplo, los mensajes que nos llegan en nuestra bandeja de correo electrónico pueden ser tareas, pero también pueden ser información interesante o cosas que no nos interesan para nada.
Por lo tanto, en GTD dejamos de hablar de «tareas», algo que tiene una definición muy difusa, y hablamos de «cosas» cuando todavía no las hemos procesado y, por lo tanto, no sabemos exactamente qué son: pueden ser acciones, proyectos, información de interés, o cualquier otra cosa.
Acciones
Una vez cogemos las cosas de las bandejas de entrada y las procesamos, las cosas se convierten en otros elementos más específicos. Uno de ellos son las Acciones. Según GTD, una acción se resume en algo que puedes hacer en un momento dado, con unas herramientas dadas y con un tiempo limitado. Por lo tanto, una acción debe ser específica, estar bien delimitada y tener asignado un contexto.
En concreto, una Próxima Acción es aquella que puedes (y debes) hacer cuanto antes, sin la necesidad de que antes de hacer esa Próxima Acción tengas que hacer nada más. Es por este motivo que en GTD nos organizamos, entre otras cosas, con listas de Próximas Acciones.
Puedes leer mucho más sobre las Acciones en este apartado.
Contextos
Un contexto según GTD es una delimitación de espacio o herramienta. Dentro de nuestra lista de Próximas Acciones habrá muchas acciones distintas, muchos elementos que podemos y debemos hacer cuanto antes para avanzar en nuestra vida, tanto personal como profesional.
Todas esas acciones las podremos hacer en algún espacio concreto o con alguna herramienta concreta que necesitemos para hacerlas. Por ejemplo, si tenemos que imprimir un documento, si no estamos en la oficina no podemos hacerlo. ¿Qué sentido tiene que, si estamos en casa, cada vez que tengamos que revisar nuestra lista veamos que tenemos que imprimir un documento?
La gracia de la creación de contextos es que nos permite reducir la cantidad de elementos de nuestras listas y ver de un solo vistazo qué es lo que podemos hacer AHORA MISMO. La respuesta a cualquier contexto sería algo así: Si ahora mismo estoy en la oficina, delante del ordenador con conexión a Internet, ¿qué Próximas Acciones puedo hacer ahora mismo?
Proyectos
Un proyecto de forma general se define como algo que requiere de una cantidad de trabajo grande, que es necesario planificar, etc. En cambio, en Getting Things Done la definición es mucho más sencilla y concreta: un proyecto es cualquier proceso que requiera dos o más Acciones.
Por lo tanto, si tenemos algo en nuestra bandeja de entrada que, cuando procesemos, veamos que necesitamos hacer dos o más acciones, eso es un proyecto. Quizá sea un poco difícil de entender si es la primera vez que lo miras desde este punto de vista, veamos un ejemplo.
Ir a comprar, si no usas GTD, puede ser una tarea. Como ya hemos comentado, en GTD no existe el concepto tarea. En GTD, el hecho de Ir a comprar es un proyecto, ya que requiere de varias acciones: mirar qué tengo en la despensa, hacer el menú de la semana, hacer la lista de la compra, ir al supermercado con la lista de la compra para comprarlo todo, etc.
Puedes leer mucho más sobre los Proyectos en este apartado.
Agenda o Calendario
El concepto de Agenda o Calendario en GTD quizá es de los más parecidos al que usamos en nuestra vida diaria. En ese sentido, una Agenda o Calendario sirve para tener controlados nuestros compromisos que tenemos que hacer un día en una hora en concreto.
Cabe destacar que, si usas GTD, es muy importante que en una Agenda o Calendario solamente hayan compromisos con día y hora concretos. Para compromisos que no tienen día y hora concretos en los que debas hacerlo sí o sí, tenemos nuestras listas de Próximas Acciones.
Estos son los conceptos básicos GTD más importantes, así que ha llegado el momento de empezar a usar GTD.
