El otro día hablábamos sobre los principales problemas que te impiden ser productivo. Hoy quiero hablarte sobre uno de los problemas básicos que a mi me impedía ser más productivo: creer saber lo que tienes que hacer.
Este es un problema con el que he tenido que lidiar para mejorar mi productividad y ayudar a mejorar la de los demás, y es algo que no siempre vemos de forma obvia, así que he pensado que era importante compartirlo contigo para que puedas tenerlo en cuenta.
El problema del que te estoy hablando es el hecho de creer saber lo que tienes que hacer, pero por algún motivo concreto, no hacerlo: que siempre haya algo que te apetezca más, algo más fácil, algo más urgente… lo que sea.
En ese sentido, quiero destacar el creer saber en cursiva. En muchas ocasiones, cuando no te lo planteas, crees saber lo que tienes que hacer… pero realmente no lo sabes. No lo tienes bien definido.
Creo que la mejor forma de ilustrar esto es poniéndote un ejemplo.
Creer saber lo que tienes que hacer
Imagina por un momento que necesitas hacer un informe para tu trabajo, sea el tema que sea. Piensa por un momento: ¿qué tienes que hacer?
La respuesta más directa y rápida, incluso la más lógica, es esta: «Tengo que hacer el informe». ¿Verdad que sí? ¿Es lo que habrías respondido?
Pues no. No tienes que hacer el informe. Piénsalo bien, ¡tienes que hacer muchas más cosas! Algunas de ellas, por ejemplo:
- Hacer un listado de los datos que puedo necesitar para el informe.
- Analizar las métricas correspondientes para saber cómo quiero enfocar el informe.
- Decidir qué gráficos quiero hacer según el análisis de las métricas que he hecho.
- Decidir cómo estructurar el informe.
- Preparar todo el material necesario para la redacción del informe.
- Redactar el informe.
- Revisar el informe para valorar si es necesario añadir algún apartado.
- Pensar cómo quiero exponer el informe en la reunión.
- Preparar la presentación del informe en la reunión.
¿Qué te parece? Seguro que nunca habrías dicho que tenías que hacer tantas cosas. ¡Pues sí!
Es solamente un ejemplo, pero estoy seguro que ya ves por donde voy: saber que tienes que «hacer el informe» no es saber qué tienes que hacer.
El informe, antes de hacerlo, es algo abstracto, inexacto, que no sabes qué es. Si realmente quieres hacerlo con la antelación suficiente, sin estresarte y con la calidad que requiere, es importante ser capaz de enumerar como mínimo los primeros pasos para avanzar en el resultado final: hacer el informe.
Pero hacer el informe no es más que un resultado, es lo que tienes que acabar consiguiendo. Antes, sin embargo, tienes que hacer muchísimas más cosas. Y por eso es importante dejar de creer lo que tienes que hacer y empezar a definirlo de la forma adecuada.
No dejes que te preocupe este enfoque de la productividad. Te aseguro que poco a poco iremos viendo juntos cómo puedes aplicar este tipo de desgloses a tu vida, y verás como haciéndolo bien, no solamente tendrás mucho más claro qué tienes que hacer, sino que te será mucho más fácil hacerlo.
Para empezar, te invito a hacer un breve ejercicio, muy parecido al que acabo de hacer yo.
Escoge un ejemplo concreto de algo que tengas que hacer y piensa cómo podrías desarrollar ese resultado final en varias tareas más pequeñas.
Intenta ser lo más concreto posible y cuéntame los resultados en los comentarios.
Si aprendes a distinguir los árboles del bosque, será mucho más fácil conseguir hacer lo necesario para plantar los árboles y acabar teniendo el bosque que tanto deseas.
Con creer saber lo que tienes que hacer no hay suficiente. Tienes que definirlo.
Hola, me parece interresante el artículo y considero que aplicando lo plateado voy a mejorar mi productividad
Tarea genenral: Completar el sistema de facturación en el trabajo, podría dividirlo en: adaptar plantillas de facturas, conseguir certificados necesarios, acomodar datos de la empresa, etc.
Has dividido el proyecto, pero no son acciones concretas: adaptar plantillas ¿qué significa, qué objetivo tiene? Lo mismo con «conseguir certificados», ¿qué tienes que hacer para conseguirlos?, etc.
Hola Jordi:
Efectivamente tienes toda la razon del mundo, la verdad que ultimamente me estaba acomplejando un poco por que muchos trabajos los desgranaba en pequeñas tareas para realizar, pero despues de leer tu mail, lo encuentro totalmente logico y practico. Dado que yo me dedico a la administracion de comunidades de vecinos, pues un trabajo que realizo con cierta frecuencia es la convocatoria de las juntas anuales, que lo podria dividir de la siguiente manera.
-Revisar los apuntes bancarios y cuadrarlos con los apuntes de mi programa de gestion.
-Verificar el cobro de los recibos y cuadrarlos con el programa.
-Redactar la convocatoria.
-Preparar el presupuesto de gastos para el proximo ejercicio.
-Imprimir el listado de morosidad.
-Fotocopiarlo todo.
-Ensobrarlo.
-Mandarlo.
Ahora que te escribo esto, veo que algunas de estas acciones tambien se pueden dividir en mas pequeñas, ¿lo consideras adecuado?
Lo ideal es tener el listado con acciones indivisibles: siempre que puedas dividirlo en dos, mejor hacerlo, ya que cuando veas esa acción escrita te será mucho más fácil hacerlas 😉
Tienes razón Jordi, muchas de mis tareas son generalistas, sin especificar las subtareas concretas.
Pondré como ejemplo una de mis tareas, pero esta vez no en mi trabajo principal sinó como blogger:
Tarea: Escribir el articulo «¿Puede un albañil, un pintor o un fontanero crear un blog y ganar dinero con ello?»
-Crear un mapa mental de la estructura del artículo
-Buscar referencias de blogs del sector
-Buscar las imagenes que necesitaré
-Escribir el artículo
-Corregir y publicar el artículo
-Promocionar-lo en redes sociales
¡Un buen ejemplo para cualquier blogger!
Proyecto: elaborar menú para la semana
1-reunir en un listado todos los posibles platos
2-ver el menú de mis hijas en el cole para no repetirlos en la cena.
3-Elegir los platos de cada día.
4-ver de cada plato los ingredientes y hacer lista de compra.
4-ir a mercado a y comprar para toda la semana.
Dividir en tareas pequeñas y concretas es la mejor herramienta abordar cualquier tarea proyecto.
Además permite conocer nuestra situación en cada momento.
Voy a contaros un caso que me ocurrió cuando estudiaba la carrera y lo recuerdo muy a menudo.
El profesor me dio una 25 hojas y me preguntó cuanto tiempo me costaría fotocopiarlas.
Le contesté unos 3 minutos y me dio las hojas pidiendo que en 3 minutos se las devolviera fotocopiadas.
No había tenido en cuenta que tenía que ir a la fotocopiadora, hacer cola, esperar que las fotocopiaran, pagar y volver.
No es un ejemplo claro del tema pero refleja otra de las ventajas de dividir en tareas para planificar bien el proyecto.
Yo creo que sí representa un buen ejemplo del tema 🙂
Hola Jordi, tu comentario de hoy me disparo un sinfin de pensamientos y ejemplos que pasan por mi cabeza y siento que me falta información al momento de desarrollar una tarea o informe determinado.
te paso un ejemplo de los tantos que puedo contarte, para desarrollar el objetivo final.
Objetivo Final:
Pasar un presupuesto de seguro de un automotor
1 – Tener a mano los cotizadores de las tres Aseguradoras con las que trabajamos.
2 – Analizar la Compañía que, para este automovil, le ofrece mejor cobertura.
3 – Analizar también al mismo tiempo, que valor de la cuota es mas beneficiosa a igual cobertura
4 – Ofrecer la mejor opcion a nuestro juicio.
saludos Jordi
Cuidado con la definición de acciones. «Tener a mano» no es una acción como tal, «buscar» o «recuperar del archivo» son acciones 😉
Perdona Jordi, no te he aportado mi ejemplo:
En mi caso, hoy he tenido que rectificar un modelo 190 presentado a la agencia tributaria el pasado mes de enero, y lo he hecho de la siguiente manera:
1.- Buscar el modelo presentado el pasado mes de enero (carpeta de modelos 190 año 2014).
2.- Comprobar que en el modelo presentado no aparecían los datos que tengo que reflejar.
3.- Entrar en la página web de hacienda para modificar telemáticamente los datos registrados en su día.
4.- Buscar a la persona a modificar y revisar que todos sus datos coinciden con los guardados.
5.- Grabar los nuevos datos que pide el cliente que añadamos.
6.- Realizar el envío a la agencia tributaria.
7.- Guardar el resguardo de la modificación realizada.
8.- Registrar en la agenda para mañana, la comprobación que los cambios introducidos han sido grabados en el impuesto por hacienda.
Muy buen ejemplo Roberto, el «rectificar un modelo 190» no era una acción, tus pasos en general sí lo son. Ahora lo bueno es guardar esa lista por si la necesitas en otro momento 😉
Para mi es básico a la hora de trabajar, en ocasiones voy tan rápido con el que hacer diario, que lo intento hacerlo mentalmente y me doy cuenta que cometo algún error por no tener todos los pasos por escrito (benditas listas de control y proyectos recurrentes), como bien dice Cristina, para mi, supuso un antes y un después en mi productividad personal.
Aunque me gustaría introducir en el intercambio de opiniones, que hacéis cuando el siguiente paso de un proyecto, no está realmente claro, como solucionáis esa piedra en el camino.
Un saludo.
Habitualmente cuando el siguiente paso de un proyecto no está claro, pueden pasar dos cosas: que tengas que dedicar unos pocos minutos a pensar en el proyecto y verlo claro (problema de fácil solución) o que el proyecto no esté bien definido (problema un poco más complicado… ;))
Esto es una autentica revelación, es un antes y un después en nuestra productividad. Descomponer en tareas más pequeñas cualquier trabajo por hacer, es cómo entender que las montañas se escalan pie a pie. Tenemos la tendencia natural a observar nuestras montañas cómo un todo, y con ello perdemos tiempo. Si estudiamos la escalada, llegamos y escalamos. Si llegamos al pie de la pared, sin saber primero cómo lo vamos a hacer podemos pasar la jornada entera probando o darnos cuenta que el material que hemos llevado no es el que necesitábamos. Aun sabiéndolo, la cabra tira al monte, y tenemos que ser muy disciplinados para no caer en la tentación 😉
Las revisiones de GTD son una de las mejores opciones para ser disciplinados y no caer en la tentación, ayudan muchísimo.
Estoy totalmente de acuerdo con esa técnica de desglosar en tareas menores y más concretas.
También propongo el tomar referencias, es decir, si tienes que hacer, por ejemplo, un informe de tasación puedes coger un informe de tasación de una fuente fiable (esto es muy importante) y seguir las mismas operaciones con el correspondiente inmueble. O mejor todavía, seguir una guía para la redacción de informes de tasación, buscando un poco es fácil encontrar guías de cualquier cosa. Insisto, la fuente debe ser fiable.
Saludos.
Aprovechar en la medida de lo posible procedimientos que ya han hecho otras personas y les han funcionado es la mejor forma de ser productivo. Por eso también me gusta intentar contar las cosas de la forma más práctica posible, quizá a todos no servirán, pero haciéndolo así espero que sí sirvan a la mayoría 😉
Hacer el informe semestral:
– Hacer un listado de los datos que puedo necesitar para el informe.
– Analizar las métricas correspondientes para saber cómo quiero enfocar el informe.
– Decidir qué gráficos quiero hacer según el análisis de las métricas que he hecho.
– Decidir cómo estructurar el informe.
– Preparar todo el material necesario para la redacción del informe.
– Redactar el informe.
– Revisar el informe para valorar si es necesario añadir algún apartado.
– Pensar cómo quiero exponer el informe en la reunión.
– Preparar la presentación del informe en la reunión.
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