¿Cuál es la diferencia entre urgente e importante? Tener claras las prioridades

Llevo más de 10 años con mi blog... y las cosas cambian mucho. El contenido de este artículo no siempre representa mi opinión actual sobre el tema.

¿No tienes muy clara **cuál es la diferencia entre urgente e importante**? En este artículo te cuento cuáles son las diferencias y, curiosamente, por qué si te acostumbras a hacer siempre lo importante puedes llegar a reducir las cosas urgentes.

Cómo se define la importancia

La importancia es la consideración que, de forma totalmente subjetiva, das a algo. Le das importancia a algo porque es conveniente o porque te interesa para satisfacer tus objetivos.
Una tarea o un proyecto es importante debido a que realizar esa tarea o proyecto te acercará a tus objetivos, producirá unos resultados que te beneficiarán en mayor o menor medida.
Por lo tanto, solamente tú puedes decidir si algo es importante y, para poder decidirlo, tienes que tener claras cuáles son tus prioridades. Recuerda que las prioridades no se gestionan, simplemente se tienen.

Cómo se define la urgencia

En cambio, una tarea urgente es aquella que tiene fecha límite. Tan fácil como esto: si una tarea tiene fecha límite, tiene cierto nivel de urgencia.
A partir de ahí, tal y como comenta Iago Fraga en Técnicas de Organización, una tarea puede ser más o menos urgente dependiendo de la cantidad de tiempo que necesites para realizarla y dependiendo de lo cerca o lejos que esté la fecha límite de dicha tarea.
En concreto, me gusta mucho la fórmula que usa Iago para definir la urgencia. Evidentemente, no es una fórmula haya que aplicar en cualquier momento, pero sí que puede servirte para tener las cosas claras:
Cálculo de la urgencia
Con esta fórmula puedes obtener un número que, cuanto más cercano a cero, menos urgente será, y cuánto más cercano a uno, más urgente será. Además, como se puede ver, si es mayor que uno significa que ya no tienes tiempo para cumplir esa tarea (el tiempo que consume es mayor al tiempo que te queda), así que en ese caso tienes que ver cómo replantear la situación.
Lo urgente generalmente atenta contra lo necesario, Mao-tse-tung Clic para tuitear

Implicaciones del cálculo de la urgencia

Una de las conclusiones evidentes de la fórmula anterior es que una tarea que no tiene fecha límite nunca será urgente. Eso no es bueno ni malo, sencillamente es así. Sin embargo, hay otras implicaciones al aplicar la fórmula expuesta por Iago arriba que tienes que tener muy claras:

  • Siempre que dos tareas impliquen una cantidad de tiempo parecida, es más urgente la que tenga la fecha límite antes: empieza por ahí.
  • Viceversa, siempre que dos tareas tengan una misma fecha límite, es más urgente aquella que requiera más tiempo: empieza por ahí.
  • Modificar la fecha límite de una tarea, modifica su urgencia: si podemos hacerlo más tarde, tendremos más tiempo para hacerlo.
  • Si la tarea que tienes que hacer resulta ser más larga de lo que esperabas, se convertirá en más urgente. ¡Ten cuidado al estimar lo que tardas en hacer cada tarea!

Diferencia entre urgente e importante

En tu vida lo urgente acostumbra a ser lo que consideras importante, así que diferenciarlo no siempre es fácil. Cuando lo piensas fríamente parece muy fácil: algo urgente no tiene porque ser importante, la importancia depende de lo mucho o poco que esa tarea o proyecto te acerque a tus objetivos. Pero, sin embargo, en tu día a día no todo es tan fácil.
Si piensas en cualquiera de tus tareas actuales, no siempre va a ser fácil decidir si es urgente, importante, ambas o ninguna. Es por este motivo que cuanto más practiques, más fácil te será saberlo, por lo que te recomiendo que cuando te estés planteando qué hacer en cada momento, antes pienses en cada tarea y compruebes si es tan urgente o tan importante como parece.

El secreto de la productividad: si haces lo importante puedes reducir lo urgente

Muchas veces piensas que no haces lo importante porque tienes que hacer lo urgente. Es normal pensarlo en situaciones de estrés y donde no puedes llegar a todo, pero es importante que lo pienses al revés: realmente, si haces aquellas tareas más importantes con tiempo y bien hechas, seguramente tendrás muchas menos tareas urgentes en tu vida.
Si quieres ser productivo tienes que evitar que tus tareas o proyectos se conviertan en demasiado urgentes Clic para tuitear
Las urgencias en muchas ocasiones son debidas a que no has planificado correctamente lo que tienes que hacer. Si dejas cosas importantes sin hacer, llegará un momento que se convertirán en urgencias o que directamente ya será demasiado tarde para hacerlas y habrás perdido una oportunidad importante. En cambio, si planificas correctamente y tienes claras tus prioridades, seguramente harás esas tareas importantes con la suficiente antelación para que no se conviertan en urgentes.
Así que, de forma general, si consigues que todo lo que tiene fecha límite no se acabe convirtiendo en demasiado urgente, podrás centrar buena parte de tu trabajo en las cosas importantes. Si haces esas tareas importantes con tiempo y bien hechas, seguramente tendrás muchas menos tareas que lleguen a ser demasiado urgentes.

Ten claras tus prioridades

¿Cuál es la forma de conseguir planificar bien las cosas importantes? Tener claras tus prioridades: ¿cuál de las tareas o proyectos te acerca mejor a tus objetivos? ¿Tienes definidos tus objetivos? Si no los tienes definidos, ese es el primer paso, el más importante.
Si tienes tus prioridades claras y tus objetivos definidos, intentar constantemente decidir si una tarea es urgente, importante o ambas cosas, no tiene sentido. Lo importante es tenerlo todo interiorizado en tu sistema y ser muy sincero contigo mismo: cuando tengas que decidir hacer algo, escoge lo que, bajo las circunstancias de cada momento, para ti sea más importante tener hecho.
Cuando tengas que decidir hacer algo, escoge lo que bajo las circunstancias del momento para ti sea más importante Clic para tuitear
Seguramente que, tras leer este artículo, tengas mucho más clara la diferencia entre urgente e importante, y además sepas cómo evitar que las tareas se vuelvan urgentes centrándote en lo importante. Si te ha gustado el artículo te invito a que lo compartas en tus redes sociales, ayudemos a más gente a que entiendan la diferencia entre urgente e importante y mejoren así su productividad.

Jordi Sánchez

Soy Jordi Sánchez, y ayudo a freelance saturados a organizar, sistematizar, automatizar y delegar en su negocio digital. Tras 10 años de experiencia con mi empresa de contenidos digitales, gestionando +20 trabajadores, ayudo a freelance a dejar de ser soloemprendedores para convertirse en dueños de su negocio para que puedan centrarse donde realmente aportan valor y vivir una vida más tranquila. Formar equipo en mi empresa cambió tanto mi vida, que decidí ayudar a cambiar la vida de otros emprendedores :)

8 comentarios en «¿Cuál es la diferencia entre urgente e importante? Tener claras las prioridades»

Deja un comentario