Ya hace más de un año publiqué un artículo llamado Yo gestiono algunas de mis tareas desde mi correo, ¿algo práctico o una mala idea?. En ese artículo ya comentaba que eso dependía muchísimo de la situación y de la forma de trabajar y, tras más de un año, mi situación y forma de trabajar ha cambiado y, por este motivo, ya no gestiono ninguna de mis tareas por correo.
Porque he reducido la cantidad de correo y las tareas que me llegan al correo
Pues sí, muchísimo. En Difoosion hace mucho tiempo que usamos el correo solamente para lo más mínimo, desde hace meses lo utilizo básicamente para el contacto con personas externas a la red de blogs, como pueden ser agencias de comunicación, por ejemplo. Ahora el trabajo del día a día lo gestionamos en Trello, dónde gestionamos el contenido de los blogs, las tareas editoriales y comerciales, la facturación, etc. También usamos Telegram para comunicarnos, ya que está disponible tanto en móvil como en sistemas de escritorio, así que las tareas que me podían llegar por correo se han reducido de forma enorme.
Porque tengo otro sistema que me funciona mejor
Desde hace unos meses las tareas editoriales que gestionaba casi exclusivamente yo las estamos gestionando entre tres personas, por lo que hemos tenido que buscar la forma de saber qué estaba haciendo cada uno de nosotros y qué nos quedaba por hacer. Y para eso usamos Trello, por supuesto. ¿Es la mejor herramienta? Seguramente no, pero nuestro flujo de trabajo con todas las tareas de la empresa pasa por Trello, por lo que la practicidad de tenerlo todo unido es perfecta: un proyecto por tarjeta, y dentro todas las tareas, ideas, comentarios y todo el material o enlaces necesarios para llevarlo a cabo.
Y con el tiempo hemos ido viendo que fijarnos una fecha para la finalización del proyecto es perfecto para conseguirlo, así que cada lista (columna) es una semana. Cuando una tarjeta está asignada a esa columna, el objetivo es dejarla acabada esa semana. No siempre es posible, ya que hay proyectos que pueden durar varias semanas, pero de forma general se pueden desglosar en pequeños subproyectos que sí podamos hacer en una sola semana.
Cómo gestiono el correo actualmente
Como siempre, todo mi correo viene filtrado directamente en etiquetas según quién lo manda: editores, coordinadores, equipo comercial, agencias de prensa… Una vez gestionado el correo (sí, lo hago demasiadas veces… pero cada vez me controlo más), tengo solamente dos etiquetas para guardar correo: una de Urgente y otra de En Espera. Si es una tarea no urgente, se va a mi lista de tareas en Trello. Si es una tarea urgente, la dejo en la etiqueta y me pongo justo cuando acabo de revisar el correo. Si no es una tarea que tenga que hacer yo, sino que estoy esperando que alguien la haga o me responda, lo dejo En Espera. ¡Así de sencillo!
¿Recibes mucho correo? ¿Cómo gestionas tu el correo?
