Hábitos esenciales para empezar con GTD

Si ya sabes qué es GTD y te has decidido a implementarlo, llega el momento de plantearse cuáles son los hábitos GTD imprescindibles que debes integrar en tu vida para usar esta metodología. Como ya habrás visto, los conceptos relacionados con el método GTD son realmente fáciles, no tienen ningún tipo de complicación. La dificultad en la implementación de GTD es justamente esa: integrar los hábitos esenciales en tu vida.

Para empezar a utilizar GTD tienes que diferenciar entre dos elementos clave: el control y la perspectiva. El control te permite controlar tu día a día, es decir, trabajar de forma productiva haciendo lo que sabes que tienes que hacer. En cambio, la perspectiva te ayuda a subir un poco de nivel para ayudarte a saber qué tienes que hacer para conseguir llegar a tus objetivos siguiendo tus principios.

Hábitos GTD relacionados con el control

David Allen define el proceso de Control con cinco pasos básicos: recopilar o capturar, procesar o aclarar, organizar, reflexionar o evaluar y, finalmente, hacer. Podemos traducir cada uno de estos pasos básicos en hábitos que te permitirán mantener el control de tu vida, reduciendo tu estrés y conseguir así ser más productivo.

Recopilar o capturar

Recopilar o capturar significa aislar de forma consciente todo, absolutamente todo lo que te llama la atención, en un sistema externo a tu mente que te permita saber que, en algún momento, irás ahí y todo lo que hayas capturado seguirá ahí.

Por lo tanto, el primer hábito imprescindible para que puedas incorporar GTD a tu vida es el de recopilar o capturar: ante cualquier input, ante cualquier cosa que se te presente en tu vida, lo apuntarás en tu bandeja de entrada y te despreocuparás hasta el momento en el que tengas que procesarlo o aclararlo.

Puedes leer mucho más sobre recopilar o capturar en su sección de la web.

Procesar o aclarar

Procesar o aclarar significa coger todo lo que en algún momento has recopilado o capturado y definir qué significa para ti eso que has apuntado. Para que podamos concentrarnos en una sola cosa a la vez, es muy importante tener en cuenta dos elementos clave: por un lado, es muy importante aclarar las cosas elemento a elemento, de forma que no tengamos que pensar dos veces en la misma cosa. Por otro lado, es realmente importante que no mezclemos los hábitos de recopilar con los de procesar o los de hacer: si estamos concentrados en un hábito (por ejemplo, el de procesar o aclarar), no debemos estar recopilando o haciendo en el mismo momento.

Por lo tanto, el segundo hábito imprescindible para que puedas incorporar GTD a tu vida es el de procesar o aclarar: una o varias veces al día, revisar tus bandejas de entrada y, elemento a elemento, aclarar qué significan para ti. Que tu mente sepa que lo harás cada día es impescindible, ya que eso le permitirá estar tranquila y saber que, si lo has capturado, no tiene que preocuparse de nada, en algún momento del día lo recuperarás y harás lo que sea necesario con lo que has apuntado. Tal y como bien comenta David Alle, si evitas la etapa de clarificación de las cosas, éstas seguirán molestando a la parte consciente de tu mente.

Puedes leer mucho más sobre procesar o aclarar en su sección de la web.

Organizar

Según la definición de David Allen, ser organizado significa sencillamente que las cosas se ordenan en función del significado que tienen para uno mismo. El objetivo del hábito de organizar es, una vez has definido qué significa esa cosa para ti, dejarlo en el sitio adecuado para encontrarlo cuando lo puedas necesitar. Este es el único hábito que se entremezcla con otro: con el hábito de procesar o aclarar.

Por lo tanto, el segundo y el tercer hábito van de la mano: coges un elemento de tu bandeja de entrada (donde has recopilado todo), un solo elemento, y primero aclaras qué significa para ti lo que tienes apuntado, para a continuación organizarlo en las categorías organizativas que te sean útiles.

Puedes leer mucho más sobre organizar y sobre las categorías organizativas de GTD en su sección de la web.

Reflexionar o evaluar

Revisar tu sistema tiene dos propósitos esenciales: actualizar su contenido y conseguir confiar en tu sistema. En ese sentido, es importante que nos fijemos de forma periódica momentos para revisar nuestro sistema. Lo más habitual en GTD es fijar nuestro momento de reflexión y evaluación de nuestro sistema una vez a la semana, generalmente el viernes por la tarde o el domingo por la tarde, para empezar la siguiente semana con todo actualizado, organizado y preparados para ser lo más eficientes posible.

Por lo tanto, el hábito de reflexionar o evaluar nuestro sistema, con la periodicidad adecuada, nos permitirá conseguir que nuestro sistema esté actualizado y, gracias a eso, que podamos confiar en él. Este hábito es imprescindible para ser conscientes de todo lo que tenemos que hacer, todo lo que estamos haciendo y todo lo que no estamos haciendo, de forma que nuestra mente podrá estar tranquila de que lo tenemos todo bajo control.

Puedes leer mucho más sobre reflexionar o evaluar en su sección de la web.

Hacer (tus compromisos o acciones)

El objetivo de controlar nuestras vidas no es otro que acabar haciendo todo con lo que nos hemos comprometido. Es por este motivo que, evidentemente, el hábito de hacer tiene que estar integrado en nuestras vidas sin ningún tipo de duda.

Por lo tanto, el último hábito relacionado con el control significa coger nuestras listas correspondientes y hacer lo que hay en ellas, ya que si no es así, por muy bien organizado que tengamos nuestro sistema, si no acabamos haciendo las cosas con las que nos hemos comprometido no podremos estar tranquilos con lo que tenemos que hacer, y no podremos ser productivos ya que no avanzaremos en nuestros objetivos.

Puedes leer mucho más sobre Hacer en su sección de la web.

Hábitos GTD relacionados con la perspectiva

La perspectiva es lo que nos ayuda a tener claro dónde queremos llegar: nuestro propósito en la vida, que se materializa en una visión y unos objetivos. En ese sentido, bajo mi punto de vista hay un solo hábito relacionado con la perspectiva: la revisión general.

Revisión general

Si en el control hablábamos de reflexionar o evaluar en nuestra revisión semanal, que nos permite actualizar y mantener la confianza en nuestro sistema, hay otro tipo de revisión que necesitamos hacer de forma periodica: la revisión general. Esta revisión habitualmente se hace una o dos veces al año.

En esta revisión, usaremos el modelo de seis niveles de GTD para analizar nuestras vidas a distintas altitudes y con distintos niveles de perspectiva. Por lo tanto, el hábito de hacer la revisión general nos permitirá coger perspectiva para fijar el rumbo de nuestro día a día.

Puedes leer mucho más sobre qué es el modelo de seis niveles de GTD en su sección de la web.

Si consigues dominar los hábitos relacionados con GTD que acabas de leer e integrarlos en tu vida al 100%, tendrás mucho de ganado en la implementación de GTD. Eso sí, te recomiendo que leas cuáles son los principales problemas que te encontrarás al aplicar GTD, así puedes intentar evitarlos o detectarlos más fácilmente cuando te ocurran.