Entrevista con José Miguel Bolívar, consultor artesano en efectividad personal

¡Por fin! Tras mucho tiempo de tener ganas de empezar la sección de entrevistas, hoy tenemos la primera entrevista en Organización Personal. Y es para mi un placer poder empezar la sección de entrevistas de Organización Personal con un gran experto en productividad como es José Miguel Bolívar, referencia para mi y para muchos. En estas entrevistas mi idea es que puedas seguir aprendiendo sobre productividad gracias a la experiencia de otras personas.

Entrevista con José Miguel Bolívar

José Miguel Bolívar es consultor artesano en efectividad centrada en las personas. Trabaja con organizaciones para mejorar su competitividad, aumentando la efectividad individual y colectiva de sus personas. Es autor del blog Optima Infinito desde hace más de siete años, donde cuenta toda su experiencia con la efectividad, la productividad, el método Getting Things Done de David Allen y su nueva metodología OPTIMA3, desarrollado por OPTIMA LAB como una forma alternativa de aplicar los principios universales en los que se basa GTD.

En esta entrevista podrás aprender qué significa ser productivo según José Miguel, cómo lo hace él para ayudar a las personas a ser más efectivas y la importancia de dejar de lado las falsas creencias que a veces tenemos y que nos limitan y nos generan una gran resistencia al cambio. José Miguel Bolívar también nos cuenta su experiencia con GTD y su nueva metodología OPTIMA3.

Me gustaría agradecer muchísimo a José Miguel la oportunidad de tenerle aquí en Organización Personal. Sin más, te dejo con la entrevista con José Miguel Bolívar.

Es una pregunta que hago a todos mis lectores y no podía dejarla pasar… ¿qué significa para ti ser productivo?

​Para mí, ser productivo consiste en alcanzar los resultados que deseas de forma óptima. Las personas tenemos sueños, deseos, objetivos… Para alcanzarlos, necesitamos por una parte tomar las decisiones correctas que nos conducen a ellos. Tomar decisiones correctas es eficacia.

Por otra parte, necesitamos recursos: tiempo, energía, motivación, herramientas… Hacer un uso óptimo, sostenible y sin desperdicios, de dichos recursos es eficiencia. Más que productivo, prefiero ser efectivo, es decir, ser eficaz y eficiente.​

Una de las cosas que más te gusta es innovar para dejar las cosas mejor que las encuentras… ¿cómo lo haces?

​Me gusta aplicar el pensamiento crítico. Generalmente no doy las cosas por ciertas, buenas o válidas a la primera. Prefiero explorar alternativas, oír versiones, contrastar criterios. Los blancos y los negros «puros» escasean.

Nos movemos en gamas de gris y la diferencia entre dos grises a veces es solo de matiz. Los matices importan. Innovar es descubrir nuevos matices y aplicarlos con un propósito a la resolución de un problema o necesidad.​

El lector quiere ser más productivo y está dispuesto a probar cosas nuevas y a asumir riesgos… ¿qué le recomiendas?

​Que no se crea todo lo que lee y que se cuestione todo lo que cree. El principal obstáculo para la mejora de la efectividad personal son las propias creencias, ya que las creencias son la base de los hábitos, es decir, de los comportamientos.

La efectividad resulta de hacer las cosas distintas, es decir, de cambiar hábitos. Para ello hay que cambiar primero las creencias. Una vez hecho esto, el resto es fácil, ya que la efectividad personal es fundamentalmente sentido común.

Te gusta provocar cambios positivos en las personas y en las organizaciones… ¿algún buen consejo para que consigamos cambiar a mejor como personas/organizaciones?

​El principal obstáculo para la mejora personal y organizacional es la resistencia al cambio, que generalmente procede de darle más peso a lo que crees que a probar lo que desconoces. Como en el caso de la efectividad personal, la mejora es muy fácil una vez dejas atrás el lastre de los prejuicios.

Drucker, Covey, Allen… Todos ellos hablan de cosas que, bien pensadas, son puro sentido común. El problema es que no se aplican. La inefectividad es, principalmente, un problema de actitud, más que de desconocimiento.​

OPTIMA3 es la metodología de productividad que usáis en OPTIMA LAB. De GTD a OPTIMA3, ¿de dónde sale ese cambio? ¿cuáles son las diferencias esenciales?

Voy a usar una expresión que los informáticos reconocerán rápidamente. OPTIMA3 es un «fork» de GTD, es decir, una «ramificación» de GTD. Durante muchos años he aplicado GTD de forma ortodoxa y eso me ha supuesto un sobreesfuerzo en ocasiones innecesario. Cuando hace ya tres o cuatro años comencé a compartir con otras personas mi experiencia en el aprendizaje y aplicación de GTD, pude observar como padecían las mismas dificultades que sufrí yo en su día y eso me hizo pensar que debería ser posible cambiarlo.

Los principios productivos en los que se apoya GTD son universales pero la forma concreta en que Allen propone su aplicación es una de entre otras muchas posibles. Esto me llevó a pensar y trabajar en mejores formas de explicar y aplicar dichos principios. OPTIMA3 comparte principios productivos con GTD pero los explica de otra forma mucho más accesible y propone también una forma distinta de aplicarlos. Está además desarrollada pensando específicamente en los profesionales del conocimiento y en sus circunstancias e incorpora todos los avances en ciencia cognitiva y efectividad personal que han ido surgiendo en los quince años transcurridos desde la aparición de GTD.

Productividad Personal: Aprende a liberarte del estrés con GTD, un gran libro de GTD con un toque personal… ¿qué has aprendido escribiendo el libro?

Muchas gracias, Jordi. He confirmado, más que aprendido, que a menudo nuestro principal obstáculo ​son nuestras creencias. Creía que me iba a costar mucho más y que el resultado iba a ser mucho peor pero lo cierto es que no me costó escribirlo, lo disfruté enormemente y quedé muy satisfecho con el resultado. Hacer las cosas con ilusión, poco a poco, sin atracones y disfrutándolas produce resultados increíbles.

Has preparado, escrito y publicado este libro sobre GTD. Tras varios meses de su publicación… ¿añadirías algo al libro que en su momento decidiste no incorporar?

​Este libro es una «instantánea» del desarrollo de OPTIMA3, es decir, incorpora muchas cosas que no aparecen en ninguno de los libros de David Allen. Según el feedback de los lectores, sobre todo en los comentarios en Amazon, parece que el libro está cumpliendo su misión, que es la misma que la de OPTIMA3, es decir, hacer más fácil la comprensión y aplicación de los principios productivos de GTD. A día de hoy OPTIMA3 va como unas cincuenta y tantas versiones más evolucionada que la versión publicada en el libro así que sí, habría mucho que cambiar… 🙂

En realidad, estoy preparando mi próximo libro, que tratará completamente sobre OPTIMA3. Como esta metodología nace bajo el concepto de «beta permanente», mi idea es ir publicando periódicamente las actualizaciones en mi blog, para que los lectores puedan acceder siempre a la última versión. El hecho de publicar mis libros también con licencia Creative Commons hace que esto sea muy sencillo. Creo que cuando innovas de forma permanente, el copyright se convierte en algo innecesario​.

Pregunta complicada: como experto productivo te gusta mucho citar a Peter Drucker. Si tuvieras que quedarte solamente con alguna de las cosas que dijo o hizo… ¿con qué te quedarías?

​Me quedo con que la productividad del trabajador del conocimiento es algo totalmente nuevo y desconocido, para lo que no sirven los conceptos tradicionales de productividad, que estamos «en pañales» en cuanto a su mejora y que de entenderla y mejorarla depende la calidad de vida futura en los países más desarrollados.​

Para acabar: te costó casi dos años dominar los hábitos de GTD… ¿alguna recomendación para que el lector pueda agilizar ese proceso? ¿algún consejo de error que debe intentar no cometer?

​Muchos de mis alumnos han implantado GTD en menos de seis meses. Creo que la lectura de mi libro tras leer los libros de Allen puede suponer un ahorro de tiempo equivalente. En cualquier caso, destacaría que lo importante no es el tiempo que tardas en alcanzar el resultado sino si lo alcanzas o no.

Si finalmente logras implantar una metodología así en tu vida, el resultado merece la pena sí o sí, independientemente del tiempo que hayas tardado en conseguirlo.​ Las prisas son un error.

Una vez más, me gustaría dar las gracias a José Miguel Bolívar.