Principales problemas al aplicar GTD

Cuando empiezas con GTD, todo parece muy lógico y muy bonito. De hecho, empiezas a notar cambios en tu productividad desde el minuto cero, justo cuando empiezas. Sin embargo, tal y como ya avisa David Allen en sus libros, en algún momento u otro acabas cayendo del carro de GTD. En esta página te cuento cuales son los principales problemas al aplicar GTD para que, cuando lo implementes en tu vida, puedas tenerlos en cuenta y superarlos cuanto antes.

Problemas de concepto al aplicar GTD

Habitualmente se empieza hablando sobre los principales problemas al aplicar GTD con los problemas relacionados con los distintos pasos, en concreto, los problemas de recopilación, de procesamiento o de organización. En este caso he preferido empezar por los problemas de concepto que puedes encontrarte al empezar a aplicar GTD, ya que habitualmente son los más complicados de detectar y esto te permitirá detectarlos y solucionarlos si realmente son tu problema.

No conoces o entiendes GTD en su conjunto

GTD no son solamente cinco etapas, unas cuantas listas y se acabó: GTD es método de trabajo que te permite organizar mucho mejor tu vida, de forma científicamente probada y con lo mínimo indispensable para ser realmente productivo.
Si solamente conoces una parte de GTD, o hay algo del método que no acabas de entender, es momento de ponerse las pilas: para aplicar bien la práctica es importante conocer la teoría a la perfección (y, de verdad, la teoría no es complicada).
¿Recomendación? Si no lo has hecho, lee el libro Haz que funcione de David Allen.

Sabes la teoría, pero no lo llevas a la práctica

Si ya sabes la teoría, ¡perfecto! Pero con la teoría no es suficiente, tienes que llevarlo a la práctica. Si sabes qué deberías hacer, pero tu subconsciente no te ayuda y te traiciona, te pondrás a hacer otras cosas que no son las que deberías estar haciendo (cosas más fáciles, que creemos más urgentes o por cualquier otro motivo).

No te ciñes al 100% al método

¡Eres muy listos! Te gusta mucho GTD, pero siempre hay algo que no te acaba de funcionar… y en vez de volver a revisar qué es lo que está fallando y resolverlo aplicando GTD, te inventas la solución. El sistema te gusta, así que quieres modificarlo y adaptarlo a tu forma de ser… No, ¡eso no funciona! ¿De verdad, nunca? ¡No, nunca!
Si estás modificando GTD, intenta analizar qué es lo que estás haciendo, volver a las bases (si es necesario, leyendo alguno de los libros de David Allen) y empezar de nuevo: resetea tu sistema GTD.

No utilizas GTD para todo

Si realmente sabes la teoría de GTD, sabrás que esta metodología es una forma de vivir: no sirve para organizar cuatro cosas del trabajo, más bien se enfoca en estandarizar tu vida de forma que todas las decisiones que tomes sigan el proceso adecuado.
Evidentemente, si GTD no está en toda tu vida, nunca tendrás la sensación de control total que estás buscando con esta metodología, así que en algún momento u otro caerás.

No estás motivado o eres escéptico

El hecho de implantar GTD es un proceso que no se puede hacer en unos pocos días, ni siquiera en unas pocas semanas: verás que todo parece muy fácil y, de hecho, la teoría es muy sencilla, pero llevarlo a la práctica requiere mucho tiempo. Requiere este tiempo debido a que tienes que desaprender muchas cosas y adquirir nuevos hábitos que, en general, no estamos acostumbrados a tener.
Si no estás motivado para mejorar tu productividad o eres escéptico sobre las ventajas que te trae GTD, mal vamos: cualquier excusa será buena para dejarlo de lado y no seguir el proceso e implementar los nuevos hábitos.

No te comprometes con tu trabajo o tu sistema

GTD es una metodología que te permite tener claro todo lo que hay en tu vida ahora mismo, pero quién tiene que comprometerse a hacerlo eres tú. Quién tiene que escoger qué hacer, también eres tú. Si eres una persona que necesitas que te digan qué tienes que hacer, GTD no es para ti. De verdad, no lo es.
La gracia de GTD es que se adapta a ti según tus necesidades (cuidado: ¡eso no signfica que tengas que adaptar el método!), y eso hace que en cualquier momento te sea mucho más fácil decidir qué hacer y qué no hacer, pero tienes que estar comprometido con tu trabajo.

Problemas de recopilación o captura al aplicar GTD

Una vez hemos hablado de los principales problemas al aplicar GTD relacionados con el concepto y el método, es momento del primer paso: en GTD tenemos que recopilar (capturar) absolutamente todo lo que pasa por nuestra mente.

No lo apuntas todo

Por lo tanto, el primer problema es evidente: no apuntarlo todo. Si tenemos que capturarlo todo es por un sencillo motivo: si nuestra mente sabe que todo lo que ha pasado por ella queda apuntado para procesarlo más adelante, nuestra mente puede vivir tranquila. Si ya  hemos recopilado en nuestro sistema todas las tareas, compromisos y preocupaciones que han pasado por nuestra cabeza, será mucho más fácil que esas mismas cosas o vuelvan a molestarnos ni a interrumpirnos, ya que en su momento adecuado ya las procesaremos.
En GTD tienes que dejar de confiar en tu memoria para dejar de saturarla, y el sistema organizativo que te da esta metodología es ideal siempre y cuando lo captures absolutamente todo.

No vacías tu vida al completo

Muy relacionado con el punto anterior, en GTD es importantísimo vaciar tu mente al completo, y habitualmente es uno de los puntos más complicados de llevar a cabo. Apuntar todo lo que te pasa por la mente puede ser más o menos fácil, es cuestión de coger el hábito y acostumbrarte a capturarlo todo.
Sin embargo, tienes que conseguir ir más allá: apuntar absolutamente todo lo que envuelve tu vida. Como me gusta decir, GTD sirve para vaciar tu vida en un sistema externo: al contrario de lo que podría parecer, vaciar tu vida en un sistema te llena a ti de energía para poder disfrutarla al máximo.

No tienes las bandejas de entrada adecuadas

Este tercer punto puede ser la causa de los dos problemas anteriores: si no tienes las bandejas de entrada adecuadas, es probable que te sea mucho más complicado recopilar o capturar todo lo que pasa por tu mente y tu vida.
Por lo tanto, si por algún motivo no lo estás capturando todo, plantéate si tienes la cantidad adecuada de bandejas de entrada o si, por el contrario, puedes crear una nueva bandeja que te permita capturar de forma mucho más ágil. Si es más fácil de capturar, será más fácil que lo captures todo.
Esa aplicación tan chula que te permite hacerlo en el ordenador es genial, pero… ¿y cuando estás en el sofá? ¿y cuando estás esperando el metro? ¿y cuando estás en el bar esperando que sea la hora de tu próxima cita? Si no tienes tu sistema accesible en cualquier momento, el sistema deja de funcionar.

Problemas al procesar o aclarar al aplicar GTD

Si ya has conseguido capturarlo y recopilarlo todo en tu sistema… pero no te acostumbras a procesarlo todo, tampoco sirve de nada.

No tienes las bandejas de entrada definidas

Primer punto: si no tienes tus bandejas de entrada definidas, seguro que te olvidarás de algunas de ellas. Si te acostumbras a capturarlo todo, pero capturarlo significa dejar un papel encima de la mesa de tu oficina… y luego no sabes que tienes papeles en la mesa de la oficina, no podemos procesarlo todo.
Para procesar bien todo tu sistema, es imprescindible tener definidas todas las bandejas de entrada que tienes. Si no las tienes apuntadas, es momento de hacer un listado actualizado con todas ellas.

No te enfrentas a las cosas

Como ya sabes, la organización en GTD se basa en un sistema de listas. Sin embargo, procesar es mucho más que mover las cosas de lista a lista: tienes que hacer algo con todo lo que llega a tu vida. ¿Es una acción? ¿Tienes que hacerla tú? ¿O quizá es un proyecto? A veces es información de referencia, ideas de cosas que quieres hacer algún día o, simplemente, algo que tirar.
Procesar significa aclarar qué significa cada elemento, uno a uno, de lo que has recopilado y, por lo tanto, significa enfrentarte a cada elemento para decidir qué es cada cosa y qué tienes que hacer con ella.

Problemas de organizar, revisar y hacer

Si ya tienes claro qué es cierta cosa de tu bandeja de entrada, llega el momento de organizarla en el sitio adecuado. Si no tienes claros cuales son los sitios adecuados, o no los usas adecuadamente, el resto de hábitos no te servirán para nada. Además, si no revisas con cierta frecuencia tu sistema GTD, acabará desorganizado y, por lo tanto, inservible.

Tienes demasiadas cosas en tus listas diarias

En GTD podemos distinguir, aunque de forma más o menos difusa, algunas listas que son de uso diario. Por ejemplo, es evidente que nuestra lista de Próximas Acciones o nuestra lista En Espera vamos a usarlas diariamente, como mínimo una vez, seguramente varias.
Si tienes demasiadas cosas en tus listas diarias, revisarlas enteras para decidir qué hacer va a ser imposible, porque te cansarás solamente de mirar qué tienes en las listas. Para que este tipo de listas sean efectivas necesitas que sean suficientemente cortas como para poderlas revisar en pocos segundos cada vez que tengas que decidir qué hacer.

Has implementado un sistema por contextos, pero no lo usas siempre

Una de las mejores formas de conseguir reducir tus listas diarias es tenerlas organizadas por contextos. Esto tiene dos ventajas esenciales: saber qué puedes hacer ahora mismo (algo imprescindible si quieres ser productivo) y que nuestras listas sean más cortas y, por lo tanto, más rápidas de revisar.
Has implementado un sistema por contextos, pero no lo usas siempre. ¿Para qué usarlo si puedo hacerlo todo ahora mismo? Sí, seguramente podrás hacer muchas cosas. Pero si estás trabajando sin el ordenador, ¿no es mejor que te en decidir qué es lo mejor que puedes hacer sin el ordenador? Si estás al teléfono, ¿no es mejor que mires si tienes que hacer alguna otra llamada? Si estás en la oficina, ¿puedes preparar la lista de la compra sin tener que mirar nada en la cocina? Cada acción tiene su momento y cada momento tiene su acción.

No haces bien las revisiones

Otro de los problemas fundamentales: has introducido toda tu vida, sin excepciones, en tu sistema. “No te olvidarás de nada”, piensas, “si lo tengo todo apuntado…”. ¡Y luego te olvidas de mirarlo! Para implementar bien GTD es imprescindible tener una rutina adecuada: revisar tu sistema, mirar todo lo que puedes hacer en este momento y siempre escogiendo la acción más adecuada de nuestro sistema.
Siguiendo con las revisiones, sabes que revisar es fundamental. No porque te lo haya dicho David Allen, sino porque cada vez que haces las revisiones adecuadamente estás más tranquilo y después de hacer la revisión eres mucho más productivo. Y aun así, no las haces. «Es que siempre hay cosas más importantes o urgentes…» ¿Estás seguro que hay algo más importante que revisar?.
La revisión semanal es fundamental no solamente para mantener tus listas organizadas y actualizadas, sino para darte la suficiente perspectiva como para saber en qué quieres centrar tu día a día y como quieres enfocar tu vida.

No haces tu trabajo

No hay más que decir aquí: si no haces el trabajo que tienes que hacer, de nada sirve tenerlo organizado.

Problemas respecto a tu herramienta al aplicar GTD

Estás demasiado preocupado por la herramienta

Uno de los principales problemas al aplicar GTD, especialmente cuando estás empezando, es la herramienta: no porque la herramienta sea un problema, sino porque no sabes cuál escoger. En ese sentido, es fundamental que no te preocupes demasiado para escoger la herramienta perfecta: lo importante es empezar.
¿Mi sugerencia? Empieza con papel y lápiz, crea tus listas en una libreta que puedas llevar siempre encima y aprende e implementa los hábitos de GTD. Si pasados pocos días o pocas semanas ya te animas, siempre estarás a tiempo de escoger una herramienta mejor que te permita ser más ágil, pero ¡lo primero es empezar!

No usas tu herramienta adecuadamente

Sea cual sea la herramienta que uses, tienes que usarla adecuadamente: utilizar su potencia a nivel de bandeja de entrada, de lista o las opciones correspondientes según lo que marca GTD. Algunas herramientas pueden usarse según las directrices de GTD, pero eso no significa que solamente por el hecho de usarlas ya estemos usando GTD, sino que tenemos que usarlas de la forma adecuada. Cuidado, no estoy diciendo que no uses la herramienta adecuada, si no que tienes que usarla siguiendo las directrices de GTD.