Qué es un Sistema de Productividad Personal

¿Sabes qué es un Sistema de Productividad?
Estoy seguro que imaginas qué es un Sistema de Productividad, pero nunca viene mal poner las cosas por escrito y tener claro exactamente qué significa. Así que en este artículo voy a contarte qué es un Sistema de Productividad personal y cómo puede ayudarte a revolucionar tu productividad en tu día a día.

Qué es un Sistema de Productividad

Un sistema, por definición, es un conjunto de reglas o principios sobre una materia, racionalmente enlazados entre sí. Además, ese conjunto de cosas, ordenadamente, contribuyen a un determinado objetivo.
¿Y cuál es el objetivo de un Sistema de Productividad? Que seas productivo, por supuesto. Es decir, que lo que hagas sea útil y provechoso.
No te lo digo yo, te lo dice la RAE: puedes verlo en sistema y en productivo.

¿Quieres un Sistema de Productividad en tu vida?

Ahora que ya tienes claro qué es un Sistema de Productividad, viendo la definición, ¿quién no quiere un sistema de productividad en su vida? ¡A todos nos gustaría tener un conjunto de reglas que consigan que lo que hagamos sea útil y provechoso!
Como seguro que ya sabes, el primer paso para mejorar tu productividad es darte cuenta de que quieres mejorarla. Eso tu ya lo hiciste hace tiempo, y seguro que gracias a eso has empezado a mejorar y a ser más productivo.
El segundo paso, sin el menor tipo de duda, es implementar un Sistema de Productividad en tu vida para no volver a cometer nunca más esos 7 errores y aprovechar al máximo tu tiempo y tu atención.
Una buena manera de empezar tras saber qué es un Sistema de Productividad es conocer cómo funcionan algunos de los métodos de productividad más conocidos. Así que a continuación voy a contarte cuáles son los métodos de productividad más habituales y una base de cómo funcionan.

Los métodos de productividad más conocidos

De métodos de productividad que puedas implementar en tu día a día hay muchísimos. Algunos son técnicas sencillas que sirven para solucionar pequeños problemas, otros son métodos más complejos que te ayudan a organizar tu vida y otros, como GTD, contienen absolutamente todo lo que necesitas para ser productivo en tu vida.

GTD

GTD es el método de productividad por excelencia. Si estás aquí, estoy casi seguro que ya has oído hablar sobre este método. Getting Things Done, desarrollado por David Allen, es un método de productividad que ha sido promovido de forma mundial como una de las mejores formas de organizar tu vida.
Todo GTD está basado en un concepto muy sencillo: tener un sistema confiable externo a tu memoria que te permita delegar todo lo que tienes que recordar a dicho sistema.
Y me preguntarás, ¿por qué?
David Allen lo tiene claro: ¿cuantas veces tu memoria te ha recordado algo en algún momento en el que no podías hacer nada al respecto? ¿Y cuantas veces te recuerda algo cuando sí puedes o debes hacerlo?
De esta forma, GTD apuesta por tener un sistema organizativo con el que puedas confiar, externo a tu memoria, que te permita acordarte de las cosas que tienes que acordarte en el momento que tienes que acordarte.
No voy a profundizar más en este método, ya que si quieres más información sobre GTD, tengo toda una sección entera de la web, el mejor método de productividad que existe actualmente.

ZTD

Zen To Done es el método de productividad desarrollado por Leo Babauta para simplificar y mejorar GTD. Según Leo Babauta, todos somos diferentes y ZTD es una forma de adaptar GTD a las necesidades de diferentes tipos de personalidad, solucionando algunos de los problemas comunes que la gente tiene al aplicar GTD.
GTD es una serie de cambios de hábitos que requieren su tiempo y su práctica, y además carece de la estructura que a veces necesitamos. Por otra parte, según Leo Babauta, GTD no se centra lo suficiente en hacer ni en avanzar en tus objetivos, así que ZTD es un sistema de productividad que se centra en una serie de hábitos que te ayudan a organizarte simplificando tu vida.
Los diez hábitos son:

1. Recopilar: recopilar información, ideas, documentos, lo que sea. Todo en tu bandeja de entrada.
2. Procesar: todos los días, si es necesario varias veces al día. Pero no de forma obsesiva.
3. Planificar: decide cuales son tus «grandes rocas», los grandes proyectos en los que quieras avanzar cada semana. Cada día, define tus Tareas Más Importantes, y hazlas a poder ser a primera hora. ¿Lo más importante? Terminarlas.
4. Hacer: escoge una tarea, elimina las distracciones, trabaja en bloques de tiempo. Si te interrumpen, anota lo que tengas que hacer en tu libreta y vuelve a tu tarea.
5. Sistema Fiable y Simple: todo se reduce a listas y a ejecutar lo que está anotado en esas listas, no en pasar el día organizándote. Revisa tus listas y tus calendarios todos los días. Haz que forme parte de tus rutinas diarias, comprobando tus listas como mínimo al empezar y al terminar la jornada.
6. Organizar: ten un sitio para cada cosa y cada cosa en su sitio
7. Revisar: hasta los mejores sistemas tienden al caos. Por eso necesitamos la revisión semanal. Revisa todo tu sistema de productividad cada semana para mantenerlo actualizado y fiable.
8. Simplificar: nunca podrás completar tu lista de tareas, porque crece todos los días. Simplifica tu lista a lo más esencial y no necesitarás sistemas de planificación complicados.
9. Rutinas: las rutinas también pueden simplificar tu jornada labora y tu vida personal. Crea rutinas semanales y diarias.
10. Encontrar tu pasión: encontrar tu pasión te hará no sólo más feliz, sino también más productivo. Piénsalo: si realmente te gusta algo, trabajarás hasta conseguirlo.

Como ves, está basado directamente en los cinco pasos de GTD, pero añadiendo algunas ideas y hábitos que pueden ser interesantes.

Autofocus

Autofocus es el sistema de productividad desarrollado por Mark Foster. Si lo comparas con GTD, Autofocus está muchísimo más orientado a hacer y no tanto a la fase previa de preparación de lo que tienes que hacer.
Autofocus reduce la idea a algo muy simple: poner todas tus tareas en una lista única. El proceso es muy sencillo: anotar en la lista todo lo que se te ocurra, uno por cada línea. Cualquier cosa que represente algo por hacer tienes que anotarlo en la lista.
Cuando ya no se te ocurre nada más, dibujas una línea al final de tu lista. Todo lo que haya por encima de esa línea, lo que llamamos lista cerrada, es con lo que vas a empezar a trabajar. Todo lo que se te vaya ocurriendo que no esté en la lista, lo escribirás debajo de la línea, lo que llamamos lista abierta.
Lo único que tienes que hacer es ir trabajando en las tareas de tu lista cerrada, de forma que vayas haciendo las que más te llamen la atención, sea por su importancia, su urgencia o lo que te apetezca hacer.
Cuando hayas trabajado en alguna de estas tareas suficientemente tiempo (el que tú consideres), tacha el elemento de tu lista cerrada y, si necesitas hacer más cosas respecto a este tema, escríbelo de nuevo en tu lista abierta, debajo de la línea.
Ve repitiendo este proceso hasta que recorras toda la lista cerrada y no haya nada ahí que te apetezca hacer. En ese caso, puedes pasar a tu lista abierta y recorrerla una sola vez, realizando los elementos que veas más interesantes o que más te apetezca. Cuando acabes la lista abierta, vuelve arriba del todo a tu lista cerrada.
La idea de todo esto es que consigas hacer todo lo que tienes en tu lista cerrada, por encima de la línea. Una vez lo consigas, te quedarán elementos en tu lista abierta. Haz una línea abajo del todo, y lo que era tu lista abierta se convertirá en tu lista cerrada.
Curioso, ¿verdad?

Kanban

El método Kanban es un sistema de productividad muy, muy sencillo. Lo único que necesitas es algún sistema donde organices tus proyectos en tres categorías: Por hacer, Haciendo y Hecho. Puedes usar postits en una pizarra, aplicaciones como Trello o cualquier otro sistema que te vaya bien.
Tener todo tu trabajo delante tuyo te ayudará a estar relajado porque sabes qué estás haciendo y qué te falta por hacer. Además, ver la cantidad de cosas que te quedan por hacer te ayudará a ser consciente de que tienes que avanzar en lo que estás haciendo para terminarlo. ¡Así de sencillo!

Pomodoro

La técnica Pomodoro, creada por Francesco Cirilio, se basa en trabajar en una tarea o un proyecto específico durante 25 minutos seguidos. Nada de distracciones, nada de hacer otras cosas: 25 minutos haciendo lo que te has propuesto hacer.
Una vez pasan los 25 minutos, paras todo lo que estás haciendo y haces un descanso de 5 minutos para hacer lo que quieras: andar un poco, ir al baño, hablar con alguien.
Y vuelta a empezar. 25 minutos de trabajar en una tarea o proyecto concreto, y otros cinco minutos de descanso para relajarte y volver luego a trabajar con más energía y concentración.
¡Así de sencillo!

Mi recomendación: GTD, sin el menor tipo de duda

La idea de este artículo es que sepas qué es un sistema de productividad y cuáles son los métodos más habituales para implementar tu sistema de productividad personal. En cualquier caso, no me gustaría acabar este artículo sin darte mi recomendación sobre qué método utilizar.
GTD es el mejor método de productividad que actualmente existe. No lo digo solamente yo, lo dicen la mayoría de expertos en productividad personal. Gracias a GTD he conseguido organizar mi vida como yo quiero, de la forma adecuada para ser capaz de realizar todo lo que tengo que hacer y, además, vivir mi vida a mi manera.
GTD te permite organizar tus frentes abiertos de la mejor forma posible, de manera que no te olvides nunca de nada de lo que te tengas que acordar. Lo tienes todo bajo control utilizando los cinco pasos que se definen.

Necesitas un Sistema de Productividad en tu vida

Lo que ahora necesitas es tener un buen sistema de productividad en tu vida. Un sistema que, siguiéndolo, te permita saber que lo que estás haciendo es útil y provechoso.
En definitiva, un sistema de productividad que te ayuda a acercarte a tus objetivos personales, sin dejar de lado todo lo que tienes que hacer.
Pero eso sí, tienes que tener en cuenta que la productividad es un camino, no un destino. Es un camino que tienes que recorrer para ir mejorando día a día.
Por cierto, ¿me haces un favor? Rellena esta encuesta, es solamente medio minuto. ¡De verdad!