Cómo redactar correos electrónicos de forma ágil, rápida y eficaz

Estoy seguro que el correo electrónico forma parte de tu vida: a nivel laboral, buena parte de las comunicaciones entre profesionales se realizan mediante correo electrónico. Y por muchas redes sociales profesionales o redes sociales internas de empresas que haya, todo hace pensar que el correo electrónico seguirá siendo clave en el día a día de nuestros trabajos.

Es por este motivo que me he decidido a hacer una recopilación de los mejores consejos y pautas para redactar correos electrónicos de forma ágil, rápida y eficaz, de forma que siempre tengas una forma sencilla de escribir tus correos y no olvidarte de nada importante. A continuación puedes ver el proceso que deberías seguir en la redacción de cualquier correo electrónico.

Guía básica para redactar correos electrónicos de forma productiva

¿Seguro que tienes que escribirlo?

No siempre la mejor forma de comunicar algo es mediante el correo electrónico. Antes que nada, piensa si realmente es necesario escribir ese correo electrónico o si hay otra forma mejor de comunicarse con la otra persona sobre el tema en concreto.

La comunciación asíncrona del correo electrónico (es decir, que tu mandas el correo y la otra persona lo revisa cuando a él le va bien) es perfecta para muchas situaciones pero a veces para hablar de algún tema en concreto es mucho mejor una llamada telefónica o un encuentro presencial (o videoconferencia virtual).

Ténlo en cuenta antes de empezar a escribir, seguro que no sería la primera vez que empiezas a escribir un correo y tras no saber como explicarte por escrito acabas cogiendo el teléfono para llamar a la otra persona.

Piensa antes de escribir: ¿qué quieres que entienda la otra persona?

El segundo paso es seguir pensando: ¿qué quieres que entienda la otra persona? ¿Cuál es el objetivo de tu correo electrónico? Tal y como comenta Berto Pena en ThinkWasabi, a la hora de redactar correos electrónicos la tendencia general es siempre a escribir en exceso, así que si piensas bien lo que tienes que decir será mucho más fácil ser breve y conciso.

Por lo tanto, antes de empezar a escribir, reflexiona sobre:

• Qué quieres comunicar o qué quieres pedir
• Qué tiene que saber la otra persona sobre la comunicación o sobre tu petición
• Qué dudas puede tener la otra persona para entender bien el mensaje o realizar tu petición
• ¿Es una sola tarea, o una sola información? Si no es así, sepáralo en dos correos distintos.

Si tienes esto claro, los siguientes pasos serán rápidos y enfocados a que la otra persona entienda el mensaje y tenga claro el objetivo del mismo.

Saluda, y al grano: lo importante al principio

Empieza tu correo saludando a la persona: sé amable, pero breve. No es necesario preguntar qué tal, cómo está, ni qué tal le han ido las vacaciones o el fin de semana: en un 99% de los casos ni siquiera se responderá a esa información.

A partir de ahí, prioriza lo importante, que lo primero que digas sea lo que realmente es importante. Sé breve y directo, si un correo requiere más de dos o tres párrafos quizá el mejor medio no es el correo electrónico.

Estructura visualmente tu mensaje

Muchas personas leen los correos varias veces: cuando lo reciben porque les salta una notificación en el móvil, luego cuando están en el ordenador, una tercera vez cuando ponen a hacerse la tarea que les has pedido en el correo… Evidentemente, esa no es la mejor opción de gestionar el correo electrónico, pero ese no es el tema de este artículo.

Es por este motivo que es importante que tu correo electrónico esté preparado para escanearlo visualmente de forma fácil, ya que probablemente la primera vez sí que lo lean entero, pero las siguientes escanearán el mensaje solamente en busca de la información que necesitan.

Por lo tanto, es perfecto usar:

• Puntos, como los de esta lista
• Números, si la lista fuera numerada
• Títulos, con un tamaño de letra ligeramente superior, y/o remarcándolos en negrita

Siguiendo con el mismo tema, me gusta la sugerencia de Berto Pena de poner las fechas en negrita, mayúsuclas o ambas cosas, de forma que visualmente la otra persona sepa muy rápido localizar esa información en el mensaje.

Siguiendo la misma línea, te recomiendo destacar las ideas esenciales para que el correo sea escaneable: utiliza la negrita en aquellas ideas clave que quieras que el receptor haga hincapié. Eso sí, cuidado en que no sea excesivo: pasarse con las negritas tendría el efecto contrario.

Utiliza expandidores de texto

A lo largo del día y de las semanas escribimos muchos correos electrónicos. En una parte de ellos, tenemos que usar estructuras parecidas o contar las mismas cosas, así que una opción muy interesante es usar los expandidores de texto.

Los expandidores de texto son unas herramientas que te ayudan a ahorrar mucho tiempo cuando tienes que escribir la misma información a menudo. Básicamente un expandidor de texto es un programa que detecta lo que estás escribiendo y transforma una serie de caracteres en un texto más largo.

Por ejemplo, si acostumbras a contactar personas que no te conocen, seguramente empezarás el mensaje presentándote «Soy Pepito de los Palotes, Responsable de Todo de la empresa Blablabla…«. Ese mensaje quizá lo escribas varias veces al día, o algunas veces a la semana. Te parecerá una tontería, pero ese mensaje te trae cada vez unos segundos que podrías reducir.

La gracia de los expandidores es que, por ejemplo, puedes hacer que cada vez que escribas «soyp» (por ejemplo), cuando le des al botón de espacio, se transforme ese texto en «Soy Pepito de los Palotes, Responsable de Todo de la empresa Blablabla…». Si analizas tus mensajes durante unos días, ves lo que se repite y configuras bien tu expandidor, acabarás ahorrando mucho tiempo.

Lo mismo podrías hacer, por ejemplo, con «ecmg», que podrías convertir en «Estamos en contacto, ¡muchas gracias», o con «eer», convirtiéndolo en «En espera de respuesta, ¡un saludo!» o lo que mejor se adapte a tus necesidades. ¡Verás lo práctico que es cuando te acostumbres!

Escribe un buen asunto para tu correo

¡Importante! El asunto del correo electrónico es mucho mejor escribirlo al final, de forma que ya tienes muy claro todo lo que has contado en el mensaje y puedes resumirlo de forma muy breve en el asunto.

Un asunto debe ser muy claro y muy conciso: leyendo el asunto tenemos que saber toda la información importante del mensaje. Por otra parte, tiene que ser útil cuando usamos el buscador de la plataforma de correo, de forma que el receptor tenga muy fácil localizar tu mensaje.

En ningún caso debes usar asuntos de una sola palabra o frases imprecisas, y mucho menos dejar el asunto vacío.

Revisa bien tu correo

Finalmente es momento de revisar tu correo para asegurarte que has cumplido con los pasos anteriores y que todo ha quedado claro.