Quitarte todo lo que tienes en tu cabeza y ponerlo en tu sistema no significa que no tengas la responsabilidad de hacerlo o gestionarlo de la forma adecuada. Es en ese punto donde entra el hecho de reflexionar o evaluar o, como acostumbra a llamarse, revisar tu sistema.
Me gusta la propuesta de José Miguel Bolívar de distinguir entre tres tipos de revisiones:
- Revisar para decidir qué hacer
- Revisar para mantener la fiabilidad del sistema
- Revisar para ganar perspectiva
Revisar para decidir qué hacer
El hecho de revisar para decidir qué hacer es el más evidente de los tres tipos de revisiones que deberías hacer. Cada vez que puedas y quieras, abres tu sistema y lo evalúas para saber qué es lo mejor que puedes hacer en este preciso instante. El proceso en este caso es bastante evidente y debe ser lo más rápido posible, de forma que no te cueste realizarlo. Se puede dividir en tres pasos:
- Revisar tu agenda, para saber qué compromisos con hora fija tienes.
- Mientras no tengas ningún compromiso con hora fija, evalúa tu lista de Próximas Acciones, filtrándola por contexto.
- Reflexiona sobre cuál de las acciones de tu lista es mejor hacer en este momento.
Como has visto, en los tres pasos anteriores de GTD en ningún momento has priorizado de ningún tipo de manera: las acciones han ido a tus listas sin priorizarlas. El único momento que tiene sentido priorizar es ahora, justo antes de hacer, y vas a escoger la tarea que en este momento sea más importante para ti, según tu propio criterio.
Revisar para mantener la fiabilidad del sistema
El segundo tipo de revisión es el hecho de reflexionar o evaluar nuestro sistema para mantener su fiabilidad. Todo lo que has hecho hasta ahora es ideal, pero si no revisas tu sistema de forma periódica, verás como poco a poco el sistema dejará de ser tan eficaz.
La forma más habitual de revisar tu sistema para mantener su fiabilidad es mediante dos tipos de revisiones:
- La revisión diaria: habitualmente una revisión muy corta que te permita saber qué compromisos tienes en la agenda de las próximas 24 – 48 horas y que te permita incorporar todo lo necesario en tu sistema para no olvidarte de nada.
- La revisión semanal: habitualmente una revisión más larga, de entre una y dos horas, que te ayude a revisar todo tu sistema, comprobar que está actualizado y que puedes confiar totalmente en él.
Un aviso importante: habitualmente cuando empiezas con GTD dejas de lado tus revisiones, pero tras años de experiencia, tengo que decirte que reflexionar o evaluar tu sistema es la parte más revolucionaria de todo el método. El hecho de hacer bien las revisiones te permite tener plena confianza en tu sistema, lo que supone que no tengas que estarte preocupando por mil y una cosas que te pasan por la mente, ya que sabes que tu sistema refleja totalmente tu vida y, por lo tanto, ante cualquier imprevisto, solamente tienes que volver a tu sistema para estar tranquilo.
Revisar para ganar perspectiva
La revisión para ganar perspectiva quizá debería ir en el apartado de perspectiva, pero creo que es importante destacarlo también ahora. La revisión semanal nos ayuda a ganar una perspectiva que la revisión diaria no nos da, pero a veces es necesario subir a un nivel más elevado: habitualmente a esta revisión se le suele llamar revisión general y se realiza una o dos veces al año, o incluso con menor regularidad.
Esta revisión general nos permite evaluar nuestro sistema en profundidad, no solamente por lo que respecta a la sensación de control del día a día, sino también por lo que respecta a las categorías organizativas de resultados, es decir, aquellas que nos ayudan a obtener los resultados que deseamos en nuestras vidas. Es el mejor momento para reflexionar sobre nuestra vida y plasmar esas reflexiones en nuestro sistema organizativo.
Para acabar con los cinco pasos de GTD nos falta el quinto paso, el de hacer. Es bastante evidente qué significa, pero es importante leerlo con calma para no olvidarnos de nada, así que ¡ha llegado el momento de Hacer!
