La regla del 50%: Las cosas que parecen fáciles y rápidas a veces no lo son tanto

Las cosas no son como parecen, normalmente no son ni tan fáciles ni tan difíciles como parecían. El tiempo que estimamos para hacer cualquier tarea nunca es el que realmente pensábamos. Los humanos tenemos ese defecto, somos muy malos prediciendo lo que vamos a tardar a hacer las cosas.

Pero… ¿qué significa fácil? ¿Y rápido?

Todo depende de ti, claro está. Lo que para mi es muy complicado, para ti puede ser extremadamente fácil. Lo que a mi me lleva dos horas, quizá tu lo tienes hecho con media. En la vida todo depende de nosotros y de nuestra percepción.
Como aficionado a la productividad, para mi fácil significa algo que podré hacer con poca energía. El nivel de energía, es decir, que podré hacer en cualquier momento poco productivo sin ningún tipo de problema. Las tareas medias para mi requieren un espacio de tiempo dónde estar más o menos concentrado, y las tareas difíciles son aquellas que solamente hago en momentos muy puntuales del día dónde tengo claro que nada ni nadie me va a molestar.
Por otro lado, rápido no es tan claro de definir, más bien tendría tres tipos de tareas: aquellas que puedo hacer con menos de cinco o diez minutos, aprovechando cualquier momento en que no tenga nada que hacer, aquellas que puedo hacer en menos de 25 minutos (un pomodoro) y aquellas que necesitan más.

Aprender a definir tareas según energía y tiempo

Hace ya mucho tiempo que me centro en temas de productividad y que estoy aplicando Getting Things Done a mi vida para mantenerme organizado. Una de las bases de GTD, tras otras que considero mucho más importantes como los contextos, es la distribución de tareas con energía y tiempo. De esta forma podemos filtrar fácilmente nuestro sistema de forma que solamente veamos las tareas adecuadas según nuestra capacidad para realizar tareas en ese momento, es decir, según nuestra energía y nuestro tiempo disponible.
Pero antes de poder filtrar es imprescindible aprender a definir el nivel de energía y la cantidad de tiempo que te va a llevar realizar dichas tareas. Realmente es algo que no es fácil, y que requiere de un proceso de aprendizaje, pero siendo el concepto tan sencillo podemos empezar a aplicarlo desde el primer día. Cuando estés añadiendo una acción (¡cuidado con las diferencias entre tareas y acciones!) a tu sistema, plantéate qué necesitarás para llevarla a cabo (contexto), cómo deberás estar tú (energía) y qué tiempo vas a necesitar para realizarla (tiempo).
Verás que las primeras veces seguramente te equivocarás, pero si cada vez que hayas realizado una acción de tu lista valoras cómo fue tu predicción irás aprendiendo poco a poco.

La regla del 50%

Sí, me acabo de inventar el nombre, pero la idea la utilizo desde hace mucho tiempo. Aunque haya utilizado mucho tiempo GTD, aunque he ido aprendiendo día a día el hecho de estimar cuanto tiempo me va a tardar hacer una tarea, nunca lo he conseguido.
La forma finalmente de conseguir tener una previsión correcta de mi tiempo ha sido fácil: añadiendo un 50% a mis estimaciones. Algo que te parece que vas a tardar 10 minutos, mejor no cuentes menos de 15. Si crees que con media hora tienes suficiente, añádele un cuarto de hora adicional que seguro que lo vas a necesitar. Y a gran escala, por supuesto. Si crees que vas a tardar 10 o 100 horas a realizar ese proyecto tan grande, mejor planifícate para 15 o 150 horas. Con imprevistos y tareas más largas de lo que pensabas seguro que las vas a necesitar.
Este es un tema importantísimo a tener claro cuando estés realizando un presupuesto o una planificación, así que mejor tenerlo claro desde el primer momento. ¿Cómo lo haces tú?
Imágenes | Roby Ferrari, h.koppdelaney