Cómo dejar de empezar el día perdiendo el tiempo

Seguro que a ti también te ha pasado: ese día que empiezas la mañana distraído, con interrupciones o haciendo cosas que no tocan, todo el día acaba siendo un desastre. Es por este motivo que quiero contarte varias ideas sobre cómo dejar de empezar el día perdiendo el tiempo, porque sé que eso te ayudará no solamente por la mañana, sino a lo largo de todo el día.

Déjame ayudarte a mejorar tu productividad con algunos consejos sobre cómo empezar el día productivamente.

La importancia de empezar bien la mañana para tener un día productivo

Empezar bien por la mañana es esencial para tener un día productivo, seguro que tu también lo sabes. Un elemento clave de la productividad es tu motivación y, si no empiezas bien el día, la motivación desciende rápido, y con ella la productividad. Además, la fuerza de voluntad y el autocontrol tienen una implicación importante durante las mañanas, déjame contarte más.

Las mañanas son importantes porque tu fuerza de voluntad es más fuerte por la mañana que en cualquier otro momento del día. Tal y como comenta Tania Sanz en El Canasto, la fuerza de voluntad es un recurso que se va perdiendo a medida que lo usas: a lo largo del día tu fuerza de voluntad se va debilitando y, por lo tanto, tu autocontrol empieza a flaquear.

Como conclusión evidente a esto, es importante que tengas diseñadas adecuadamente tus mañanas para ser capaz de alcanzar tus metas y aspiraciones: tener una buena rutina de la mañana te ayudará a aprovechar las horas de máxima fuerza de voluntad al máximo.

La importancia de la rutina

Tal y como puedes deducir del apartado anterior, la mejor forma de tener un buen día es tener una buena rutina. La gracia de tener una buena rutina que se adapte a tu forma de ser es que puedes optimizar la utilización del tiempo en cada momento: a lo largo del día y de la semana haces muchas tareas muy distintas, y la rutina te ayudará a hacerlas mejor.

De todas esas tareas, algunas requieren mucho tiempo, pero puedes hacerlas en momentos de baja energía. Otras requieren ratos creativos, dónde debes estar descansado. Otras requieren poco tiempo, pero mucha concentración. En este último caso es interesante aprovechar el enfoque de la mañana.

La rutina de la mañana para mejorar el enfoque

La rutina de la mañana para empezar el día es fundamental. En este artículo no voy a definirte una rutina ideal, porque es muy complicado definir algo que pueda ser ideal para cualquier persona, pero lo que sí que voy a hacer es darte unos consejos básicos que te recomendaría que cumplieras en tu rutina de la mañana.

En ese sentido, te invito a coger estas recomendaciones, a analizar lo que a ti te funciona y lo que a ti no te funciona y a definirte tu propia rutina de la mañana, a implementarla en tu día a día y a irla mejorando poco a poco a medida que vayas viendo qué es lo que te funciona mejor y qué no te funciona tan bien. Implementar rutinas y procesos en tu vida te ayudará a ser mucho más productivo.

Empezar bien el día, siempre de la misma forma

A veces no es necesario hacer muchas cosas o muy complicadas para empezar bien el día: simplemente empezando siempre de la misma forma, con una rutina fácil y definida, ya puedes empezar con la fuerza necesaria para enfocar bien tus esfuerzos en lo importante.

En mi caso, por ejemplo, es muy sencillo: me levanto de la cama, respirando conscientemente durante unos segundos para despertarme bien, y luego tomo un par de sorbos de agua.

Una vez estoy levantado, voy directo a la ducha: me tomo una ducha rápida o una de más relajada según lo que me apetece en ese momento.

Después de la ducha, a menudo hidrato mi cuerpo con crema hidratante, y luego me visto (con ropa que, por cierto, tengo preparada del día anterior para no perder el tiempo pensando en esto).

Y después de este mini ritual, llega el momento de ponerse delante del ordenador. Lo primero que hago es abrir FacileThings y mirar mi Agenda. Habitualmente no tengo nada fijo durante la mañana, así que paso a mirar la lista de Acciones Siguientes.

A partir de aquí, lo que hago ya depende de cada día, pero siempre intentando que sea la acción que requiere más energía o que es un poco más larga de lo habitual, ya que sé que cuando la acabe estaré satisfecho con el resultado. Déjame contarte un poco más sobre esto.

Objetivo: completar una sola tarea

Sí, una sola tarea. Para empezar bien el día, selecciona la tarea más importante del día y trabaja hasta acabarla. La idea de GTD y su proceso de recopilación, procesamiento y captura es que hayamos definido acciones indivisibles y, por lo tanto, a poder ser la tarea debería ser bastante corta, no más de 30 o 45 minutos.

Aprovecha esos tres cuartos de hora para que sean lo más productivos posibles, así que selecciona una tarea que realmente sea importante y te haga avanzar en tus objetivos. La idea de todo esto es que cuando la acabes estés tan contento de haberlo hecho que quieras seguir con otra.

Así que a partir de ahí, si tras la tarea inicial quieres seguir, adelante. Escoge otra tarea que sea realmente importante y que te haga avanzar en tus objetivos, y usa otros 30 o 45 minutos para acabarla, aprovechando el tiempo de la mejor forma posible.

Lo que tienes que tener claro es que ese nivel de concentración no serás capaz de mantenerlo durante todo el día. Por lo tanto, empieza el día a tope, aprovecha mucho tus mejores horas, y cuando llegue ese punto en el que ya no te concentras suficientemente bien, cuando ves que no aprovechas lo suficiente, para.

Sí, parar también es importante, así que tómate un descanso. Como ya has trabajado en una o varias tareas importantes, has avanzado en tus objetivos. ¡Puedes estar super contento!

A partir de ahí, intenta escoger tareas que requieran menos concentración, o cosas un poco más rutinarias. Es trabajo que también tienes que hacer, pero el hecho de haber empezado el día con las cosas importantes te permitirá tomarte todo este trabajo más rutinario con mucha más calma.

Si tienes en cuenta este punto, los siguientes apartados te parecerán evidentes: si tienes que centrarte en tareas realmente importantes, no tiene sentido hacer reuniones, connectarte a Internet ni nada por el estilo. Aun así, vamos a profundizar un poco más en este tema, pero antes un punto que puede ser importante para ti.

¡Pero es que a primera hora de la mañana estoy muy dormido!

Hay personas que a primera hora de la mañana están dormidas o no se pueden concentrar lo suficiente.

Si ese es tu caso, mi recomendación es analizar la rutina personal y ver si realmente eso es un problema de la mañana o viene de la noche anterior: es probable que no hayas descansado lo suficiente debido a no haber ido a la cama temprano, haber ido justo después de cenar o no tener tu tiempo de relajación antes de irte a dormir.

En cualquier caso, es importante que busques la forma de empezar bien el día: si a primera hora no puedes hacer tareas que requieran mucha concentración, hazlo al revés: empieza por microtareas que te permitan tachar cosas de tu lista. ¡Qué satisfacción da tachar tareas!

Cuando haya pasado media hora, una hora o el tiempo que necesites para adaptarte, empieza tus grandes tareas. Selecciona tu primera tarea, de unos 30-45 minutos, que sea la más importante de realizar, la que te acerque más en tus objetivos.

Cuando la acabes, ya sabes, si tienes ganas y motivación para escoger una segunda gran tarea, adelante. Si no te apetece, ¡ya sabes que has avanzado en tus objetivos!

Qué deberías evitar por las mañanas

Nada de reuniones

Primer elemento a tener en cuenta: nada de reuniones. Un gran porcentaje de las reuniones que se realizan en el día a día de las empresas son totalmente improductivas. Se habla de temas sin orden ni concierto, sin llegar a acuerdos y sin que luego sirva para mucho.

En cualquier caso, aunque sean reuniones productivas, con objetivos definidos y bien organizadas, mejor que no las tengas por la mañana: la mañana debe servir para enfocarte y trabajar en las tareas que te acercarán más a tus objetivos.

¿Tienes un calendario compartido en el que tus compañeros pueden ver cuando estás disponible y te pueden convocar a reuniones? Si es así, bloquea las primeras horas de la mañana como si tuvieras algún compromiso: tienes el compromiso contigo mismo de ser productivo.

¿Es otra persona quien convoca las reuniones, sin tener en cuenta tus necesidades? Habla con ella y explícale tu experiencia, cuéntale lo bien que trabajas a primera hora de la mañana y cómo avanzas en los objetivos de la empresa mucho mejor. Si realmente esa persona se preocupa por la empresa, debería entenderlo.

El mínimo Internet posible

Internet es una herramienta buenísima para trabajar. Ha revolucionado tu vida y la de todos nosotros. Aun así, Internet también es una fuente de distracciones, interrupciones y un impedimento para la concentración.

Cuando empiezas el día, si quieres ser productivo, nada de Internet. A veces es difícil evitarlo dependiendo de tu trabajo o las tareas que tengas que hacer, pero siempre que sea posible convierte tus tareas de online a offline el día antes: prepara todo lo que necesites para no tener que depender de Internet.

En concreto, vamos a repasar algunos elementos de Internet que debes evitar sí o sí en tu inicio del día.

Olvídate del correo

El correo electrónico es otra herramienta maravillosa y realmente práctica. Aun así, ¿te has dado cuenta de qué tipo de información recibes en tu correo electrónico?

• Correos de personas que te piden cosas o te dan trabajo
• Correos con información interesante
• Correos con información que no te interesa para nada, o publicidad

En cualquiera de los casos, todo lo que recibes por correo es información de otras personas que te obliga a dejar de hacer lo que realmente es importante para ti para pasar a hacer cosas que son importantes para otras personas.

El correo electrónico es una herramienta importante, pero hay mil y una cosas más importantes que el correo para conseguir tus objetivos. No es nada malo abrirlo por la mañana, pero abrirlo a primera hora puede suponer cambiar tus prioridades por las de alguna tarea que te llega por correo.

Recuerda que si algo es realmente urgente no te llegará por correo, la persona que lo necesite ya se encargará de llamarte para que lo sepas cuanto antes.

Olvídate de las redes sociales

Lo mismo con las redes sociales. Fíjate, hoy he dejado de lado mi rutina de la mañana porque tenía el teléfono móvil en la mesilla de noche. ¿Primera cosa que he hecho durante el día? Revisar las redes sociales. No cinco minutos, sino más de media hora. Media hora de mi mejor tiempo perdida en las redes sociales.

Mi recomendación es que dejes las redes sociales para otros momentos. Si tienes un rato de tren o de bus puedes aprovecharla para revisar tus redes (si te apetece y no tienes nada mejor que hacer), pero si no dispones de un rato así, mejor guarda las redes para un descanso a media mañana o para la hora de comer.

Olvídate de los chats (WhatsApp, Telegram, Hangouts, Skype…)

Otra gran herramienta: los sistemas de mensajería instantánea. ¿Qué hacíamos antes sin WhatsApp? ¿Cómo hablaba la gente sin Skype o Hangouts? Seguro que ahora son herramientas imprescindibles en tu día a día. Sin embargo, igual que el correo electrónico, este tipo de herramientas permiten poner por delante las prioridades de otras personas en vez de las tuyas, así que a primera hora de la mañana mejor evitarlas.

Mucho mejor empezar el día con lo que ya sabes que tienes que hacer, revisando tus listas o tu sistema para saber qué es más importante que hagas, que no ver un mensaje en alguno de los sistemas de mensajería y empezar a hacer algo que no te has planteado si realmente era lo mejor que podías hacer en ese momento.

Olvídate de leer o ver noticias o blogs

Mantenerte informado es perfecto, pero no con exceso: el exceso de información puede saturarte y hacerte perder el rumbo de lo que realmente es importante.

Si te gusta informarte, leer blogs o noticias, o ver vídeos de actualidad, el mejor momento no es a primera hora sino buscar otro momento al final de la mañana o directamente por la tarde.

Cuidado con navegar por Internet

Y siguiendo con los puntos anteriores, cuidado con navegar por Internet: es muy fácil empezar, pero también es muy fácil no darse cuenta del tiempo que llevas navegando. Empiezas buscando algo que necesitas y acabas mirando todas las redes sociales después de haber leído veinte correos.

Para empezar bien el día, céntrate en las tareas offline. Si para hacer lo que tienes que hacer necesitas Internet, intenta preparar las tareas el día anterior buscando la información que necesites y dejándotela preparada. Verás como es la mejor forma de aprovechar mucho mejor la mañana.

Si usas GTD, es una buena idea tener dos contextos para cuando estás en el ordenador: uno de offline, cuando el único requisito es tener el ordenador pero no necesites Internet, y otro de online, cuando sea necesario estar conectado a Internet, que puedes priorizar en aquellos momentos de menos concentración o para acabar el día preparando el trabajo offline del día siguiente.

Deja el teléfono y el móvil de lado

Como ya te habrás fijado, todos los puntos anteriores buscan la forma de que nada te distraiga de lo que tienes que hacer: de aquello que, revisando todo lo que tendrías que hacer, tu consideras que es más importante.

El teléfono y el móvil, como todo lo anterior, son fuentes de interrupciones que te obligarán a dar prioridad a otras cosas que vayan llegando. Por lo tanto, siguiendo el resto de recomendaciones, la idea es dejarlos de lado durante las primeras horas del día o, como mínimo, durante tu primera tarea de 30-45 minutos que te permita haber avanzado en lo más importante que tengas que hacer.

¿De verdad no eres capaz de desconectar durante 45 minutos para centrarte en lo que has decidido que para ti es más importante? Venga, desconecta el móvil y silencia el teléfono fijo.

Ten claro qué es lo que no quieres hacer para empezar el día

Como has podido ver, en general es mucho más importante tener claro qué es lo que no quieres hacer para empezar el día que lo que quieres hacer.

Tener una buena rutina es ideal, pero lo más importante es tener clarísimo qué es lo que no quieres hacer. Te animo a hacerte una lista de cosas que no quieres hacer por la mañana y a tenerla en tu escritorio para asegurarte de revisarla y cumplirla.

Déjate inspirar por las rutinas de la mañana de los mejores expertos en productividad

Como sé que la rutina de la mañana para empezar el día sin perder el tiempo es algo complicado, he querido preguntar a 20 expertos en productividad sobre su rutina y sobre cómo lo hacen ellos para empezar el día de forma productiva.

Verás que hay de todo, desde los que les cuesta muchísimo empezar el día y necesitan dedicarse a tareas sencillas primero hasta los que tienen unas grandes rutinas implementadas pasando por los que cada día hacen cosas distintas según sus necesidades: es imposible tener una rutina de la mañana que sirva para todos, pero es importante que tengas la que a ti te sirve personalmente.