Uno de los problemas principales cuando queremos organizarnos y ser productivos es que vemos muchas tareas por hacer y tenemos poco tiempo para hacerlas. Este tema suele ser una de los elementos principales para estresarnos, algo que acostumbra a implicar dejar de hacer lo que deberíamos estar haciendo, o hacerlo sin concentración.
Planificar es importante, hacer es fundamental
Cuando tenemos mucho trabajo, debemos concentrarnos en lo que tenemos que hacer, pero especialmente en lo que podemos hacer. Planificar nos sirve para priorizar, establecer qué queremos y qué no queremos hacer, pero es importante que, una vez hayamos planificado, hagamos. El hacer es fundamental para seguir adelante.
Es importante centrarnos en la primera acción, en lo que estamos haciendo, y olvidarnos del resto de cosas que tendremos que hacer más adelante, tanto si son pocas como si son muchas (siempre serán muchas…). Si nos concentramos en una sola tarea, seguro que la haremos mucho mejor y, seguramente, con mucho menos tiempo que si estamos deambulando entre distintas tareas. Una vez acabada, podremos centrarnos en otras tareas que tengamos que hacer, pero siempre una a una.
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Las tareas cortas nos permiten concentrarnos
Es por este motivo que es importante que las tareas sean lo más cortas posible: aunque tengamos una buena capacidad de concentración, no acostumbramos a tener la fuerza de voluntad suficiente para concentrarnos durante mucho rato en una misma cosa, así que si intentamos dedicar más de media hora o una hora a una misma tarea, es muy fácil que nos hayamos distraído varias veces antes de acabarla.
En cambio, si nos concentramos en una sola cosa, con un objetivo claro, podemos acabar las tareas sin distraernos, una a una, y tomando periodos para descansar entre una y otra. De esta forma evitaremos la procrastinación, ya que, si son solamente veinte minutos, ¿porque no podemos acabarlo ahora y dejarlo hecho? Además, de esta forma conseguimos detectar de forma mucho más fácil cuáles son las partes clave de nuestros proyectos, por lo que podemos planificarlas mucho mejor y realizarlas en los momentos de máxima concentración.
Por otra parte, centrarse en una sola tarea nos permite motivarnos, ya que mientras estamos trabajando vamos viendo como cada veinte minutos o media hora acabamos una tarea. Ir avanzando, aunque sea poco a poco, nos permite saber que vamos por el buen camino.
Atender a los imprevistos
Haciendo una sola tarea a la vez no solamente nos permite concentrarnos mejor, especialmente gracias a la motivación, sino que podemos incluir de forma mucho más fácil los imprevistos de nuestro día a día. Una vez acabamos una tarea, podemos decidir seguir con nuestra planificación o bien, si consideramos que es más importante, centrarnos en algún imprevisto que hayamos podido tener a lo largo de la última hora.
En la vida hay muchas personas muy poco productivas… y aún así, nosotros podemos seguir siendo productivos
Imagen | Chris Yarzab
