En muchas ocasiones he hablado de GTD, la metodología de productividad por excelencia desarrollada por David Allen en la que nos organizamos nuestras tareas en un sistema que nos funcione para nosotros, con distintas listas organizadas según el contexto de trabajo (no es lo mismo si estamos en la oficina que si estamos en casa, o si estamos con Laura o con Eugenio, o si estamos en Internet o haciendo llamadas por teléfono).
En ese sentido, una de las cosas que en GTD queda muy abstracta, a mi modo de ver, es la forma de avanzar en nuestros proyectos más importantes. Según GTD, las prioridades no sirven para nada, porque van cambiando a cada momento, así que lo mejor es priorizar en el momento de hacer una tarea: mirar nuestra lista de tareas más adecuada según el contexto en el que estemos y decidir qué debemos hacer en ese momento.
¿Cuál es la diferencia entre urgente e importante? Tener claras las prioridades
Qué son las Tareas Más Importantes y cómo fijarlas
Para mi, sin embargo, es fundamental tener algo más: tener una lista de Tareas Más Importantes (TMI) de mi semana, de forma que pueda avanzar en mis proyectos. Esta lista la fijo en cada revisión semanal, de manera que tengo claro en qué debo enfocar mis esfuerzos a lo largo de la semana siguiente.
Para poderlas fijar, es importante tener en cuenta cuales son nuestros principales proyectos, cuales consideramos más importantes y, dentro de esos, cuales tienen mayor necesidad de avanzar de forma programada antes de que sea demasiado tarde: sí, exactamente para eso nos sirve la revisión semanal de David Allen en GTD, para tener claro todo lo que tenemos en nuestras vidas y poder saber en qué debemos ir avanzando.
La importancia de centrarnos en lo importante, vivir lo que realmente queremos vivir
Cómo trabajar cada día con nuestras Tareas Más Importantes
Para poder conseguirlo, cada día por la noche, de esas TMI que me he fijado para resolver a lo largo de la semana, selecciono tres para el día siguiente. Eso no significa que deba hacer esas tres tareas de forma obligada, sino que al día siguiente escogeré una de ellas, con la que me sienta más cómodo, y trabajaré en ella hasta dejarla hecha. Si luego, ya sea en ese mismo momento o a lo largo del día, puedo seguir trabajando y centrándome en lo importante, seleccionaré una de las dos Tareas Más Importantes que me queden para trabajar en ella hasta solucionarlo.
Sin embargo, si eso no es así y no puedo, ya podré estar tranquilo, ya que ese día habré avanzado como mínimo en uno de mis proyectos importantes haciendo una tarea que he seleccionado como importante, por lo que podré decir que ha sido un día provechoso.
¿Cuál puede ser el problema?
El principal problema que nos podemos encontrar es que *no consigamos hacer todas esas tareas a lo largo de la semana. Si no lo planteamos de la forma correcta, puede ser estresante y, por lo tanto, contraproducente, fijarnos tareas a completar a lo largo de la semana sin conseguirlas finalizar en esa misma semana.
Pero eso no debería ser un problema si cogemos la misma dinámica que en el día a día: lo importante no es acabar todas nuestras TMI, sino saber que esa semana hemos avanzado en X proyectos importantes, realizando Y Tareas Más Importantes, por lo que realmente hemos aprovechado la semana y hemos sido productivos.
Por lo tanto, como conclusión, es importante tener en cuenta que nuestras Tareas Más Importantes, que fijaremos semanalmente en nuestra revisión semanal, no son tareas a realizar obligatoriamente, sino una selección de tareas importantes que queremos avanzar esa semana y que haremos todo lo posible para conseguirlo. Así de sencillo: haz lo que puedas para conseguirlo, y si no puedes quedarán muchas semanas para seguir haciéndolo.
Avanza día a día hacía tu objetivo, algún día llegarás ahí… y seguirás andando.
