Tener previsión es clave para cualquier proyecto u objetivo

Ha llegado noviembre y con este mes llegan casi todos los exámenes parciales en la mayoría de universidades, aunque algunos ya están preparando los finales de diciembre. Para muchos es época de estrés y de estudiar mucho, pero hoy me gustaría hablar del efecto contrario, el hecho de ser previsor y tener las cosas preparadas desde mucho antes de que lleguen.

Por qué es importante tener previsión

Una de las cosas que acostumbran a pasar es que vivimos constantemente en urgencias que consideramos prioritarias, de forma que no tenemos tiempo de planificar y, por lo tanto, no podemos ser previsores. Sin embargo, esas urgencias vienen debidas a que no hemos sabido planificar, por lo que es un pez que se muerde la cola. Es importante decidir parar, dejar lo que sea tan urgente pero no tan importante de lado y dedicar cierto tiempo a planificar para ser previsores con el resto de cosas que van a llegar.

De esta forma podemos hacer un cambio significativo en nuestras vidas, dejar de tomárnoslo todo como urgencias y empezar a planificarlo todo. Si lo conseguimos (te aviso, ¡no es fácil conseguirlo a la primera!), vamos a ver como las urgencias que ocurren en nuestras vidas no son tantas, y que lo que hasta ahora considerábamos una urgencias seguramente era algo que no habíamos planificado con suficiente previsión.

Para qué es importante tener previsión

Como he comentado al inicio del artículo, el caso que ahora mismo me ocupa es el de los exámenes universitarios, que deben prepararse con tiempo y no los últimos días antes del examen. Tras mucho tiempo estudiando (acabando la carrera ya…), creo que he aprendido bastante cómo ser previsor y ya puedo estar muy tranquilo. Sin embargo, hay muchas otras áreas dónde podemos aplicar la previsión para mejorar nuestra forma de decidir, de reaccionar y de actuar, de forma que evitemos en gran medida el estrés.

Pensando a nivel productivo y más concreto de GTD, podemos aplicar la revisión desde niveles muy bajos hasta niveles muy altos. Por un lado, a nivel de tareas, una buena forma de tener previsión es hacer todas las posibles antes de que llegue la fecha límite, evitándonos así que por cualquier imprevisto no podemos completarlas en el tiempo estipulado. Esto mismo podemos subirlo a nivel de proyectos (recuerda que en GTD un proyecto es cualquier cosa que requiera dos o más acciones). De esta forma, si somos previsores planificando proyectos podremos definir las tareas concretas que necesitamos hacer para cumplir nuestros objetivos, y asignar el tiempo máximo que tenemos para desarrollar dichas tareas.

Subiendo a una perspectiva más alta, tanto a nivel de metas u objetivos como a nivel de áreas de responsabilidad, si planificamos correctamente lo que vamos a tener que hacer en próximas semanas y meses será mucho más fácil realizarlo de la forma adecuada y dentro del plazo requerido. Para tener previsión en ese sentido yo utilizo las revisiones de GTD, diarias, semanales, mensuales y anuales, que son una forma muy práctica de refrescar todo lo que queremos o tenemos que hacer.

Cuando es importante tener previsión

¡Siempre! No hay más. A veces tendrás la posibilidad de serlo más, en otras ocasiones quizá sean temas urgentes que vienen desde fuera y tienes que solucionar cuanto antes, pero es importante tener previsión siempre.

Así que si eres de los que siempre está apagando fuegos o considera que no tiene tiempo para ser más previsor, ¡para! Para el motor de tu vida cuanto antes, siéntate contigo mismo un par de horas y reflexiona sobre todo lo que estás haciendo, todo lo que te va a venir encima en las próximas semanas y cómo podrías hacerlo para conseguir que todas esas cosas (¡que seguro que serán muchas!) no se conviertan en una urgencia.

A partir de ahí, busca el momento para hacer este tipo de reflexión o revisión de forma periódica, ya sean diez minutos al día, media hora a la semana o un par de horas al mes. Poco a poco podrás ir aumentando esas revisiones, pero empieza por lo que te sea más fácil.

¿Cómo lo haces tu para ser más previsor en tu día a día? ¿Cómo te afectan las urgencias?

Imágenes | photosteve101, alles-schlumpf