Tenerlo todo apuntado es la única forma de no olvidarnos de nada sin estresarnos

El otro día hablábamos de apuntar lo que acabábamos de hacer y lo que queríamos hacer tras una interrupción, y eso me ha llevado hoy a hablar del hecho de tenerlo todo apuntado, ya que es la única forma de no olvidarnos de nada sin estresarnos en nuestro día a día.

Apuntar nuestros compromisos

Nuestra vida está llena de compromisos, tanto personales como profesionales. De forma general, nuestros compromisos tienen fecha: ya sea que hemos quedado con alguien el lunes a las 10h, ya sea que tenemos una reunión el martes a las 12h, ya sea que el trabajo que tenemos que entregar tiene como fecha límite el próximo miércoles.

Para que no nos olvidemos de este tipo de compromisos sin estresarnos, la mejor forma es disponer de un calendario o agenda que nos permita tenerlo todo apuntado en la hora y fecha correspondiente. En el caso de las reuniones o cuando hayas quedado con alguien, lo apuntaremos directamente en el día y hora concretos. En nuestra revisión semanal revisaremos todos los compromisos de la semana siguiente, y en nuestra revisión diaria revisaremos los compromisos del día siguiente para ser conscientes de todo lo que tenemos que hacer y no olvidarnos de nada.

En cambio, en el caso de las fechas límite, es importante añadir un recordatorio con la suficiente antelación, de forma que nos permita recordar que tenemos que hacerlo antes de esa fecha límite. Si lo hacemos así, podemos estar tranquilos y no estresarnos por el trabajo que nos queda por hacer, ya que sabemos que lo veremos con la suficiente antelación y tendremos tiempo de hacerlo.

Apuntar nuestras tareas

Lección número dos: el calendario o la agenda no sirve para apuntar tareas. Olvídate de tenerlo todo apuntado en un calendario o en una agenda, ya que estas herramientas sirven para apuntar compromisos con día y hora concretos, no para apuntar cualquier cosa.

El mejor sitio para apuntar nuestras tareas es una lista de tareas. Podemos organizarla de muchas formas, yo personalmente utilizo Wunderlist, pero hay muchas otras como Hightrack, Nirvana o Facilethings que pueden servir además de, evidentemente, las listas en papel, que son las más fáciles de gestionar.

Apuntar nuestros pensamientos, reflexiones e ideas

Todos pensamos, algunos incluso demasiado. Nuestras reflexiones a veces nos llegan en los momentos más inesperados, momentos en los cuales no estamos haciendo nada relacionado con las ideas que nos vienen a la cabeza.

Cualquier cosa que creamos que en algún momento pueda sernos de utilidad, si la dejamos en nuestra mente, podemos olvidarnos (o estresarnos recordándola). Por lo tanto, es por este motivo que también es importante tener un sistema adecuado para apuntar nuestros pensamientos, reflexiones e ideas.

Algo muy importante es no mezclar ideas con tareas. Una idea es algo que nos ha pasado por la mente, que todavía no sabemos si haremos o si no haremos, ni siquiera tiene por qué ser una tarea, puede ser cualquier cosa, interesante o no. En cambio, una tarea es algo que hemos decidido que haremos en algún momento y que, por lo tanto, si podemos hacer cuanto antes, mejor.

Lo más importante: la revisión periodica

Aquí viene el problema de la mayoría de personas: se lo apuntan, pero luego no lo miran. Tenerlo todo apuntado pero no revisarlo con la suficiente periodicidad significa que no podemos confiar en nuestro sistema. Si tenemos apuntado que hoy a las 10h tenemos una reunión, pero no lo miramos hasta las 12h… ¿de qué nos sirve tenerlo apuntado, si hemos tenido que usar nuestra memoria para acordarnos de la reunión?

Si utilizamos nuestros sistemas para recordar nuestros compromisos, tareas o ideas, tenemos que revisarlos para que realmente sirvan a nuestros propósitos. No hay una cantidad de veces ideal para revisar nuestro sistema, tal y como dice David Allen, tenemos que revisarlos con la suficiente periodicidad para que podamos estar tranquilos y saber que nos acordaremos de todo sin ningún tipo de problema.