El otro día hablábamos sobre creer saber lo que tienes que hacer, pero realmente no tenerlo definido de la forma adecuada.
Poníamos el ejemplo de «Tengo que hacer el informe«, cuando realmente tenemos que hacer muchas más cosas, mucho más concretas, para acabar haciendo un informe.
En ese sentido, quiero hablarte sobre la diferencia entre lo que significan en GTD los proyectos y acciones.
Te puede parecer una tontería, pero si quieres ir mejorando tu productividad, o si en algún momento quieres acabar implementando un método de productividad como GTD, sin duda lo que te contaré hoy son los primeros conceptos básicos para acabar triunfando.
No hay mejor forma de explicar las diferencias entre proyectos y acciones que poniendo un ejemplo, y ya que teníamos el de «Tengo que hacer un informe«, vamos a aprovecharlo.
Si te hubiera preguntado qué es para ti «Tengo que hacer un informe» hace una semana, seguramente me habrías dicho que es una tarea, ¿verdad?
De forma general, un proyecto lo acostumbramos a ver como algo grande, con muchas partes, que es complicado de tirar adelante.
Eso es lo que estamos acostumbrados a entender como tarea y como proyecto cuando no estamos dentro del mundo de la productividad con GTD. ¡Pero hay una forma mejor de entenderlo!
Qué es una acción y un proyecto en GTD
Si tu objetivo es acabar organizando tu vida según GTD (¡te lo recomiendo!), el primer cambio de chip que tienes que hacer es el del vocabulario. Vamos a dejarlo claro:
- Acción: lo que entendemos por «tarea» habitualmente, pero con dos requisitos básicos: que sea indivisible (si se puede dividir, divídelo en acciones distintas) y que sea accionable, es decir, que dadas unas condiciones, puedas hacerlo inmediatamente, sin nada que te lo impida. Es importante que te invite a la acción.
- Proyecto: el concepto de proyecto en GTD es muy distinto al que estamos acostumbrados. Proyecto significa cualquier cosa que necesite de dos o más acciones para llevarse a cabo. Si algo requiere dos acciones distintas, debemos tratarlo como un proyecto. Siempre anunciaremos los proyectos como resultados.
En ese sentido, habitualmente hablamos de «próximas acciones» de un proyecto: una próxima acción es aquella que debes hacer a continuación para avanzar en tu proyecto para conseguir el resultado deseado. Es importante que no necesites hacer nada antes para poder completar esa acción.
Seguimos distinguiendo entre proyectos y acciones
¿Confuso? No te preocupes, es cuestión de práctica.
Siguiendo con el ejemplo de antes, el «Tengo que hacer el informe» según GTD es un proyecto (con el resultado esperado «informe entregado a tu superior antes de la fecha acordada«), y, por ejemplo, «Hacer un listado de los datos que puedo necesitar para el informe» sería la próxima acción que deberías hacer cuanto antes.
¿Mejor? Creo que la mejor forma de que vayas aprendiendo la diferencia entre proyecto y acción es ir practicando, así que te invito a pensar un ejemplo aplicado a tu vida y compartirlo en los comentarios.
Es imprescindible tener claro qué tenemos que hacer para hacerlo. En ese sentido, es muy importante saber distinguir entre lo que es un proyecto y lo que es una acción, algo que te ayudará muchísimo si luego quieres implementar GTD.
Hoy quiero que compartas en el apartado de comentarios lo siguiente:
- Un objetivo a medio o largo plazo.
- Un proyecto concreto que pueda ayudarte a cumplir tu objetivo, anunciado en forma de «resultado esperado» al completar dicho proyecto.
- Una próxima acción concreta que te haga avanzar en tu proyecto.
No intentes darle muchas vueltas, pero asegúrate de que realmente es un objetivo, un proyecto y una próxima acción y déjalo en el apartado de comentarios.
Objetivo: Conseguir el nivel b2 de ingles en 2018.
Proyecto: Lograr antes el nivel b1 para adquirir una base sólida en el idioma.
Próxima acción: Definir el proyecto de lograr el b1.
Hola Mario,
Ten en cuenta que «Lograr antes el nivel b1 para adquirir una base sólida en el idioma» es algo que puede ser demasiado largo. ¿Tendrías forma de dividir ese resultado para que fuera algo más asequible, más fácil de conseguir?
Buenos días, veo que la conversación es de hace algún tiempo pero incluyo mi aportación:
Objetivo: cambiarme de trabajo en 2017
Proyecto: consultar activamente todas las ofertas de trabajo posibles acorde con mis necesidades.
Próxima acción: actualizar CV
Hola Marta,
Estás tratando dos proyectos distintos: uno es consultar las ofertas de trabajo y otro es actualziar el CV.
Actualizar el CV es, por si solo, un proyecto, ya que tienes que hacer varias cosas: decidir qué pondrás, preparar el documento, revisarlo… ¡es un proyecto también! 😉
Objetivo: Volver a escribir periódicamente en mi blog.
Proyecto: Escribir varios articulos borradores
proxima acción: Elegir un tema concreo del que hablar.
Dentro de mi ramo profesional, (administracion de comunidades):
Objetivo: A finales de 2015, poder tener organizada la contabilidad de la comunidad de la calle Trafalgas, 47.
Proyecto:
Imprimir el estracto bancario de dicha comunidad.
Imprimir el estracto bancario de mi programa de gestion.
Puntear ambos estractos.
Introducir los apuntes que faltan en mi programa de gestion.
Imprimir el estado financiero.
Comprobar que los totales me cuadren.
Ensobrar
Enviar.
Objetivo: Ponerme en forma.
Proyecto:Correr regularmente.
Acción: Ir a comprarme unas zapatillas
Alejandro, dos problemas: «Ponerme en forma» es muy genérico (un objetivo podría ser «Correr tres veces a la semana como mínimo 40 minutos») y el proyecto correspondiente sería «Comprar unas zapatillas». Este proyecto se divide en varias acciones: Decidir qué presupuesto quiero dedicar, Decidir a qué tiendas ir, Decidir qué día ir, Mirar varias zapatillas, Comprar la que más me gusta y entra dentro de mi presupuesto, etc.
¡Es importante llegar a ese nivel de detalle para ser productivo!
Objetivo: Definir un sistema de planificación que me permita saber las horas que tengo que dedicar cada semana a la contratación
Proyecto: Crear una excel que le introduzca los tiempos de cada fase y en que fase estoy en cada contratación y me muestre un gráfico con las horas necesarias
Próxima acción: Hacer una lista de las tareas que conlleva hacer una contratación
¡Buen ejemplo!
¿Proyectos? pues uno que me propuse para este año escolar (y estamos en marzo) era crear un blog… para ello, tareas serían:
1. Hacer un curso para saber manejar la plataforma wordpress (hehco el curso pasado).
2. Decidir un tema o ámbito de contenido de entre las que rondan mi cabeza.
3. Comenzar a escribir (¿por qué no lo hago?)
4. Publicar en el blog.
Estoy esperando las vacaciones de semana santa para empezarlo… qué opinas?
Gracias!!!!
¡Cuidado! Esto no son próximas acciones.
Lo mismo con «publicar en el blog» 😉
Gracias, Jordi, por tu pronta y acertada respuesta! Ya que estamos en contacto voy a aprovechar tus orientaciones, pararme y ponerme en serio a ello… siempre doy un montón de vueltas y me salto pasos, con lo que tardo más de lo que debiera… seguimos!
Hola Jordi
Bueno, paso a comentar un ejemplo sobre este tema
Objetivo: Que mis dos empleadas tengan todo el conocimiento técnico y de gestión para poder desarrollarse en la oficina con poquísimas dudas.
Proyecto: Armar clases tal como un maestro de escuela y realizar reuniones en conjunto e individuales en forma semanal para ir aportando mis conocimientos.
Próxima Acción: Preparar material y ejemplos prácticos para dar la charla.
un abrazo
Preparar material y ejemplos prácticos no es una acción Rubén. Para preparar material necesitas, por ejemplo, 1) Decidir qué quieres contar en las sesiones 2) Buscar información para documentarte 3) Preparar el contenido para hacer las sesiones 4) Revisar los documentos que entregarás a las empleadas, etc.
Por otra parte, en tu caso concreto, te recomendaría otro proyecto que sea más tipo «Documentar todos los procesos de la empresa» de forma que todo esté documentado. Las sesiones de formación son perfectas para empezar, pero lo más importante es que cualquier persona pueda ver los procedimientos, entenderlos y ejecutarlos sin que nadie tenga ni siquiera que explicárselos 😉
Otro que va con retraso por fallas.. 🙂
Y te copy-paste un poco, Jordi.
Objetivo: Tener una blog profesional antes de acabar el primer semestre de 2015, donde publique una vez a la semana
Proyecto: Crear web de la temática profesional definida
Próxima acción: Elegir plataforma y dominio para mi web
Elegir plataforma y elegir dominio son dos acciones distintas Vicent. Yo creo que la primera acción es «definir por qué y para qué quieres ese blog» 😉
Bon dia Jordi.
Con el follón fallero de aquí no había contestado tu propuesta, así que te la dejo. Tengo que comprar un carro de paseo para mi hija, que así dicho parece una acción, pero para mi se transforma como sigue:
PROYECTO: Paseando por la calle con mi hija y su carro nuevo.
Tareas:
1.- Buscar por internet distintos modelos de carro que ofrece el mercado.
2.- Esperar a que mi mujer decida que carro quiere que compremos (debemos decir la verdad).
3.- Buscar por internet tiendas que ofrezcan el modelo que «hemos» decidido.
4.- Visitar la tiendas físicas para comparar los precios de venta (posibles promociones).
5.- Comparar toda la información obtenida.
6.- Decidirse por una de las tiendas e ir a comprar el carro.
Un saludo para tod@s.
El paso 6 realmente son dos acciones distintas: decidir y comprar no lo haces en un mismo momento ni en un mismo sitio.
Buenos días:
Mi objetivo para finales del 2015 es tener una página web con mis productos de cosmética. Proyecto: Terminar el curso de cosmética natural. Próxima acción; Terminar de leer el módulo 4 y practicar las formulaciones que enseñan.
Hola Sandra,
¿Para crear la página es necesario que acabes el curso? Yo creo que puedes hacer muchas cosas de la página sin acabar el curso. En ese sentido, lo distinguiría en dos proyectos distintos, dentro de un mismo objetivo:
Objetivo: Crear una página web con mis productos de cosmética.
Proyecto 1: Instalar la plataforma / contratar a alguien para que instale la plataforma
Próxima acción del proyecto 1: Pedir recomendaciones de quién puede gestionarme la parte técnica de la tienda online.
Proyecto 2: Acabar el módulo 4 del curso de cosmética
Próxima acción del proyecto 2: Leer toda la documentación del módulo 4 (¡¡practicar las formulaciones sería otra acción!!)
Ten en cuenta que para hacer lo del proyecto 1 no necesitas hacer lo del proyecto 2 ni viceversa, puedes avanzar en ambos proyectos de forma simultánea 😉
Objetivo: Tener un blog personal antes de acabar el primer semestre de 2015, donde publique dos veces a la semana
Proyecto: Instalar la plataforma técnica para tener un blog personal
Próxima acción: Buscar en Google recomendaciones para escoger el alojamiento de mi blog
Objetivo: Ser voluntario de Protección Civil
Proyecto: Hacer el Módulo 2 del Curso de Voluntarios de Protección Civil
Próxima acción: Leer el primer documento del Módulo 2