El otro día hablábamos sobre creer saber lo que tienes que hacer, pero realmente no tenerlo definido de la forma adecuada.
Poníamos el ejemplo de «Tengo que hacer el informe«, cuando realmente tenemos que hacer muchas más cosas, mucho más concretas, para acabar haciendo un informe.
En ese sentido, quiero hablarte sobre la diferencia entre lo que significan en GTD los proyectos y acciones.
Te puede parecer una tontería, pero si quieres ir mejorando tu productividad, o si en algún momento quieres acabar implementando un método de productividad como GTD, sin duda lo que te contaré hoy son los primeros conceptos básicos para acabar triunfando.
No hay mejor forma de explicar las diferencias entre proyectos y acciones que poniendo un ejemplo, y ya que teníamos el de «Tengo que hacer un informe«, vamos a aprovecharlo.
Si te hubiera preguntado qué es para ti «Tengo que hacer un informe» hace una semana, seguramente me habrías dicho que es una tarea, ¿verdad?
De forma general, un proyecto lo acostumbramos a ver como algo grande, con muchas partes, que es complicado de tirar adelante.
Eso es lo que estamos acostumbrados a entender como tarea y como proyecto cuando no estamos dentro del mundo de la productividad con GTD. ¡Pero hay una forma mejor de entenderlo!
Qué es una acción y un proyecto en GTD
Si tu objetivo es acabar organizando tu vida según GTD (¡te lo recomiendo!), el primer cambio de chip que tienes que hacer es el del vocabulario. Vamos a dejarlo claro:
- Acción: lo que entendemos por «tarea» habitualmente, pero con dos requisitos básicos: que sea indivisible (si se puede dividir, divídelo en acciones distintas) y que sea accionable, es decir, que dadas unas condiciones, puedas hacerlo inmediatamente, sin nada que te lo impida. Es importante que te invite a la acción.
- Proyecto: el concepto de proyecto en GTD es muy distinto al que estamos acostumbrados. Proyecto significa cualquier cosa que necesite de dos o más acciones para llevarse a cabo. Si algo requiere dos acciones distintas, debemos tratarlo como un proyecto. Siempre anunciaremos los proyectos como resultados.
En ese sentido, habitualmente hablamos de «próximas acciones» de un proyecto: una próxima acción es aquella que debes hacer a continuación para avanzar en tu proyecto para conseguir el resultado deseado. Es importante que no necesites hacer nada antes para poder completar esa acción.
Seguimos distinguiendo entre proyectos y acciones
¿Confuso? No te preocupes, es cuestión de práctica.
Siguiendo con el ejemplo de antes, el «Tengo que hacer el informe» según GTD es un proyecto (con el resultado esperado «informe entregado a tu superior antes de la fecha acordada«), y, por ejemplo, «Hacer un listado de los datos que puedo necesitar para el informe» sería la próxima acción que deberías hacer cuanto antes.
¿Mejor? Creo que la mejor forma de que vayas aprendiendo la diferencia entre proyecto y acción es ir practicando, así que te invito a pensar un ejemplo aplicado a tu vida y compartirlo en los comentarios.
Es imprescindible tener claro qué tenemos que hacer para hacerlo. En ese sentido, es muy importante saber distinguir entre lo que es un proyecto y lo que es una acción, algo que te ayudará muchísimo si luego quieres implementar GTD.
Hoy quiero que compartas en el apartado de comentarios lo siguiente:
- Un objetivo a medio o largo plazo.
- Un proyecto concreto que pueda ayudarte a cumplir tu objetivo, anunciado en forma de «resultado esperado» al completar dicho proyecto.
- Una próxima acción concreta que te haga avanzar en tu proyecto.
No intentes darle muchas vueltas, pero asegúrate de que realmente es un objetivo, un proyecto y una próxima acción y déjalo en el apartado de comentarios.
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