Recopilar o capturar, el hábito esencial para vaciar tu mente

Si ya tienes una idea general sobre qué significa control en GTD, llega el momento de profundizar en el primero de los pasos: recopilar o capturar. Recopilar significa capturar todo lo que pasa por tu mente en un sistema externo, fiable, que sepas que siempre estará ahí y que no se olvidará. Este es el primer paso para conseguir un Sistema de Productividad efectivo.

Un mundo exigente lleno de compromisos

Estoy seguro que tu vida está llena de compromisos, en todo momento tienes que hacer algo. Y si no lo estás haciendo, a veces ya parece que no estás siendo lo productivo que deberías. Además, a menudo acabas tu día con la sensación de no haber hecho todo lo que deberías hacer.

No te preocupes, es normal. Ahora mismo tu vida va a una velocidad que ni tú mismo eres capaz de gestionar adecuadamente, de ahí la importancia del hábito de capturar.

Tu quieres hacer muchas cosas para llegar muy lejos y cumplir todos tus objetivos. Tu pareja, tus hijos, tus padres, quieren que hagas muchas cosas para que llegues muy lejos. El jefe de tu empresa, tu superior… quieren que hagas muchas cosas para que llegues muy lejos y cumplas sus objetivos.

Esto puede hacerte entrar en un espiral de hacer, hacer, hacer, pero a veces hay cosas más importantes. Y evidentemente, no llegas a todo lo que te gustaría.

¿La solución? Te la cuento al final del artículo, pero creo que ya la tienes clara. Capturarlo todo en un sistema externo para vivir con menos estrés.

La realidad de la vida en nuestros días

Como ves, tu y yo hemos nacido en un mundo lleno de compromisos. Quizá la cosa no era así hace algunos miles de años. En ese momento, el objetivo principal de cualquier persona era sobrevivir, cazar para alimentarse, y ayudar con la mejor de las intenciones a su tribu.

Actualmente vivir no parece ser un problema. Alimentarse tampoco lo es para buena parte de las personas que viven en nuestro país. Así que la vida ha cambiado a mejor, algo que tienes que aprovechar a tu favor.

Ese cambio ha hecho llegar una forma de trabajar distinta, no solamente a nivel industrial, tecnológico o electrónico. Ahora tienes unos compromisos que antes ni siquiera entraban en la mente de las personas, suficiente trabajo tenían con mantenerse con vida.

El principal problema de todo esto es que la gran cantidad de compromisos que tienes te llenan la mente, algo que a menudo te provoca una sensación de estrés que no te permite vivir tranquilo.

La mente es una gran concejera, una gran creativa, pero no tiene ni idea de cómo gestionar la información que le das

Tu mente es perfecta para algunas cosas. Te permite sentir y vivir la vida junto a las personas que te rodean.

También te permite buscar soluciones creativas y distintas a los problemas de tu día a día.

Incluso te permite decidir entre varias opciones y, a menudo, de forma acertada, siempre que tengas la información adecuada.

Sin embargo, la mente no es una buena gestora de la información. La mente te recuerda cosas cuando menos lo necesitas, y en cambio no te las recuerda cuando deberías recordarlas.

¿No te ha pasado nunca que te acuerdas que no tienes pan cuando estás en el coche? En cambio, cuando estás en el supermercado, compras yogures, macarrones, zumo y leche. Pero te has olvidado totalmente de que también tenías que comprar el pan.

Luego llegas a casa y, por arte de magia, te vuelves a acordar del pan. Y te maldices a ti mismo y a tu memoria durante un buen rato porque mañana no tienes nada para desayunar.

¿Sí o no? Estoy seguro que te ha pasado algo parecido.

La importancia de recopilar o capturar todo lo que pasa por tu mente para vivir sin estrés

Es por este motivo que es imprescindible el hábito de recopilar. Es decir, el hábito de capturar todo lo que pasa por tu mente en un sistema externo, fiable, que sepas que siempre estará ahí y que no se olvidará.

La gracia de GTD es que tiene cinco pasos básicos que te permiten tener la sensación de control en tu vida. Y, como sabes, el primero de esos cinco pasos es el de capturar.

Si coges la dinámica capturar todo lo que pasa por tu cabeza, verás como vivirás mucho más tranquilo. Es evidente: en cualquier momento sabrás que eso que se te ocurrió en un momento dado está ahí, en tu sistema, y que no se te olvidará.

¿No te permitiría eso tener una sensación de control de tu vida, vivir más tranquilo y con mucho menos estrés? Pues esa es exactamente la gracia de los Sistemas de Productividad personal.

¿Y cómo debo recopilar o capturar?

¿Y cómo debes capturar? Ahí dependerá mucho de tu caso en particular, pero hay una cosa que debes tener clara. Tienes que tener unos puntos de entrada en tu sistema, algo que en GTD llamamos Bandejas de entrada, que te permitan dejar ahí todo lo que se te pasa por la mente. Te cuento más un poco más abajo.

Una bandeja de entrada puede ser una bandeja física en tu escritorio, un correo electrónico, una libretita en papel o la lista de notas del móvil.

Da igual donde lo apuntes, lo importante es que lo apuntes.

Y, evidentemente, que sepas donde lo has apuntado para procesarlo de forma habitual.

En los días que corren, intentar mantener todo lo que sabemos, queremos o tenemos que hacer en nuestra mente es algo imposible.

Si lo piensas un poco, verás la cantidad de cosas que tienes que hacer cada día. O aquellas que te preocupan a medio plazo. Incluso esas que están relacionadas con tus objetivos a largo plazo.

Es totalmente imposible, tu mente no está preparada para almacenar toda esa información y, además, ser capaz de devolvértela en los momentos adecuados.

Tenerlo todo apuntado

Todos pensamos, algunos incluso demasiado. En tu vida seguro que hay muchas cosas que pasan por tu cabeza, tanto personales como profesionales.

Hacer algo que te ha pedido el jefe, ir a tomar un café con tu mejor amiga, hacer una copia de seguridad de tus fotos, preparar la reunión semanal del martes, ese proyecto que te pasa por la cabeza pero nunca has empezado, la recomendación de un libro que te ha pasado el compañero de la oficina…

¡Es de locos la cantidad de cosas que pensamos a lo largo del día!

Como ves, pueden ser cosas muy distintas, algunas serán compromisos con fecha y hora. Otras serán tareas que tienes que hacer.

Algunas más serán cosas que te pasan por la cabeza y que luego no te sirven para nada. Incluso algunas serán ideas que en un futuro pueden servirte pero ahora mismo no las necesitas para nada.

Tus reflexiones a veces te llegan en los momentos más inesperados, momentos en los cuales no estás haciendo nada relacionado con las ideas que te vienen a la cabeza.

Todas estas cosas, si las dejas en tu mente, puedes olvidarte de ellas. O, quizá aún peor, estresarte debido a que tu mente te las va recordando en el peor momento posible.

En cualquier caso, el primer punto para tener la sensación de control en GTD es clave. Tenerlo todo apuntado, es decir, recopilar o capturar todo lo que te rodea, algo que te ayudará a vivir sin estrés.

Por lo tanto, es por este motivo que es fundamental que tengas un sistema de productividad adecuado para apuntar tus pensamientos, reflexiones e ideas, no solamente un sistema para tener apuntadas tus tareas.

Qué es una bandeja de entrada

Este sistema para apuntarlo absolutamente en GTD se llama Bandeja de entrada. Las bandejas de entrada de tu sistema son todos aquellos puntos en los que te llega información nueva.

Puede ser la libreta donde apuntas tus ideas, el correo electrónico donde te mandan mensajes, la bandeja del escritorio donde dejas cosas, o la repisa de casa donde siempre dejas cosas que no sabes donde meter.

Es importante destacar que una bandeja de entrada no solamente sirve para ideas y notas. También tiene que servirte para cualquier cosa que no esté en su sitio definitivo donde debería estar.

Si tienes facturas sin archivar, en la bandeja de entrada. Si tienes publicidad que todavía no has mirado o una nota que te ha dejado un compañero de trabajo, todo eso debería estar en una de tus bandejas de entrada para poderlo procesar en otro momento.

La mejor manera de tener ideas y no perderlas

Tal y como comenta Daniel Aguayo, el hecho de recopilar o capturar en GTD  es la mejor forma de tener ideas y no perderlas. Tu mente es muy buena para hacer trabajos creativos, pero es realmente mala para recordar todo lo que debería recordar. La mejor forma es externalizar esta tarea y dar la responsabilidad de recordarlo todo a tu Sistema de Productividad.

La gracia de ese Sistema de Productividad es que, si lo apuntas todo, nunca se olvidará de nada. En ese sentido, la mejor forma de mantener una idea es capturarla tan pronto como la tienes.

¿Cuántas bandejas de entradas tengo que tener?

Lo importante no es cuantas, sino que las tengas muy claras: tener un inventario. Por ejemplo, algunas ideas de bandejas de entrada que puedes tener:

• En casa, la Bandeja física
• En la oficina, la Bandeja física
• Bandeja de entrada del correo electrónico
• Buzón postal
• Notas de voz en el móvil
• Todas tus redes sociales
• Otras aplicaciones del móvil

Y muchas, muchas más.

Por lo tanto, es importante tener la cantidad suficiente de bandejas de entrada como para que no sea un problema tener que acercarte a alguna de ellas para recopilar. Sin embargo, tienes que tener cuidado de que no sean demasiadas para el momento en el que tengas que procesarlas.

Factores a tener en cuenta para recopilar o capturar con éxito

El proceso de captura viene guiado por las distintas formas que tienes de recopilar la información (papel, aplicaciones, correos, etc.). Sin embargo, otro elemento esencial que David Allen comenta en su libro Haz que funcione es no limitarte a ti mismo a la hora de capturar.

En ese sentido, David Allen cuenta varios factores para recopilar o capturar con éxito, así que he querido resumir los más importantes para que los puedas tener en cuenta en tu recopilación.

No existen las malas ideas

El primer elemento clave es tener muy claro que no existen las malas ideas. Todo lo que pasa por tu mente tiene la misma importancia. Es muy sencillo de ver: si ha pasado por tu mente significa que te ha quitado la atención de otra cosa, así que sea lo que sea, es igual de importante dejarlo apuntado.

Tal y como comenta David Allen, si te resistes a reconocer y a capturar los elementos incompletos o no controlados, el proceso de recopilación no te ayudará a sentir la sensación de control que estás buscando.

Sobrecaptura

Un consejo básico: sobrecaptura. Nunca vas a capturar demasiado. Si te paras a pensar todo lo que piensas a lo largo de un día, te darás cuenta de la gran cantidad de cosas que pasan por tu mente sin parar.

Si te acostumbras a apuntarlo todo, tus bandejas de entrada se llenarán, pero eso no es un problema. La gracia es que tu mente se vaciará. De esta forma, podrás centrarte muchísimo mejor en lo que tienes que hacer. Podrás disfrutar de la vida y no preocuparte de cosas por las que no tiene sentido estar preocupado.

Sin compromiso

Generar y apuntar ideas no tiene nada que ver con tomar decisiones: puedes capturar cualquier tipo de cosa sin ningún tipo de compromiso. Recopilar todo lo que pasa por tu mente no tiene ningún tipo de compromiso ni consecuencia negativa.

Como es evidente, en el siguiente paso de procesar ya decidirás qué es cada cosa. Y, si merece la pena, seguirás adelante con lo que has apuntado. Si no merece la pena, lo tirarás a la papelera. Pero recuerda siempre que en el proceso de recopilación lo mejor es capturarlo absolutamente todo.

Capturar como estilo de vida

Capturar tiene que convertirse en un estilo de vida. Hay muchas cosas que crees que puedes mantener solamente en la mente, pero el hábito de apuntarlo te permite ser mucho más productivo.

Una vez has recopilado y capturado todo, en algún momento del día (de hecho, en varios momentos del día) es importante que proceses lo que has capturado. Si tienes algo en una bandeja de entrada, pero nunca lo miras, ¿para qué va a servir? Llega el momento de procesar o aclarar lo que tienes en tus bandejas.