El primer paso del flujo de control de GTD es Recopilar o capturar todo lo que pasa por tu mente. Para que tu mente pueda estar tranquila, no solamente tienes que apuntarlo todo, sino que de forma periódica es importante que lo proceses o aclares, el segundo paso del flujo de control de GTD.
Qué significa exactamente procesar o aclarar en GTD
Procesar o aclarar en GTD tiene un significado muy concreto, y es importante no intentar desviarte del significado original si realmente quieres aprovechar de forma productiva los cinco pasos de GTD. En el primer paso de GTD, cuando capturas todo lo que pasa por tu mente, lo dejas todo en bandejas de entrada.
Para procesar, lo primero que tienes que hacer es coger el primer elemento de tu bandeja de entrada. Es importante ir uno a uno, de forma que solamente tengas que pensar en esa cosa una única vez.
Procesar o aclarar en GTD significa resolver una pregunta básica: lo que tienes delante, ¿qué es? Parece una pregunta sencilla, pero si recuerdas el paso de recopilar o capturar, en la bandeja de entrada podemos tener mil y una cosas muy distintas que no siempre tienen respuesta fácil.
Debes pensar y decidir exactamente qué es, qué significa para ti: ¿Es algo que tienes que hacer? ¿Es material de referencia que tienes que archivar? ¿Es un compromiso con un cliente pero que tienes que delegar a alguien porque tú no puedes o no te corresponde hacerlo?
Pueden ser muchas cosas distintas, y de hecho, ahí está la importancia del paso de procesar o aclarar: pensar y decidir qué es antes de organizarlo.
Una vez sabes exactamente qué es lo que tienes delante, el proceso es más sencillo: ¿requiere alguna acción? En caso de que la requiera, ¿puedes hacerla en menos de dos minutos? Si es así, es un buen momento para hacerla, si no es así, es un buen momento para delegarla o apuntarla en tu lista de Próximas acciones.
¿Con qué periodicidad debo procesar o aclarar?
Una de las preguntas habituales de los principiantes en GTD es, ¿y cuándo tengo que procesar? La respuesta es sencilla: tantas veces como sea necesario. Y esto tiene un motivo muy sencillo: dependerá de tu tipo de trabajo, del día a día que tengas, de los compromisos o imprevistos que tengas ese día concreto, del tipo de bandeja de entrada y mil y un factores más. Lo importante respecto al hábito de procesar es hacerlo cuando lo necesitas para seguir avanzando en tu trabajo.
En cualquier caso, como mínimo, deberías procesar tu bandeja de entrada principal una vez al día, y un buen momento para hacerlo es en tu revisión diaria.
Qué bandejas de entrada tienes que tener en cuenta
Evidentemente, tienes que procesar todas tus bandejas de entrada. ¿Todas con la misma frecuencia? Eso ya dependerá de la cantidad de bandejas de entrada y para qué las uses. Mi recomendación es que de forma habitual sí que las proceses todos los días, como mínimo aquellas en las que pueda salir trabajo que tengas que hacer.
Ideas de bandejas de entrada que puedes tener, para no olvidarte ninguna:
- Bandeja física: en el escritorio de la oficina, en el escritorio en tu casa, en la entrada de casa, etc.
- Correo electrónico: personal, de trabajo, etc.
- Buzón postal: sí, todavía recibimos cartas en papel.
- Teléfono móvil: aplicaciones de mensajería, SMS, notas de voz, etc.
- Buzón de voz: del móvil, contestador del teléfono fijo, etc.
- Redes sociales: Twitter, Facebook, Linkedin, Google+… todas ellas tienen sus propias bandejas de entrada.
- Otras aplicaciones: CRM, ERP, servicios de atención al cliente…
- Cuentas bancarias: es otro sitio donde nos llega información que debemos revisar.
Cómo procesar las distintas bandejas de entrada
Una buena forma de hacerlo es coger todas tus bandejas de entrada y moverlas a una bandeja de entrada principal. Por ejemplo, el procesamiento de las bandejas de entrada superiores podría significar ir al buzón postal, coger todo lo que haya para dejarlo en tu bandeja física principal, dejar ahí también el teléfono móvil, escuchar el buzón de voz y anotar lo importante en post-its y dejarlos en tu bandeja, etc.
Por lo tanto, para reducir este trabajo, es importante minimizar el número de bandejas de entrada. En ese sentido, tienes que tener pocas bandejas de entrada, pero las suficientes como para que el proceso de recopilar o capturar sea lo más sencillo posible.
Una vez lo tienes todo centralizado en unas pocas bandejas de entrada (por ejemplo, una física y otra virtual), llega el momento de aclarar el significado elemento a elemento.
Procesar o Aclarar en vídeo
Te recomiendo que le eches un vistazo al vídeo que grabamos David Torné y yo sobre el paso de procesar. Si no lo has visto, te animo primero a ver antes el video de capturar o recopilar y así sigues los pasos en orden.
Evidentemente, el segundo paso, de procesar o aclarar, y el tercero, de organizar, son dos pasos que van siempre de la mano, ya que cuando has decidido qué es una de las cosas que tienes en la bandeja de entrada, llega el momento de decidir como organizarla, es decir, cuál es el sitio ideal para esa cosa. En el artículo sobre Organizar en GTD se definen de forma adecuada las distintas listas que se utilizan en GTD una vez has procesado los distintos elementos y has decidido qué son cada uno de ellos.
