Uno de los puntos esenciales de lo que en GTD se llama evaluar o reflexionar es la revisión diaria. La revisión diaria es aquella que se realiza de forma diaria, varias veces al día, que te permite saber qué es lo que tienes que hacer y, en ese mismo sentido, qué estás dejando de lado.
Verás que la definición que se hace de revisión diaria varia según algunos profesionales del mundo de la productividad. Para algunos, la revisión diaria significa la que hacemos en todo momento, de forma sistemática: ahora tengo un rato para trabajar, reviso mis listas agenda, próximas acciones… y decido en qué ponerme a trabajar. Para otros, la revisión diaria es un momento en concreto del día, por la mañana o por la tarde, que te sirve para revisar tu sistema con calma. En mi opinión, ambas revisiones son necesarias, llámalas como quieras, pero es importante hacerlas.
Eso sí, si quieres una definición exacta de lo que significa revisión diaria en GTD, lo mejor es que leas el artículo La revisión diaria de GTD no existe de José Miguel Bolívar.
¿Cómo debe ser la revisión diaria?
Si entendemos por revisión diaria la que hacemos una vez al día, por la mañana antes de empezar o por la tarde antes de cerrar, la revisión diaria tiene que tener dos puntos fundamentales:
- Debe ser lo más breve posible, para nunca dejarla de lado. Más de cinco minutos es demasiado. ¿Quién no tiene cinco minutos antes de cerrar por la tarde para hacer la revisión diaria?
- Debe ayudarte en tu día a día: si la haces por la mañana, debe ayudarte a que a lo largo del día trabajes mejor. Si la haces por la tarde, debe ayudarte a dejar tu sistema actualizado para trabajar mejor el día siguiente.
Para que la revisión diaria pueda ser suficientemente rápida, lo ideal es que contenga los primeros cuatro pasos de GTD:
- Recopilar todo lo que te ha quedado pendiente, todo lo que te pasa por la mente, etc.
- Procesar todo lo que has recopilado.
- Organizar lo que acabas de procesar.
- Revisar las listas Agenda, Próximas Acciones y En Espera: comprobarás que no te falta hacer nada pendiente, que lo que hay está actualizado, etc.
De esta forma, sin llegar al paso de hacer, cumplimos con los primeros cuatro pasos del proceso, de forma que dejamos nuestro sistema preparado para empezar a trabajar.
Por qué nunca debes saltarte tu revisión diaria
Como ya sabes, las revisiones en GTD son esenciales para poder mantener nuestro sistema actualizado y coger perspectiva. La revisión diaria es fundamental para mantener tu sistema actualizado, ya que a veces a lo largo del día van surgiendo cosas que, si no paras cinco minutos, no las vas a tener en cuenta.
Mi sugerencia para la revisión diaria es hacerla siempre por la tarde, antes de cerrar de trabajar. Esto te permite dejar tu mente totalmente tranquila y sin cosas que te distraigan del descanso y el ocio que te espera. Esto te permitirá empezar el día con el quinto paso, así que cuando empieces el día siguiente solamente tendrás que filtrar tu lista según contexto y empezar a trabajar en la acción que más prioridad tenga en ese momento.
Una vez entendida la revisión diaria, es fundamental no dejar de lado la revisión semanal.
