Llega el punto más importante para multiplicar tu productividad personal: la revisión semanal. Todo lo que viene antes de la revisión semanal es indispensable para ser productivo, pero hay un problema: nuestras vidas, nuestro sistema, tiende al desorden. Si no tenemos algún momento concreto fijado para evaluar y actualizar nuestro sistema, éste dejará de funcionar al poco tiempo. En cualquier caso, la revisión semanal también es un buen momento para reflexionar y coger perspectiva.
¿Qué es la revisión semanal?
El objetivo principal de la revisión semanal es conseguir que tu sistema, con el que trabajas constantemente a lo largo de cada día de la semana, esté actualizado y, por lo tanto, puedas confiar en él al 100%. Si no es así, es muy fácil que falten cosas, que haya algunas que no estén en el sitio donde deberían estar o incluso que hayan cosas que directamente no tendrían que estar ahí, sino en la basura.
Los objetivos principales, por lo tanto, son, otra vez, los mismos que la revisión diaria (los cuatro primeros pasos de GTD), pero de forma mucho más extendida:
- Recopilar todo lo que te pasa por la mente, ideas de nuevos proyectos, ideas de proyectos que estás realizando, etc.
- Procesar todo lo que has recopilado, para dejar tu sistema totalmente al día.
- Organizar lo que acabas de procesar, para dejar tu sistema organizado y que puedas confiar en él.
- Revisar todas las listas, es decir, agenda, proyectos, próximas acciones, en espera, algún día / tal vez, etc.
¿Cómo debe ser la revisión semanal?
Lo que distingue la revisión semanal de la revisión que hacemos diariamente de nuestro sistema es la profundidad con la que la hacemos. Un buen sistema de revisión semanal, basado en el que ofrece Facilethings a sus usuarios, sería:
- Recopilar absolutamente todo
- Procesar y organizar absolutamente todo
- Revisar los eventos anteriores de tu agenda
- Revisar los próximos eventos de tu agenda
- Revisar tu lista de Acciones Siguientes
- Revisar tu lista de Acciones a la Espera
- Revisar tu lista de proyectos, proyecto a proyecto
- Revisar tu lista Algún día / Tal vez
- Generar ideas, vaciar tu mente.
- Volver a procesar tu bandeja de entrada con las nuevas cosas que has capturado durante la revisión.
Leyéndolo así puede parecer rápido, pero una buena revisión semanal puede durar entre una y dos horas perfectamente. La gracia de la revisión semanal es aprovechar este tiempo para tener nuestra vida organizada, nuestro sistema organizado, y ser mucho más productivos la semana entrante. Esto te permitirá anticiparte a tu semana siguiente, así que podrás preparar con antelación tus tareas clave, las acciones con fecha límite y a cualquier otra cosa que puedas necesitar para realizar un buen trabajo a lo largo de la semana siguiente.
Por qué nunca debes saltarte tu revisión semanal
La revisión semanal es la mejor manera de poder recuperar la confianza en tu sistema, es la única forma de tener constancia de que todo lo que tienes en tu sistema GTD está actualizado y te servirá para trabajar mejor en tu día a día.
Si te la saltas, la confianza en tu sistema irá bajando progresivamente, ya que te irás dando cuenta de que hay algunas cosas que ya no tiene sentido que estén, o que hay otras que no tienes apuntadas y, por lo tanto, no paran de darte vueltas por la mente.
Cabe destacar que la revisión semanal, además de tener un punto importante en tener la sensación de Control que tanto deseamos en GTD, también nos ayuda a coger perspectiva, por lo que un siguiente punto interesante a leer es el apartado sobre ¿qué es el modelo de seis niveles de GTD?. Sin embargo, recuerda que estamos en el cuarto punto de Control en GTD, el paso de Evaluar o Reflexionar, o sea que antes que nada toca llegar al quinto paso, el paso de Hacer.
