Cómo usar la agenda o calendario de la forma adecuada en GTD: cuántas cosas se han escrito ya, ¡pero aún hay gente usándola mal! Es por este motivo que a continuación voy a contarte qué es la Agenda en GTD y cómo organizarla de la forma adecuada para ser más productivo.
Qué es la Agenda o Calendario tradicional
Antes de seguir adelante, y para que veas claras las diferencias, quiero contarte qué significa en un enfoque tradicional la Agenda o el Calendario.
Según la RAE, Agenda es un libro, cuaderno o dispositivo electrónico en que se apunta, para no olvidarlo, aquello que se ha de hacer.
En esa misma dirección, Calendario es el sistema de representación del paso de los días, agrupados en unidades superiores, como semanas, meses, años, etc. y la distribución de determinadas actividades en distintas fechas a lo largo de un año.
Si seguimos estas definiciones de Agenda y Calendario, hay algo que queda claro: la Agenda debe contener aquello que tienes que hacer ordenado por días, semanas, meses o años.
Pero… ¿es la mejor forma de organizar tu forma de trabajar? Como verás más adelante, GTD propone otra forma de entender la Agenda que te permitirá optimizar tu flujo de trabajo y aprovechar tu tiempo al máximo.
Pero antes, quiero enseñarte por qué el enfoque tradicional de la Agenda no es adecuado. Y, si te paras a pensar, seguro que tú mismo ya lo habrás sufrido en tu propia piel y sabrás exactamente por qué usar este enfoque de la Agenda no es para nada productivo.
Por qué no debes llenar tu Agenda de cosas
En muchas ocasiones, las personas que usan Agenda están acostumbrados a llenar todo lo posible su Agenda para aprovechar el tiempo al máximo.
Sin embargo, esto tiene un problema: en tu Agenda acaba todo tipo de trabajo, de acciones, de tareas o cosas que tienes que hacer. Se entremezclan algunas cosas urgente scon cosas que deberías hacer, pero que no tienen prisa, o cosas importantes y otras de no tan importantes.
¿Conclusión? Planificas mucho, demasiado, y luego, como no tiene mucho sentido todo lo que hay en tu Agenda, acabas pasando de ella y no usándola como deberías.
Y además, metes tantísimas cosas en tu Agenda que necesitas moverlo casi todo a otro día, porque no haces ni una décima parte de lo que habías planificado hacer.
Y eso, evidentemente, te provoca sensación de frustración. ¿Verdad que a ti también te pasa?
Calendario o Agenda en GTD
¿Qué es la Agenda según GTD?
Tal y como comenta Francisco Sáez de FacileThings, en GTD la Agenda o Calendario se utiliza de manera muy diferente al resto de sistemas de gestión del tiempo tradicionales.
Si quieres usar bien la Agenda según GTD, solamente debes añadir compromisos concretos que, de forma obligada, tengas que hacer ese día y a esa hora.
Ejemplo clarísimo: las reuniones. No tiene ningún sentido que asistas a una reunión el día antes al que se ha convocado, ¿verdad? Eso va a la Agenda, sin duda.
Otro ejemplo: una actividad deportiva en equipo. No vas a ir a jugar a baloncesto dos horas antes que tus compañeros, ¿verdad? Perfecto, esto también va a la Agenda.
Son claros ejemplos de las cosas que debes poner en tu Agenda o Calendario: compromisos que tengan día y hora concretos.
Pero nunca debes poner ahí cosas que tengas que hacer «cuanto antes», eso va en tu lista de Acciones Siguientes, o cosas que debas hacer a partir de una fecha, eso va en tu Archivo de Seguimiento.
Tu agenda no es una declaración de intenciones
José Miguel Bolíver, autor de Productividad Personal: Aprende a Liberarte del Estrés con GTD, lo deja muy claro: tu agenda no debe ser ni una lista de deseos ni en una declaración de intenciones.
La agenda en GTD debe contener únicamente tareas que te has comprometido a hacer, y que debes hacer sí o sí ese día y hora concretos.
Y es que en el momento que empiezas a poner en la agenda cosas que te gustaría hacer, tu agenda acaba teniendo un conjunto de cosas que no tienen sentido, y tarde o temprano acabarás perdiendo el control.
Si realmente quieres aprovechar tu agenda, añade solamente cosas que realmente vayas a hacer, que tengas que hacer sí o sí en ese momento.
Cuando debes revisar tu agenda
Según GTD, tu Agenda debes revisarla en tus múltiples revisiones diarias. Cada vez que tengas tiempo disponible, lo primero que tienes que hacer es mirar tu agenda para saber si tienes algún compromiso a alguna hora concreta.
Luego, si no tienes ningún compromiso cerca, te vas a tu lista de Acciones Siguientes y empiezas a trabajar en lo más importante que puedas hacer en ese momento, pero nunca antes de mirar tu Agenda.
Por qué es tan importante este cambio de enfoque
Algunas personas están acostumbradas a ponerlo todo en la agenda. De hecho, algunos de ellos son grandes emprendedores de éxito como Ramit Sethi, quién afirma que «si no está en mi calendario, no existe«.
Sin embargo, eso funciona para personas muy concretas, personas que saben estimar muy, muy bien el tiempo que necesitan para hacer las cosas y tienen claro que van a poder hacerlo en ese momento.
Para el resto de los mortales, ese sistema no funciona por un motivo: dedicas tiempo a planificar, ponerlo todo en el calendario, y luego llega el momento en el que tienes que hacerlo, no llegas a hacer todo lo que querías, y tienes que volver a planificar. Tienes que moverlo a otro día, y cuando llegue ese momento, te vuelve a pasar.
Al final acabas pasando más tiempo planificando y reorganizando que haciendo, y es por este motivo que usar de esta forma la Agenda no es la mejor opción.
Cambiar de enfoque y empezar a usar tu calendario solamente con las cosas imprescindibles, que si o sí tienes que tener ahí, te ayudará a aprovecharlo mucho mejor.
Cuanto menos cosas en la agenda, más productivo serás
La agenda es una herarmienta imprescindible para ser productivo. Sin embargo, cuanto menos cosas tengas en la agenda, más productivo serás.
Estoy seguro que tu flujo de trabajo ideal es ponerte a trabajar en las cosas que tienes que hacer, sin ni siquiera mirar el reloj. Ir haciendo poco a poco, una a una, e ir avanzando.
En el momento que tienes muchas cosas en la agenda, esto ya no es así. Tienes que estar pendiente de cuanto rato falta para tu próximo compromiso, qué tiempo tienes disponible, y si realmente vas a poder acabar esa tarea que estás haciendo.
Es por este motivo que, cuantas menos cosas tengas en la agenda, mucho mejor. Solamente tienes que tener esos compromisos con día y hora que no puedes saltarte. El resto de compromisos, anótalos en tus listas.
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