De vez en cuando es necesario hacer un poco de retrospectiva y ver una de las cosas más importantes que tienes que tener muy clara tras el paso de organizar en GTD: los distintos tipos de acciones en GTD y cómo las organizas para ser consciente de qué debes hacer en cada momento.
Como ya sabes, en GTD todo se organiza en listas, o sea que los tres tipos de acciones que tienes en GTD corresponden a varias listas distintas.
Qué son las acciones y cómo se diferencian de otras «cosas»
Para aprovechar tu sistema de productividad personal es muy importante tener muy claro qué significa una acción en GTD. Por definición, una acción de GTD es aquello que puedes hacer en un momento dado, con unas herramientas dadas y con un tiempo limitado. Además, una acción es indivisible, ya que si algo se puede dividir en dos, estamos hablando de dos acciones distintas.
En concreto, una próxima acción es aquella acción que no requiere que tengas que hacer otra acción antes que esa. Por lo tanto, una próxima acción es aquella que puedes hacer ya, ahora mismo, siempre y cuando estés en el contexto adecuado.
Cabe destacar la diferencia con lo que, de forma general y fuera de GTD, se entiende por «tarea». Una tarea en GTD no es nada: una tarea es algo indeterminado que no sabes muy bien qué hacer, sabes qué tienes que hacer pero que no sabes cómo hacerlo.
En cambio, una cosa en GTD sí tiene un significado concreto: una cosa en GTD es todo aquello que capturas en algún momento y va a parar a tus bandejas de entrada. Esas cosas, cuando procesas en el segundo paso de GTD, las conviertes en algo concreto: en una próxima acción, en un compromiso en tu agenda, en un proyecto, etc.
Recuerda que tienes un apartado donde te cuento todos estos conceptos básicos de GTD.
Los tipos de acciones en GTD que te permiten tener tu sistema organizado
Agenda o calendario: las acciones que debes hacer en un momento dado
El primero de los tipos de acciones en GTD son las que corresponden a la agenda (o calendario) y, ¡cuidado! Tal y como nos recuerdan desde FacileThings, esta lista en GTD no es una agenda como se entiende tradicionalmente, no es un sitio donde meter todo lo que se quiere hacer, sino lo que se DEBE hacer obligatoriamente en una fecha determinada.
Tal y como comenta José Miguel Bolívar en Optima Infinito (que, por cierto, entrevistamos en su momento), ten en cuenta que cuando dices que una próxima Acción debe hacerse en un momento concreto quieres decir que no se puede hacer ni antes ni después de ese momento. Asistir a una reunión sería un buen ejemplo, ya que no puedes asistir a una reunión en un día u hora distinta a la que se ha convocado.
No puedes asistir a una reunión en un día u hora distinto a la que se ha convocado... o vas a quedarte solo Clic para tuitear
La gracia de enfocar así tu lista de agenda es que siempre, absolutamente siempre, lo que tengas ahí es prioritario y pasa por delante de cualquier otro compromiso. Si lo tienes en tu agenda significa que es una Acción que debes hacer en esa fecha sí o sí, por lo que es importante que sea lo primero que mires en cualquiera de las revisiones diarias de tu sistema, para tener claro qué DEBES hacerlo sí o sí hoy (y, seguramente, a una hora concreta).
A la espera: las Acciones que deben hacer otras personas
El segundo de los tipos de Acciones en GTD son las que tienes A la espera. La lista de acciones A la espera contiene todas aquellas acciones que, debido a otras personas, todavía no puedes hacer. Por lo tanto, aquí tendrás todas esas acciones que has delegado a otras personas y que todavía no están acabadas.
En ese sentido, será una lista que no debes revisar constantemente, pero que sí está bien revisar de forma diaria para asegurarte que va según lo previsto y que no hay nada que se queda sin hacer.
Tus próximas Acciones, organizadas por contexto: las Acciones que debes hacer lo antes posible
Finalmente, el tercero de los tipos de Acciones en GTD, el que bajo mi punto de vista es más importante: tus próximas Acciones, organizadas por contexto. En esta lista tendrás todas aquellas Acciones que tienes que hacer cuanto antes, sin fecha específica, y que YA puedes hacer. Y digo que es la lista más importante ya que es la lista en la que deberías estar trabajando la mayor parte del tiempo.
Hay algunos compromisos diarios que tienen que estar en la agenda, y no podrás evitarlo, porque será necesario hacerlos en una hora y día concretos. Sin embargo, la idea de optimizar el trabajo es que en cada momento puedas estar haciendo lo que tú mismo decidas hacer.
Para decidirlo, la mejor forma es entrar en tu lista de Próximas Acciones, filtrar por contexto (para ver solamente las Acciones que puedes hacer en este momento) y escoger aquella acción más importante en este momento (según tu propio criterio).
Siguiendo con lo que comenta José Miguel Bolívar, que me parece de vital importancia, en la lista de Próximas acciones habrá cosas que debes hacer antes de un momento determinado, pero no justo en un momento determinado.
Este tipo de Próximas acciones no deben estar en la Agenda, pero debes ponerte un recordatorio en tu Agenda en la fecha en que la acción debe estar completada para que, si no la has hecho antes de esa fecha, todavía estés a tiempo de cumplir con el plazo.
No pongas en tu agenda cosas que no sea estrictamente necesaria hacer ese día: la agenda es para compromisos con fecha concreta inamovible Clic para tuitear
Por lo tanto, conclusión muy importante: no pongas en tu Agenda más Acciones de las estrictamente necesarias, tu lista con más Acciones debería ser la de Próximas Acciones, de forma que, en cualquier momento puedas hacer lo que sea más importante en ese momento.
Archivo de seguimiento
No me gustaría acabar el artículo sin una breve mención al Archivo de seguimiento. El Archivo de seguimiento es importante para todas aquellas acciones que, aun siendo acciones que debes hacer cuanto antes, todavía no las puedes hacer por algún motivo.
El ejemplo más típico es el siguiente: imagina que tienes que comprar unas entradas para un concierto, pero no se ponen a la venta hasta dentro de tres semanas. La acción «Entrar en la web y comprar las entradas del concierto» debes hacerla cuanto antes, pero no puedes hacerla hasta que estén a la venta, así que la tendrás en tu archivo de seguimiento hasta el mismo día que se puedan comprar.
Tener claros los distintos tipos de Acciones en GTD te permite tener tu sistema organizado Clic para tuitear
Eso es todo por hoy, te invito a compartir este artículo y a aportar tu punto de vista en los comentarios.
Con este tipo de cosas tienes dos opciones básicas: o ponerlas en tu lista de En espera, que revisas de forma diaria (y, por lo tanto, si crece mucho puede llegar a ser un problema revisarla), o aprovechar el archivo de seguimiento para "activarlo" a partir del día que tengas que revisar eso en concreto.
En mi caso utilizo habitualmente la lista En espera para cosas que tengo delegadas. Aunque no parezca una acción, sí lo es: "Asegurarme de que XX haya hecho YY" es una acción que ahora mismo no puedo hacer porque depende de otra persona, por lo que debe ir a "En espera".
Yo utilizo una lista de seguimiento pero pongo también cosas sobre las que tengo algún tipo de responsabilidad pero que no me compete una acción directa a mi… En ese sentido seria como una lista de en espera, pero no son acciones concretas. No se si este haciendo bien. Sin cosas a las que tengo que dar seguimiento.
Yo utilizo una lista de seguimiento pero pongo también cosas sobre las que tengo algún tipo de responsabilidad pero que no me compete una acción directa a mi… En ese sentido seria como una lista de en espera, pero no son acciones concretas. No se si este haciendo bien. Sin cosas a las que tengo que dar seguimiento.