El primer paso del flujo de control de GTD es Recopilar o Capturar, el segundo paso es Procesar o Aclarar y, una vez procesado, es importante Organizar de la forma adecuda: en este artículo vamos a hablar de cómo organizar tus tareas (o, en terminología GTD, tus acciones) y todo lo que tienes que hacer.
Para hacerlo, es importante que antes tengas claro en qué sitios puede ir a parar cada elemento, de esta forma, luego serás capaz de ponerlo en el sitio adecuado.
Si vas un poco perdido con el método GTD, el que recomiendo para organizarte, te invito a que, antes de seguir leyendo este artículo, le eches un vistazo a este otro sobre qué es GTD.
Organizar
El paso de Organizar en GTD está pensado para dejar las cosas en su sitio, de la forma adecuada, de manera que cuando tengas que empezar a hacer tu trabajo lo tengas todo tan bien organizado que te sea mucho más fácil escoger qué debes hacer en cada momento. Si realizas bien el proceso de los pasos que hemos contado hasta ahora, escoger qué debes hacer en cada momento no será un problema para ti, ya que tendrás muy bien definido qué puedes y qué no puedes hacer.
Para organizar cualquier cosa de nuestra bandeja de entrada tienes que tener muy claro qué es. ¿Es accionable? ¿Tienes que hacerlo tú, o puedes delegarlo? ¿Puedes hacerlo ya, o tienes que esperar a hacer otra cosa? Eso es ni más ni menos que lo que tienes que pensar en el paso de Procesar o Aclarar. Según esas respuestas, en el siguiente paso vas a organizar todo tu sistema en las categorías organizativas que define el método GTD.
Las categorías organizativas de GTD
Es importante saber que las siguientes categorías organizativas son las ideales para ser productivo.
¿Por qué? Por un motivo muy concreto: son las mínimas indispensables para estar bien organizado y poder revisar tu sistema de la forma adecuada, pero no hay más que las estrictamente necesarias.
Acciones
Habitualmente la categoría organizativa que más te gustará controlar es la de tus acciones. Esta categoría tiene tres subcategorías básicas e indispensables para organizar bien tu vida, que dependen básicamente de cuándo tienes que hacer esas acciones o de si tienes que hacerlas tú u otra persona.
Acciones con fecha y hora: Agenda o Calendario
El Calendario o la Agenda es el sitio ideal para apuntar las acciones que tienen fecha y hora concretas. Sin embargo, muchas veces acostumbras a apuntar muchas más cosas de las necesarias en un calendario.
Según GTD, una Agenda o Calendario solamente debe contener acciones que tienen una fecha y hora concreta. Es decir, compromisos que no vas a mover bajo ningún concepto, porque no tiene sentido hacerlo en otro momento.
Por ejemplo, no tiene sentido ir a una reunión un día antes o un día después de la convocatoria. Si tienes que ir al mecánico esta tarde a las 17.00h, tiene que ser a esa hora y no a las 19.00h cuando ya haya cerrado. Este tipo de compromisos, y no otros, son los que tienen que estar en tu agenda.
¡Tenlo muy en cuenta para organizar bien tu sistema!
Acciones siguientes
Acabas de llegar al centro de productividad: todas esas acciones que tienes que hacer cuanto antes, pero que no tienen una fecha y hora concreta.
Es evidente que cuando algo tiene una fecha y hora concreta, vas a priorizarlo por delante de las que no la tienen.
Sin embargo, lo ideal es poder avanzar siempre en tus objetivos. Siempre que puedas tienes que intentar trabajar en tus Acciones siguientes. De esta forma, trabajarás en todas esas acciones que, aun no teniendo una hora concreta, te ayudarán a avanzar.
La lista de Acciones siguientes será, sin ningún tipo de duda, la lista más larga de tu sistema. Por este motivo, es esencial subdividirla en varias.
Para ello, tienes que tener en cuenta qué son los contextos y cómo utilizarlos adecuadamente. Tener una buena organización en contextos te permitirá ser mucho más ágil cuando tengas que elegir qué hacer.
Contextos
Cada acción requiere un cierto contexto para realizarse. No puedes llamar a un cliente si no tienes el teléfono o si son las 23.00h. No puedes revisar tu correo si estás sin Internet. Tampoco puedes ir a hacer la compra semanal si estás fuera de tu ciudad.
Por lo tanto, es ideal tener tu lista de acciones siguientes dividida en los contextos que necesites. Por ejemplo:
- Llamadas: te permitirá hacer todas las llamadas a la vez, agilizando mucho el proceso.
- Ordenador: todas aquellas acciones donde necesites usar tu ordenador. Incluso puedes tener un contexto de Online y otro de Offline, dependiendo del tipo de trabajo, si necesita o no conexión a Internet.
- Oficina: aquellas acciones que puedas hacer en tu oficina.
- Casa: aquellas acciones que puedas hacer en casa.
- En cualquier sitio: si tienes muchas cosas que puedas realizar en cualquier sitio, puedes tener un contexto específico.
- Recados: las cosas que debas hacer, por ejemplo, cuando sales de casa.
- Leer/revisar: por ejemplo, para leer o revisar material de referencia, artículos u otras cosas que tengas guardadas.
Tener un buen sistema de contextos es imprescindible cuando empiezas a tener un listado de Acciones siguientes de varias decenas o incluso algún centenar de acciones.
De esta forma, puedes filtrar la lista y ver solamente lo que puedes hacer en ese preciso momento. Esta es la mejor forma para no distraerte por todas aquellas cosas que no puedes hacer. ¡Ideal para organizar bien tu sistema!
Acciones a la espera
Pero en la vida no solamente hay compromisos que tienes que hacer tú. Habitualmente algunas acciones que tienes que hacer estarán pendientes de que alguien haga un paso previo.
Vamos a poner un ejemplo. Tienes que completar un informe, pero necesitas los datos que te tiene que pasar el contable. Por lo tanto, no puedes realizar la acción «Hacer los gráficos con los datos de facturación» hasta que el contable te haya pasado los datos correspondientes.
Para organizar bien tu sistema, la lista Acciones a la espera contendrá todas aquellas acciones que, aun teniéndolas que hacer tú mismo, necesitan algún tipo de acción de otra persona para que puedas realizarlas.
Si tienes bastantes acciones a la espera, puede ser interesante que organices esta lista según la persona de la que depende. De esta forma, cuando hables con alguien, te será más fácil ver qué cosas tienes pendientes por hacer que dependan de esa persona.
Incubar
Las acciones son la categoría organizativa por excelencia, pero no la única. Muchas veces aparecerán en tus bandejas de entrada cosas que, cuando las proceses, decidirás que no tienes que hacer nada al respecto… como mínimo por ahora.
¿Cómo debes organizar esas cosas? Hay dos tipos de cosas que no tienes que hacer ahora mismo, pero que sí que puedes querer revisar o hacer más adelante:
Lista Algún día/ tal vez
Por un lado, en la lista de Algún día/ tal vez tienes que poner todas aquellas cosas (acciones, proyectos…) que quieras revisar de forma periódica, por ejemplo, en tu revisión semanal. Se llama lista «Algún día/ tal vez» porque contiene esos dos tipos de elementos: cosas que quieres hacer «algún día» o cosas que «tal vez» quieras hacer más adelante.
También se puede utilizar esta lista como un tipo de lista «Esta Semana No», tal y como comentan en el blog de Facilethings. Es decir, una lista donde dejar las cosas que no sea necesario hacer esta semana. Como vas a revisar esta lista cada semana, puedes dejar aquí esas cosas que quieras guardar hasta la siguiente revisión semanal. En ese momento ya decidirás si pasan a la lista de Acciones siguientes o no.
Archivo de seguimiento
El Archivo de seguimiento sirve para organizar esas acciones que, aunque tienes el compromiso de hacerlas, ahora mismo no puedes hacerlas. Si hay algo que te impide hacer esa acción hasta cierta fecha, pondremos esa acción en el Archivo de Seguimiento para activarla (pasarla a la lista de Acciones Siguientes) cuando ya puedas hacerla.
Lo ideal para esta categoría es tener algún tipo de archivo o de sistema donde no vuelvas a ver este elemento hasta el momento en que ya puedas hacer algo al respecto.
Puede servirte para cosas como, por ejemplo, comprar unas entradas (algo que no puedes hacer antes de cierta fecha) o pedir cita para llevar el coche a la ITV (algo que no tiene sentido ir revisando todas las semanas, sino que tendrás que hacerlo algunas semanas antes de la fecha límite).
Material de apoyo y Material de referencia
Si las listas anteriores contenían acciones que tienes que realizar, en tus bandejas de entrada también aparecerán otras cosas que no requieren ningún tipo de acción ni de revisión. Cualquier elemento que tengas que guardar por algún motivo, irá a tu archivo de material de apoyo o de material de referencia. Evidentemente, es algo que también debes organizar adecuadamente.
Entre el Material de apoyo de tus proyectos y el Material de referencia genérico hay una línea divisoria muy fina. El primero, el de apoyo a tus proyectos, es de consulta más habitual y es interesante tenerlo muy accesible. Eso te permitirá avanzar de forma adecuada en tus proyectos actuales.
En cambio, el Material de referencia, es de consulta menos habitual y seguro que será mucho más grande. Sin embargo, como tendrás que acceder a él de forma más esporádica, puedes tenerlo menos accesible. Distinguir o no entre ambos es cosa tuya, dependerá de tu forma de organizar este material.
Es muy importante que en tu material de apoyo o de referencia no tengas nada accionable, es decir, que no tengas que revisarlo «por si tengo que hacer algo«. Este material no vas a revisarlo de forma periódica, solamente lo revisarás cuando necesites acceder a alguna información concreta. Por lo tanto, no debe contener nada que tengas que hacer en algún momento.
Basura
Llega el último contenedor, donde podrás mandar cosas después de procesarlas de tus bandejas de entrada: la basura. Fácil, ¿no? Si algo no es una acción que tengas que hacer y no es material que puedas necesitar en un futuro… lo tiras. ¡Así de fácil!
Resultados
He dejado la categoría de resultados para el final de este resumen por un sencillo motivo: es el que está más relacionado con la perspectiva, el siguiente punto esencial de GTD.
Si cumples con las categorías organizativas de arriba, tendrás ya una buena sensación de control en tu vida.
Sin embargo, es evidente que, si tu organización se centra solamente en acciones y referencias, no podrás tener claro hacia dónde vas. Para ser productivo también es importante saber qué es lo que quieres conseguir.
Y es aquí donde entra la categoría organizativa de resultados.
Esta categoría está muy relacionada con la Perspectiva en GTD, así que te invito a leer sobre qué es el modelo de seis niveles de perspectiva.
Sin embargo, no te olvides de que estamos en los cinco pasos del flujo de control de GTD.
Organizar en GTD, en vídeo
Si quieres profundizar, o algo no te ha quedado totalmente claro, te recomiendo ver el vídeo que te dejo a continuación, en el que David Torné y yo hablamos sobre el tema y te contamos nuestra experiencia. Seguro que te ayuda a hacer más fácil la implementación de GTD en tu vida y mejorar tu productividad personal:
Si solamente quieres escucharlo o descargarlo para escucharlo en otro momento:
Espero que te haya gustado el vídeo, te invito a seguirme en YouTube, darle a me gusta y, por supuesto, ¡a comentar tus impresiones, problemas o ideas sobre el paso de Organizar!
Si ya tienes claros los tres primeros pasos del flujo de control de GTD (Recopilar o Capturar, Procesar o Aclarar y este, Organizar), te invito a seguir adelante con el siguiente paso: Reflexionar o Evaluar.
