Sé más eficaz, de David Allen, te permite integrar más de cincuenta consejos y rutinas productivas a tu día a día para conseguir mejorar tu productividad y rendimiento. Profundiza en los conceptos básicos de Gettting Things Done (GTD), la metodología de David Allen, y descubre cual puede ser tu trampolín hacia el siguiente nivel de productividad.
«La máxima productividad consiste en hacer que algo ocurra, con el menor esfuerzo posible«. Así empieza David Allen su libro Sé más eficaz, destacando el hecho de que ser productivo no es para nada trabajar más, es trabajar mejor para poder trabajar menos tiempo.
Con Sé más eficaz conseguirás, si le dedicas el tiempo que se merece, integrar más de cincuenta consejos y rutinas productivas a tu día a día, con lo que podrás conseguir mejorar de forma muy intensa tu productividad y tu rendimiento tanto en tus tareas profesionales como en aquellas personales que así lo desees.
Es probable que no necesites trabajar más, sino que a menudo, uno de estos aspectos será el trampolín hacia el siguiente nivel de productividad. Recuerda que un cambio en el comportamiento lleva a un cambio en las acciones y en los resultados… y la espiral va ganando fuerza. David Allen.
Los puntos claves de Sé más eficaz están basados en la metodología GTD y si no has leído Organízate con eficacia pueden sorprenderte hasta cierto punto. David Allen presupone que todos conocemos lo que es una «tarea», un «proyecto» o una «revisión», así que si no tienes claro qué significan en el ámbito de Getting Things Done, mucho mejor leer su primer libro antes.
En este libro podrás encontrar muchos consejos para implementar la metodología de productividad GTD en tu vida personal y profesional. Aprovecha los ratos muertos para hacer limpieza y abrir nuevas perspectivas, cierra de la forma más rápida posible los temas pendientes para liberar energía, déjate espacio para que llegue la creatividad… estos consejos y muchos más son los que te dará el mayor experto de productividad de nuestros tiempos.
Aún llevando un enfoque puramente desde punto de vista de la empresa, se podría extrapolar a la vida cotidiana, a la gestión de cualquier momento de nuestras vivencias y convertirse, por qué no, en un estupendo manual de cómo deshacerse de viejas creencias y manejar conflictos. Antonio, especialista de FNAC
Claves para mejorar tu productividad con Sé más eficaz
El subtítulo de 52 claves para mejorar tu productividad en la vida y el trabajo le viene como anillo al dedo al libro Sé más eficaz de David Allen. Este libro es una invitación a la reflexión, a analizar tu forma de trabajo y comprobar que puedes mejorar ciertos aspectos.
El libro está estructurado en cincuenta y dos pequeños capítulos en los que se tratan en profundidad muchos de los temas introducidos en Organízate con Eficacia, de forma que nos invita a que durante un año aprovechemos cada semana para llevar a cabo un determinado principio.
Sé más eficaz es una obra complementaria al primer libro de David Allen, Organízate con Eficacia. Si ya conoces el método GTD, Sé más eficaz puede ayudarte a refinar tu sistema de productividad porque explica el contexto de los principios detrás de GTD y explica porque funciona el método. Además el libro contiene algunos trucos que no están explicados en Organízate con Eficacia. Jeroen Sangers, El Canasto
Hoy voy a hablarte de la importancia de que empieces siempre con un minihábitos lo más sencillos posible, ya que si no es así tarde o temprano lo dejarás de lado. Este mes de enero en la comunidad hemos implementado el hábito de levantarnos más temprano. En concreto, mi objetivo personal era levantarme a las 6h. Ese es mi objetivo a final de mes, pero he estado trabajando desde principios de mes en pequeños minihábitos que me están ayudando a cumplir con mi objetivo final. Es imprescindible que tengas claro que para conseguir ese hábito, y para conseguir cualquier hábito, es importantísimo empezar con minihábitos lo más sencillo posible. [bctt tweet=»Para conseguir cualquier hábito, es importantísimo empezar con un minihábito lo más sencillo posible»] Si mi objetivo a final de mes es levantarme cada día a las 6 AM, pero habitualmente me levanto sobre las 8 sin despertador, no tiene ningún sentido que intente levantarme a las seis de la mañana desde el primer día de enero. El primero lo conseguiré, el segundo o tercero quizá también, pero cuando lleve unos días seguro que vuelvo a levantarme mucho más tarde. Un ejemplo práctico de implementación de minihábitos: mi caso personal Primer minihábito: empecé la primera semana de enero yendo a la cama cada día a las 22.30h, nunca más tarde. De esa forma, con un hábito que para mi no es difícil de cumplir, he cogido una buena rutina para alcanzar mi objetivo final. Las rutinas son imprescindibles para implementar buenos hábitos en tu vida. A partir de ahí, el siguiente paso es iterar: una vez he realizado el hábito de irme a la cama más temprano durante una semana entera, tocaba implementar un nuevo minihábito. En mi caso, casi nunca me levantaba con despertador, así que decidí empezar a ponerme el despertador a las 7.20h de la mañana todos los días: a esa hora es la que mi pareja se levanta para ir a trabajar los días que trabaja fuera de casa, así que me pareció una buena hora para empezar. A partir de ahí, la semana siguiente tocaba implementar otro minihábito. En ese caso escogí levantarme a las 7.00, solamente veinte minutos antes. Parece poco, pero en ese momento pensaba que si me intentaba levantar antes no lo conseguiría, así que es mejor hacer poco y bien que no intentar mucho y no acabar haciéndolo. Piénsalo bien: aunque solamente te levantes 15 minutos antes cada semana, en un mes habrás conseguido levantarte una hora antes. ¿Te parece poco? A mi no. [bctt tweet=»Si te levantas 15 minutos antes cada semana, ¡en un mes habrás conseguido levantarte una hora antes!»] Antes de seguir, déjame contarte el caso de Gabi Lopez, una de las personas dentro de la comunidad de OrganizacionPersonal.com. Gabi lo que hizo para definir su minihábito inicial, lo más sencillo posible, fue analizar su situación y ver qué es lo que le robaba el tiempo de dormir y de levantarse temprano. En su caso, el móvil era el problema que le hacía quedarse hasta más tarde en la cama, por lo que decidió dejarlo lejos para no poderlo coger antes de levantarse. Es así de sencillo, una acción fácil de hacer que te ayude en un primer paso. ¡Luego ya seguirás adelante para conseguir levantarte más temprano! En las siguientes semanas, Gabi fue implementando poco a poco nuevos minihábitos: creó una rutina para acostarse y otra para para levantarse, luego decidió levantarse justo cuando se despierta, no quedarse unos minutos más dando vueltas en la cama, y finalmente decidió ponerse el despertador siempre 8 horas más tarde de ir a la cama. ¿Te parece más o menos fácil? No intentes hacer algo complicado, ¡no vas a conseguirlo! Los minihábitos: no intentes hacer algo complicado Para implementar nuevos hábitos es muy importante que no intentes hacer algo complicado. Cada pequeño paso tiene que ser lo más sencillo y pequeño posible, de forma que sea insignificante, que para ti no sea ningún tipo de problema. [bctt tweet=»Cuando implementas hábitos, cada pequeño paso tiene que ser lo más sencillo y pequeño posible»] Incluso a veces puede ser un poco absurdo: levántate solamente diez minutos antes, no más. Hazlo durante una semana entera, y verás como cogiendo ese minihábito luego te será más fácil seguir. Luego ya te levantarás media hora antes. O irás a la cama antes. O lo que sea. Pero empieza con algo lo más sencillo posible. Haz un paso pequeñito. Y luego otro paso más pequeñito aún. Verás que cuando sumes varios pasos habrás conseguido mucho más de lo que podrías llegarte a imaginar. ¿La mejor forma de conseguirlo? Rendir cuentas.
Diciembre y enero son meses de evaluar tu vida, ver qué has hecho y qué has conseguido el año pasado y, especialmente, qué quieres conseguir el año que viene: definir tus objetivos anuales. En esta reflexión personal acostumbran a salir muchas cosas que no hemos llegado a hacer y que nos gustaría hacer el año siguiente…
Pero cuidado, tener muchos objetivos es el principal problema para cumplirlos.
Por qué no sirve de mucho fijarte objetivos anuales
Por tradición estamos muy acostumbrados a trabajar con objetivos anuales y, bajo mi punto de vista, un año es un periodo de tiempo demasiado largo.
En general, un mes es un periodo de tiempo demasiado corto para fijarte objetivos, ya que es muy difícil saber qué serás capaz de hacer en un mes: si te imaginas el siguiente mes y te fijas objetivos, seguramente pensarás que puedes hacer mucho más de lo que realmente vas a hacer. Además, tendrás imprevistos, problemas, otros proyectos auxiliares… habrá muchas cosas que te apartarán de tus objetivos.
Por el otro extremo, un año es un periodo de tiempo demasiado largo: en un año puedes hacer mil y una cosas y, si te fijas los objetivos de forma anual, habitualmente lo verás como algo a largo plazo y no te pondrás manos a la obra para realizarlo.
[bctt tweet=»Si fijas objetivos anuales lo verás como algo a largo plazo y no te pondrás manos a la obra para realizarlo»]
De forma anual puedes tener clara una idea genérica de qué es lo que quieres conseguir, incluso a dos, tres o cinco años vista: es lo que en GTD se llama Visión. Tienes que tener claro cómo quieres que sea tu vida dentro de un tiempo, pero pasar de eso a objetivos concretos y alcanzables es complicado.
Es por este motivo que yo te recomiendo fijarte tus objetivos de forma trimestral: en tres meses puedes hacer muchas, muchísimas cosas, y es un periodo de tiempo suficientemente reducido como para que tu mente sepa que, si no te pones manos a la obra, no tendrás tiempo de cumplirlos.
Una propuesta para este año: definición de objetivos en tres trimestres
Este año voy a hacer una prueba que te invito también a hacerla: fíjate los objetivos de forma trimestral, cosas que creas que puedas hacer en tres meses, pero hazlo solamente tres veces al año (y no cuatro).
Fíjate objetivos que puedas cumplir entre enero, febrero y marzo.
Fíjate objetivos que puedas cumplir entre mayo, junio y julio
Fíjate objetivos que puedas cumplir entre septiembre, octubre y noviembre.
Visto así parece que debido a este planteamiento estás perdiendo tres meses enteros para alcanzar tus objetivos, pero nada más lejos de la realidad.
Los meses de abril, agosto y diciembre te servirán para acabar de finiquitar tus objetivos trimestrales de forma que puedas alcanzarlos con toda la tranquilidad del mundo. Muchas veces cuando te fijas objetivos para tres meses, se acaban alargando un poco, y no hay nada peor que fijar nuevos objetivos sin haber alcanzado los anterioers.
También te servirán para dejar finalizadas otras tareas y proyectos que no estén 100% vinculados con tus objetivos, de forma que en el siguiente mes puedas empezar desde cero, sin proyectos secundarios que te molesten e impidan que trabajes a tope con tus nuevos objetivos.
Si ya has alcanzado tus objetivos, los meses de abril, agosto y septiembre te servirán para plantear adecuadamente los siguientes objetivos de tu vida, de forma que puedas reflexionar sobre qué es lo que más quieres en ese momento, qué es lo que más te acercará a tu visión a largo plazo y cómo puedes hacerlo para conseguirlo.
Tener el tiempo suficiente para reflexionar es importante para fijarte objetivos que realmente estén alineados con tu propósito y tus principios.
Escoge un solo objetivo y céntrate al 100%
Así que ha llegado la hora de pensar en cuáles son tus objetivos para este año. Empieza pensando en cómo te gustaría que fuera tu vida en dos, tres o cinco años. Ideas básicas, sin definir: ¿cómo te gustaría vivir? ¿de qué o donde te gustaría estar trabajando? ¿qué te gustaría hacer? Con algunas ideas básicas es suficiente para que sepas dónde quieres enfocarte.
A partir de ahí, piensa cosas un poco más concretas para tu año. Dentro de un año, ¿qué tienes que haber hecho para que te sientas satisfecho? ¿Qué te gustaría haber alcanzado? Puedes escribir unas cuantas frases de «cosas que quiero hacer este año» y dejar volar la imaginación. Guarda la lista durante todo el año, te servirá para fijarte los objetivos trimestrales.
Y, por supuesto, el último paso para definir tus objetivos trimestrales, coge la lista de objetivos anuales y escoge una, la principal. Si crees que puedes hacerla en un trimestre, ese es tu objetivo para el primer trimestre. Si crees que es demasiado complicado hacerlo en un trimestre, busca la forma de separarla en varios objetivos pequeños, y quédate con el primero, con uno que puedas cumplir en tres meses. ¡Y a trabajar!
[bctt tweet=»Escoge un solo objetivo trimestral y haz todo lo necesario para cumplirlo»]
Ahora llega tu turno: cuéntame cuál es tu principal objetivo para este año o para este primer trimestre. Escoge solamente uno y déjalo en el apartado de comentarios. Intenta que esté definido de la mejor forma posible. ¡Espero tu respuesta!
Seguro que a ti también te ha pasado: ese día que empiezas la mañana distraído, con interrupciones o haciendo cosas que no tocan, todo el día acaba siendo un desastre. Es por este motivo que quiero contarte varias ideas sobre cómo dejar de empezar el día perdiendo el tiempo, porque sé que eso te ayudará no solamente por la mañana, sino a lo largo de todo el día.
Déjame ayudarte a mejorar tu productividad con algunos consejos sobre cómo empezar el día productivamente.
La importancia de empezar bien la mañana para tener un día productivo
Empezar bien por la mañana es esencial para tener un día productivo, seguro que tu también lo sabes. Un elemento clave de la productividad es tu motivación y, si no empiezas bien el día, la motivación desciende rápido, y con ella la productividad. Además, la fuerza de voluntad y el autocontrol tienen una implicación importante durante las mañanas, déjame contarte más.
Las mañanas son importantes porque tu fuerza de voluntad es más fuerte por la mañana que en cualquier otro momento del día. Tal y como comenta Tania Sanz en El Canasto, la fuerza de voluntad es un recurso que se va perdiendo a medida que lo usas: a lo largo del día tu fuerza de voluntad se va debilitando y, por lo tanto, tu autocontrol empieza a flaquear.
Como conclusión evidente a esto, es importante que tengas diseñadas adecuadamente tus mañanas para ser capaz de alcanzar tus metas y aspiraciones: tener una buena rutina de la mañana te ayudará a aprovechar las horas de máxima fuerza de voluntad al máximo.
[bctt tweet=»Tener una buena rutina de la mañana te ayudará a aprovechar las horas de máxima fuerza de voluntad al máximo» via=»no»]
La importancia de la rutina
Tal y como puedes deducir del apartado anterior, la mejor forma de tener un buen día es tener una buena rutina. La gracia de tener una buena rutina que se adapte a tu forma de ser es que puedes optimizar la utilización del tiempo en cada momento: a lo largo del día y de la semana haces muchas tareas muy distintas, y la rutina te ayudará a hacerlas mejor.
De todas esas tareas, algunas requieren mucho tiempo, pero puedes hacerlas en momentos de baja energía. Otras requieren ratos creativos, dónde debes estar descansado. Otras requieren poco tiempo, pero mucha concentración. En este último caso es interesante aprovechar el enfoque de la mañana.
La rutina de la mañana para mejorar el enfoque
La rutina de la mañana para empezar el día es fundamental. En este artículo no voy a definirte una rutina ideal, porque es muy complicado definir algo que pueda ser ideal para cualquier persona, pero lo que sí que voy a hacer es darte unos consejos básicos que te recomendaría que cumplieras en tu rutina de la mañana.
En ese sentido, te invito a coger estas recomendaciones, a analizar lo que a ti te funciona y lo que a ti no te funciona y a definirte tu propia rutina de la mañana, a implementarla en tu día a día y a irla mejorando poco a poco a medida que vayas viendo qué es lo que te funciona mejor y qué no te funciona tan bien. Implementar rutinas y procesos en tu vida te ayudará a ser mucho más productivo.
[bctt tweet=»Implementar rutinas y procesos en tu vida te ayudará a ser mucho más productivo»]
Empezar bien el día, siempre de la misma forma
A veces no es necesario hacer muchas cosas o muy complicadas para empezar bien el día: simplemente empezando siempre de la misma forma, con una rutina fácil y definida, ya puedes empezar con la fuerza necesaria para enfocar bien tus esfuerzos en lo importante.
En mi caso, por ejemplo, es muy sencillo: me levanto de la cama, respirando conscientemente durante unos segundos para despertarme bien, y luego tomo un par de sorbos de agua.
Una vez estoy levantado, voy directo a la ducha: me tomo una ducha rápida o una de más relajada según lo que me apetece en ese momento.
Después de la ducha, a menudo hidrato mi cuerpo con crema hidratante, y luego me visto (con ropa que, por cierto, tengo preparada del día anterior para no perder el tiempo pensando en esto).
Y después de este mini ritual, llega el momento de ponerse delante del ordenador. Lo primero que hago es abrir FacileThings y mirar mi Agenda. Habitualmente no tengo nada fijo durante la mañana, así que paso a mirar la lista de Acciones Siguientes.
A partir de aquí, lo que hago ya depende de cada día, pero siempre intentando que sea la acción que requiere más energía o que es un poco más larga de lo habitual, ya que sé que cuando la acabe estaré satisfecho con el resultado. Déjame contarte un poco más sobre esto.
Objetivo: completar una sola tarea
Sí, una sola tarea. Para empezar bien el día, selecciona la tarea más importante del día y trabaja hasta acabarla. La idea de GTD y su proceso de recopilación, procesamiento y captura es que hayamos definido acciones indivisibles y, por lo tanto, a poder ser la tarea debería ser bastante corta, no más de 30 o 45 minutos.
Aprovecha esos tres cuartos de hora para que sean lo más productivos posibles, así que selecciona una tarea que realmente sea importante y te haga avanzar en tus objetivos. La idea de todo esto es que cuando la acabes estés tan contento de haberlo hecho que quieras seguir con otra.
Así que a partir de ahí, si tras la tarea inicial quieres seguir, adelante. Escoge otra tarea que sea realmente importante y que te haga avanzar en tus objetivos, y usa otros 30 o 45 minutos para acabarla, aprovechando el tiempo de la mejor forma posible.
Lo que tienes que tener claro es que ese nivel de concentración no serás capaz de mantenerlo durante todo el día. Por lo tanto, empieza el día a tope, aprovecha mucho tus mejores horas, y cuando llegue ese punto en el que ya no te concentras suficientemente bien, cuando ves que no aprovechas lo suficiente, para.
Sí, parar también es importante, así que tómate un descanso. Como ya has trabajado en una o varias tareas importantes, has avanzado en tus objetivos. ¡Puedes estar super contento!
A partir de ahí, intenta escoger tareas que requieran menos concentración, o cosas un poco más rutinarias. Es trabajo que también tienes que hacer, pero el hecho de haber empezado el día con las cosas importantes te permitirá tomarte todo este trabajo más rutinario con mucha más calma.
Si tienes en cuenta este punto, los siguientes apartados te parecerán evidentes: si tienes que centrarte en tareas realmente importantes, no tiene sentido hacer reuniones, connectarte a Internet ni nada por el estilo. Aun así, vamos a profundizar un poco más en este tema, pero antes un punto que puede ser importante para ti.
¡Pero es que a primera hora de la mañana estoy muy dormido!
Hay personas que a primera hora de la mañana están dormidas o no se pueden concentrar lo suficiente.
Si ese es tu caso, mi recomendación es analizar la rutina personal y ver si realmente eso es un problema de la mañana o viene de la noche anterior: es probable que no hayas descansado lo suficiente debido a no haber ido a la cama temprano, haber ido justo después de cenar o no tener tu tiempo de relajación antes de irte a dormir.
En cualquier caso, es importante que busques la forma de empezar bien el día: si a primera hora no puedes hacer tareas que requieran mucha concentración, hazlo al revés: empieza por microtareas que te permitan tachar cosas de tu lista. ¡Qué satisfacción da tachar tareas!
[bctt tweet=»Para ser productivo es importante que busques la forma de empezar bien el día»]
Cuando haya pasado media hora, una hora o el tiempo que necesites para adaptarte, empieza tus grandes tareas. Selecciona tu primera tarea, de unos 30-45 minutos, que sea la más importante de realizar, la que te acerque más en tus objetivos.
Cuando la acabes, ya sabes, si tienes ganas y motivación para escoger una segunda gran tarea, adelante. Si no te apetece, ¡ya sabes que has avanzado en tus objetivos!
Qué deberías evitar por las mañanas
Nada de reuniones
Primer elemento a tener en cuenta: nada de reuniones. Un gran porcentaje de las reuniones que se realizan en el día a día de las empresas son totalmente improductivas. Se habla de temas sin orden ni concierto, sin llegar a acuerdos y sin que luego sirva para mucho.
En cualquier caso, aunque sean reuniones productivas, con objetivos definidos y bien organizadas, mejor que no las tengas por la mañana: la mañana debe servir para enfocarte y trabajar en las tareas que te acercarán más a tus objetivos.
¿Tienes un calendario compartido en el que tus compañeros pueden ver cuando estás disponible y te pueden convocar a reuniones? Si es así, bloquea las primeras horas de la mañana como si tuvieras algún compromiso: tienes el compromiso contigo mismo de ser productivo.
¿Es otra persona quien convoca las reuniones, sin tener en cuenta tus necesidades? Habla con ella y explícale tu experiencia, cuéntale lo bien que trabajas a primera hora de la mañana y cómo avanzas en los objetivos de la empresa mucho mejor. Si realmente esa persona se preocupa por la empresa, debería entenderlo.
El mínimo Internet posible
Internet es una herramienta buenísima para trabajar. Ha revolucionado tu vida y la de todos nosotros. Aun así, Internet también es una fuente de distracciones, interrupciones y un impedimento para la concentración.
Cuando empiezas el día, si quieres ser productivo, nada de Internet. A veces es difícil evitarlo dependiendo de tu trabajo o las tareas que tengas que hacer, pero siempre que sea posible convierte tus tareas de online a offline el día antes: prepara todo lo que necesites para no tener que depender de Internet.
[bctt tweet=»Si quieres ser productivo, nada de Internet a primera hora de la mañana»]
En concreto, vamos a repasar algunos elementos de Internet que debes evitar sí o sí en tu inicio del día.
Olvídate del correo
El correo electrónico es otra herramienta maravillosa y realmente práctica. Aun así, ¿te has dado cuenta de qué tipo de información recibes en tu correo electrónico?
Correos de personas que te piden cosas o te dan trabajo
Correos con información interesante
Correos con información que no te interesa para nada, o publicidad
En cualquiera de los casos, todo lo que recibes por correo es información de otras personas que te obliga a dejar de hacer lo que realmente es importante para ti para pasar a hacer cosas que son importantes para otras personas.
El correo electrónico es una herramienta importante, pero hay mil y una cosas más importantes que el correo para conseguir tus objetivos. No es nada malo abrirlo por la mañana, pero abrirlo a primera hora puede suponer cambiar tus prioridades por las de alguna tarea que te llega por correo.
Recuerda que si algo es realmente urgente no te llegará por correo, la persona que lo necesite ya se encargará de llamarte para que lo sepas cuanto antes.
Olvídate de las redes sociales
Lo mismo con las redes sociales. Fíjate, hoy he dejado de lado mi rutina de la mañana porque tenía el teléfono móvil en la mesilla de noche. ¿Primera cosa que he hecho durante el día? Revisar las redes sociales. No cinco minutos, sino más de media hora. Media hora de mi mejor tiempo perdida en las redes sociales.
Mi recomendación es que dejes las redes sociales para otros momentos. Si tienes un rato de tren o de bus puedes aprovecharla para revisar tus redes (si te apetece y no tienes nada mejor que hacer), pero si no dispones de un rato así, mejor guarda las redes para un descanso a media mañana o para la hora de comer.
Olvídate de los chats (WhatsApp, Telegram, Hangouts, Skype…)
Otra gran herramienta: los sistemas de mensajería instantánea. ¿Qué hacíamos antes sin WhatsApp? ¿Cómo hablaba la gente sin Skype o Hangouts? Seguro que ahora son herramientas imprescindibles en tu día a día. Sin embargo, igual que el correo electrónico, este tipo de herramientas permiten poner por delante las prioridades de otras personas en vez de las tuyas, así que a primera hora de la mañana mejor evitarlas.
Mucho mejor empezar el día con lo que ya sabes que tienes que hacer, revisando tus listas o tu sistema para saber qué es más importante que hagas, que no ver un mensaje en alguno de los sistemas de mensajería y empezar a hacer algo que no te has planteado si realmente era lo mejor que podías hacer en ese momento.
[bctt tweet=»La mejor forma de empezar el día es revisando tus listas o tu sistema para saber qué es más importante que hagas» via=»no»]
Olvídate de leer o ver noticias o blogs
Mantenerte informado es perfecto, pero no con exceso: el exceso de información puede saturarte y hacerte perder el rumbo de lo que realmente es importante.
Si te gusta informarte, leer blogs o noticias, o ver vídeos de actualidad, el mejor momento no es a primera hora sino buscar otro momento al final de la mañana o directamente por la tarde.
Cuidado con navegar por Internet
Y siguiendo con los puntos anteriores, cuidado con navegar por Internet: es muy fácil empezar, pero también es muy fácil no darse cuenta del tiempo que llevas navegando. Empiezas buscando algo que necesitas y acabas mirando todas las redes sociales después de haber leído veinte correos.
Para empezar bien el día, céntrate en las tareas offline. Si para hacer lo que tienes que hacer necesitas Internet, intenta preparar las tareas el día anterior buscando la información que necesites y dejándotela preparada. Verás como es la mejor forma de aprovechar mucho mejor la mañana.
Si usas GTD, es una buena idea tener dos contextos para cuando estás en el ordenador: uno de offline, cuando el único requisito es tener el ordenador pero no necesites Internet, y otro de online, cuando sea necesario estar conectado a Internet, que puedes priorizar en aquellos momentos de menos concentración o para acabar el día preparando el trabajo offline del día siguiente.
Deja el teléfono y el móvil de lado
Como ya te habrás fijado, todos los puntos anteriores buscan la forma de que nada te distraiga de lo que tienes que hacer: de aquello que, revisando todo lo que tendrías que hacer, tu consideras que es más importante.
El teléfono y el móvil, como todo lo anterior, son fuentes de interrupciones que te obligarán a dar prioridad a otras cosas que vayan llegando. Por lo tanto, siguiendo el resto de recomendaciones, la idea es dejarlos de lado durante las primeras horas del día o, como mínimo, durante tu primera tarea de 30-45 minutos que te permita haber avanzado en lo más importante que tengas que hacer.
¿De verdad no eres capaz de desconectar durante 45 minutos para centrarte en lo que has decidido que para ti es más importante? Venga, desconecta el móvil y silencia el teléfono fijo.
[bctt tweet=»¿De verdad no eres capaz de desconectar para centrarte en lo que has decidido que es más importante?» via=»no»]
Ten claro qué es lo que no quieres hacer para empezar el día
Como has podido ver, en general es mucho más importante tener claro qué es lo que no quieres hacer para empezar el día que lo que quieres hacer.
Tener una buena rutina es ideal, pero lo más importante es tener clarísimo qué es lo que no quieres hacer. Te animo a hacerte una lista de cosas que no quieres hacer por la mañana y a tenerla en tu escritorio para asegurarte de revisarla y cumplirla.
Déjate inspirar por las rutinas de la mañana de los mejores expertos en productividad
Como sé que la rutina de la mañana para empezar el día sin perder el tiempo es algo complicado, he querido preguntar a 20 expertos en productividad sobre su rutina y sobre cómo lo hacen ellos para empezar el día de forma productiva.
Verás que hay de todo, desde los que les cuesta muchísimo empezar el día y necesitan dedicarse a tareas sencillas primero hasta los que tienen unas grandes rutinas implementadas pasando por los que cada día hacen cosas distintas según sus necesidades: es imposible tener una rutina de la mañana que sirva para todos, pero es importante que tengas la que a ti te sirve personalmente.
Estoy seguro que el correo electrónico forma parte de tu vida: a nivel laboral, buena parte de las comunicaciones entre profesionales se realizan mediante correo electrónico. Y por muchas redes sociales profesionales o redes sociales internas de empresas que haya, todo hace pensar que el correo electrónico seguirá siendo clave en el día a día de nuestros trabajos.
Es por este motivo que me he decidido a hacer una recopilación de los mejores consejos y pautas para redactar correos electrónicos de forma ágil, rápida y eficaz, de forma que siempre tengas una forma sencilla de escribir tus correos y no olvidarte de nada importante. A continuación puedes ver el proceso que deberías seguir en la redacción de cualquier correo electrónico.
Guía básica para redactar correos electrónicos de forma productiva
¿Seguro que tienes que escribirlo?
No siempre la mejor forma de comunicar algo es mediante el correo electrónico. Antes que nada, piensa si realmente es necesario escribir ese correo electrónico o si hay otra forma mejor de comunicarse con la otra persona sobre el tema en concreto.
La comunciación asíncrona del correo electrónico (es decir, que tu mandas el correo y la otra persona lo revisa cuando a él le va bien) es perfecta para muchas situaciones pero a veces para hablar de algún tema en concreto es mucho mejor una llamada telefónica o un encuentro presencial (o videoconferencia virtual).
Ténlo en cuenta antes de empezar a escribir, seguro que no sería la primera vez que empiezas a escribir un correo y tras no saber como explicarte por escrito acabas cogiendo el teléfono para llamar a la otra persona.
Piensa antes de escribir: ¿qué quieres que entienda la otra persona?
El segundo paso es seguir pensando: ¿qué quieres que entienda la otra persona? ¿Cuál es el objetivo de tu correo electrónico? Tal y como comenta Berto Pena en ThinkWasabi, a la hora de redactar correos electrónicos la tendencia general es siempre a escribir en exceso, así que si piensas bien lo que tienes que decir será mucho más fácil ser breve y conciso.
Por lo tanto, antes de empezar a escribir, reflexiona sobre:
Qué quieres comunicar o qué quieres pedir
Qué tiene que saber la otra persona sobre la comunicación o sobre tu petición
Qué dudas puede tener la otra persona para entender bien el mensaje o realizar tu petición
¿Es una sola tarea, o una sola información? Si no es así, sepáralo en dos correos distintos.
Si tienes esto claro, los siguientes pasos serán rápidos y enfocados a que la otra persona entienda el mensaje y tenga claro el objetivo del mismo.
Saluda, y al grano: lo importante al principio
Empieza tu correo saludando a la persona: sé amable, pero breve. No es necesario preguntar qué tal, cómo está, ni qué tal le han ido las vacaciones o el fin de semana: en un 99% de los casos ni siquiera se responderá a esa información.
A partir de ahí, prioriza lo importante, que lo primero que digas sea lo que realmente es importante. Sé breve y directo, si un correo requiere más de dos o tres párrafos quizá el mejor medio no es el correo electrónico.
[bctt tweet=»Sé breve y directo, si un correo requiere más de dos o tres párrafos quizá el mejor medio no es el correo electrónico» via=»no»]
Estructura visualmente tu mensaje
Muchas personas leen los correos varias veces: cuando lo reciben porque les salta una notificación en el móvil, luego cuando están en el ordenador, una tercera vez cuando ponen a hacerse la tarea que les has pedido en el correo… Evidentemente, esa no es la mejor opción de gestionar el correo electrónico, pero ese no es el tema de este artículo.
Es por este motivo que es importante que tu correo electrónico esté preparado para escanearlo visualmente de forma fácil, ya que probablemente la primera vez sí que lo lean entero, pero las siguientes escanearán el mensaje solamente en busca de la información que necesitan.
Por lo tanto, es perfecto usar:
Puntos, como los de esta lista
Números, si la lista fuera numerada
Títulos, con un tamaño de letra ligeramente superior, y/o remarcándolos en negrita
Siguiendo con el mismo tema, me gusta la sugerencia de Berto Pena de poner las fechas en negrita, mayúsuclas o ambas cosas, de forma que visualmente la otra persona sepa muy rápido localizar esa información en el mensaje.
Siguiendo la misma línea, te recomiendo destacar las ideas esenciales para que el correo sea escaneable: utiliza la negrita en aquellas ideas clave que quieras que el receptor haga hincapié. Eso sí, cuidado en que no sea excesivo: pasarse con las negritas tendría el efecto contrario.
[bctt tweet=»Cuando escribas un correo, destaca las ideas esenciales para que el correo sea escaneable»]
Utiliza expandidores de texto
A lo largo del día y de las semanas escribimos muchos correos electrónicos. En una parte de ellos, tenemos que usar estructuras parecidas o contar las mismas cosas, así que una opción muy interesante es usar los expandidores de texto.
Los expandidores de texto son unas herramientas que te ayudan a ahorrar mucho tiempo cuando tienes que escribir la misma información a menudo. Básicamente un expandidor de texto es un programa que detecta lo que estás escribiendo y transforma una serie de caracteres en un texto más largo.
Por ejemplo, si acostumbras a contactar personas que no te conocen, seguramente empezarás el mensaje presentándote «Soy Pepito de los Palotes, Responsable de Todo de la empresa Blablabla…«. Ese mensaje quizá lo escribas varias veces al día, o algunas veces a la semana. Te parecerá una tontería, pero ese mensaje te trae cada vez unos segundos que podrías reducir.
La gracia de los expandidores es que, por ejemplo, puedes hacer que cada vez que escribas «soyp» (por ejemplo), cuando le des al botón de espacio, se transforme ese texto en «Soy Pepito de los Palotes, Responsable de Todo de la empresa Blablabla…». Si analizas tus mensajes durante unos días, ves lo que se repite y configuras bien tu expandidor, acabarás ahorrando mucho tiempo.
Lo mismo podrías hacer, por ejemplo, con «ecmg», que podrías convertir en «Estamos en contacto, ¡muchas gracias», o con «eer», convirtiéndolo en «En espera de respuesta, ¡un saludo!» o lo que mejor se adapte a tus necesidades. ¡Verás lo práctico que es cuando te acostumbres!
Escribe un buen asunto para tu correo
¡Importante! El asunto del correo electrónico es mucho mejor escribirlo al final, de forma que ya tienes muy claro todo lo que has contado en el mensaje y puedes resumirlo de forma muy breve en el asunto.
Un asunto debe ser muy claro y muy conciso: leyendo el asunto tenemos que saber toda la información importante del mensaje. Por otra parte, tiene que ser útil cuando usamos el buscador de la plataforma de correo, de forma que el receptor tenga muy fácil localizar tu mensaje.
En ningún caso debes usar asuntos de una sola palabra o frases imprecisas, y mucho menos dejar el asunto vacío.
[bctt tweet=»En ningún caso debes usar asuntos de una sola palabra o frases imprecisas, y mucho menos dejar el asunto vacío» via=»no»]
Revisa bien tu correo
Finalmente es momento de revisar tu correo para asegurarte que has cumplido con los pasos anteriores y que todo ha quedado claro.
En tu día a día seguro que tomas mil y una decisiones. La mayoría de ellas son insignificantes, pero de vez en cuando te encuentras delante de una decisión que consideras importante. ¿Y cómo decides? Algunas veces, más por intuición que por reflexión. En muchas otras ocasiones, no acabas decidiendo debido a la cantidad de opciones que se te presentan y que no sabes cómo escoger.
En este artículo me gustaría enseñarte una muy buena forma de decidir ante cualquier situación, desde las pequeñas decisiones del día a día hasta decisiones que afecten en gran medida a tu futuro personal o profesional. Déjame contarte cómo tomar decisiones de forma fácil y rápida.
El secreto para tomar decisiones adecuadamente
¿Sabes por qué te cuesta tomar decisiones? Porque tomar decisiones siempre es una cosa nueva para ti. Cada decisión que tienes que tomar es un contexto nuevo en el que no sabes las consecuencias de tomar una u otra decisión.
Te voy a contar un secreto: si puedes interiorizar un proceso, siempre el mismo, que te permita decidir entre varias opciones, serás capaz de decidir de forma mucho más fácil y rápida y, en general, tomar decisiones mucho más acertadas.
[bctt tweet=»Con un buen proceso de toma de decisiones serás capaz de decidir de forma mucho más fácil y rápida»]
El contexto en el que te moverás puede ser distinto para cada decisión, pero si tienes incorporado un proceso fijo en tu vida para tomar dichas decisiones todo será mucho más fácil.
Conocerte bien a ti mismo te ayudará mucho
Estás delante de una decisión que tienes que tomar y quieres elegir la mejor opción. ¿Quién no quiere elegir la mejor opción? Para poder escoger bien, hay algo que tienes que tener claro: ¿qué significa para ti mejor opción?
Conocerte bien a ti mismo te ayudará muchísimo a tomar cualquier tipo de decisiones, ya que eso te permitirá analizar bien las distintas opciones que tienes por delante y, no solamente eso, sino analizar bien cómo afectará cada una de las opciones en tu vida.
Cuanto más te conozcas y más sepas cuáles son tus necesidades, más fácil te será escoger y tomar decisiones.
Definición del proceso: cómo tomar decisiones de forma fácil y rápida
Primer paso: ¿qué decisión tengo que tomar?
El primer paso es, sin ningún tipo de duda, tener clara qué decisión tienes que tomar. ¿Tienes que decidir si entrar o no a trabajar en una empresa? ¿Tienes que escoger entre varios trabajos? ¿Tienes que escoger la carrera que estudiarás el año que viene en la universidad? ¿O tienes que decidir qué ropa ponerte?
Sea lo que sea, define exactamente cuál es el objetivo de este proceso, qué vas a querer decidir para, a continuación, tener claras todas las opciones que tienes.
Segundo paso: tener claras todas las opciones
El segundo paso para poder tomar una decisión es tener claras todas las opciones que tienes disponibles. Dado el problema o la pregunta o el camino que tienes que escoger… ¿qué opciones tienes para escoger?
Por lo tanto, el segundo paso es hacer un listado con todas las opciones que tienes disponibles. Haz un listado lo más largo posible, con todas las opciones que se te ocurran, aunque te parezcan inverosímiles a primer vistazo. Ahora no es momento de valorar las opciones, déjalo para más adelante.
Tercer paso: infórmate, una a una, de todas las opciones
En el siguiente paso tienes que informarte de cada una de las opciones. Limita el tiempo que dedicarás a cada una de ellas. Pueden ser unos pocos segundos, algunos minutos o unas pocas horas según la dificultad de la decisión que estés tomando, pero ponte un límite: eso te ayudará a centrarte en lo importante.
Para cada una de las opciones que has apuntado, escribe la información que te parezca relevante: cosas que pienses, cosas que encuentres buscando, etc. Intenta apuntar solamente las cosas que para ti sean importantes, pero no dejes de apuntar cosas que puedan ayudarte a tomar la decisión final.
[bctt tweet=»Antes de decidir haz un listado con todas las opciones posibles y recopila información de cada una de ellas» via=»no»]
Cuidado: informarse no significa comparar las distintas opciones. En este punto estamos recopilando información sobre cada una de las opciones pero no estamos intentando comparar entre ellas o decidir cuál es mejor.
Cuarto paso: fijar día y hora para decidir
Si es una decisión significativa para tu vida, sabes que te costará decidir. La mejor forma de no alargar indefinidamente la decisión es tener un día y hora límite para decidir.
Si no tienes un momento límite para tomar tu decisión, pueden pasar dos cosas, ninguna de ellas buena. La primera, que alargues la toma de decisión hasta que un factor externo te obligue a tomarla: cuando ya no quede más tiempo, tendrás que tomar la decisión sí o sí sin el tiempo de reflexión adecuado. La segunda, que nunca acabes tomando la decisión, y dejes pasar la oportunidad de hacer algo que puede ser importante.
Quinto paso: valorar todas las opciones mediante la técnica del 10, 10, 10
Antes de seguir adelante, algo importantísimo que tienes que tener en cuenta es que el método en ningún momento te dice qué debes priorizar (corto, medio o largo plazo), sino que la idea es tener todas las opciones en cuenta para decidir mejor: serás tu mismo quién decida a qué darle más importancia.
La idea del método es muy sencilla: coge la primera de las opciones que puedes tomar y responde a estas tres preguntas:
¿Cómo te sentirás y cómo estarás dentro de diez minutos si decides tirar adelante con esa opción?
¿Cómo te sentirás y cómo estarás dentro de diez meses si decides tirar adelante con esa opción?
¿Cómo te sentirás y cómo estarás dentro de diez años si decides tirar adelante con esa opción?
Repite el mismo proceso con cada una de las opciones y verás que, tras este proceso, te será muy fácil descartar la mayoría de las opciones.
[bctt tweet=»¿Cómo te sentirás y cómo estarás dentro de diez minutos, diez meses o diez años si tomas esta decisión?» via=»no»]
Ten en cuenta que, a la hora de responder a las tres preguntas, puede ser que alguna de ellas no tenga mucho sentido. Para llevarlo al absurdo: decidir qué ropa te pondrás hoy puede tener una implicación a como te sientas dentro de diez minutos, pero difícilmente afectará a como te sientas dentro de diez meses o diez años.
Sexto paso: tomar la decisión
Una vez hayas valorado todas las opciones mediante el método del 10, 10, 10 de Suzy Welch, no tiene mucho sentido seguir alargando la toma de la decisión. Ha llegado el momento de decidirse por una u otra opción.
Si has hecho el proceso entero que te he contado hasta este punto, el proceso de decisión será mucho más fácil de lo que hubieras pensado. En cualquier caso, las decisiones importantes siempre cuestan de tomar, pero tener un proceso fijado al que recurras siempre te simplificará la toma de decisiones.
Con este proceso podrás valorar todas las opciones de la forma adecuada para decidir una de ellas, la que más se ajuste a tu forma de ser y de vivir. Si siempre lo haces así, verás como coger esta rutina te ayudará a aplicar la mayoría de decisiones.
Después de tomar la decisión: no te arrepientas
Has valorado todas las opciones que tenías, has comparado entre ellas y has tomado una decisión. Déjame decírtelo bien claro: has tomado la mejor decisión que podías tomar.
A partir de ahí, no te arrepientas. Quizá pasados unos días, meses o incluso años tendrás más información y, por lo tanto, con la nueva información quizá habrías tomado una decisión distinta. Sin embargo, en el momento de tomar la decisión esa información no la tenías, y tomaste la mejor decisión que podías tomar con la información que tenías en ese momento.
[bctt tweet=»Una vez tomada una decisión, no te arrepientas: has tomado la mejor decisión posible. ¡De verdad!»]
No todas las decisiones que tomes te traerán por los mejores caminos. Lo que tienes que tener claro es que el camino de la indecisión, de quedarte ahí donde estás sin tomar una decisión clara, no te ayudará. Por lo tanto, una vez tomada la decisión, no te arrepientas: has tomado la mejor decisión posible. ¡De verdad!
Habitualmente uno de los inconvenientes que seguro que tienes para trabajar de forma productiva cuando trabajas desde casa son las interrupciones: cosas que te interrumpen, personas que te interrumpen, y tú, que te interrumpes a ti mismo, a veces sin ni siquiera darte cuenta. Parece que trabajando desde casa tuvieras que tener menos interrupciones, ¿verdad? Y aunque si te organizas bien, sí, tendrás menos interrupciones, si no aprendes a gestionarlas bien puede hacer que no aproveches bien tus días y que entre el estrés en tu vida. Ser consciente de ello es imprescindible para ser capaz de evitar las interrupciones y minimizarlas, reducirlas tanto como puedas de forma que te distraigan lo mínimo posible y, sobre todo, aprender a gestionarlas. Para conseguirlo, hay algunos elementos que son imprescindibles. Te lo cuento a continuación.
Qué tipo de interrupciones existen
Si te fijas bien, en tu día a día vas a descubrir dos tipos de interrupciones que deberías evitar: las internas y las externas. Las interrupciones internas son aquellas que te provocas tu mismo, como persona, cuando estás haciendo algo. Por ejemplo, imagínate que estás escribiendo este artículo y, en un momento dado, no sabes cómo seguir. Dejas de escribir y te pones a pensar por dónde deberías seguir escribiendo, pero en pocos segundos tu mente se va del tema y empieza a pensar en otras cosas. ¿Cuántas veces te ha pasado? ¡Miles! Eso es una interrupción interna. [bctt tweet=»¿En pocos segundos tu mente se va del tema y empieza a pensar en otras cosas? Soluciona tus interrupciones» via=»no»] En cambio, las interrupciones externas vienen de fuera. No dependen directamente de ti aunque, como veremos más adelante, sí que puedes llegar a controlarlas en mayor o menor medida. Dentro de las interrupciones externas podemos distinguir dos tipos de interrupciones más: aquellas que vienen directamente de personas, de forma física, y aquellas que vienen de algún aparato tecnológico. Me gusta diferenciar entre ambos tipos de interrupciones ya que es necesario resolverlas de forma distinta. Lo veremos más adelante, ahora es momento de hablar sobre cómo detectar las interrupciones.
Cómo detectar e identificar todas las interrupciones de tu día a día
Te parecerá mentira, pero detectar las interrupciones es algo difícil y, evidentemente, es el primer paso para evitarlas. Muchas veces ni nos damos cuenta de que ha sucedido una interrupción. ¿Cuánto rato tardas en darte cuenta que estás pensando en algo que no tiene nada que ver con lo que estabas haciendo? ¿Cuándo te das cuenta que alguien ha interrumpido tu flujo de trabajo? Habitualmente no es justo cuando te interrumpe, sino más bien cuando ha acabado la interrupción y te das cuenta que tienes que pensar y centrarte en lo que estabas haciendo, porque no te acuerdas en qué punto exacto lo dejaste. Estás buscando algo en Internet para trabajar, y te das cuenta que llevas media hora en el correo o en Facebook sin hacer lo que querías hacer. No te das cuenta en el minuto 0, te das cuenta pasado un buen rato, ¿verdad? Detectar las interrupciones justo cuando ocurren es un hábito y, como en cualquier hábito, la práctica es lo único que puede ayudarte. Detectar las interrupciones justo cuando ocurren te permitirá varias cosas que multiplicarán tu productividad. Vamos a verlas:
Serás más consciente de la gran cantidad de interrupciones que ocurren en tu vida y, por lo tanto, podrás atacarlas de forma más fácil.
Te permitirá decidir si quieres ser interrumpido o no: por mucho que suene el teléfono, cogerlo solamente depende de ti.
Si decides atender a la interrupción, puedes darte unos segundos para apuntar exactamente donde estás con tu tarea actual, de forma que puedas volver a ella mucho más rápido una vez acabe la interrupción.
Para evitar las interrupciones, antes de eliminarlas o reducirlas de tu día a día es necesario que primero las identifiques todas. Una muy buena forma de hacerlo es llevar contigo una hoja doblada y apuntar durante un par o tres de días todas las interrupciones que recibes. Verás que tu hoja se llenará muy rápido, más de lo que ahora mismo puedes imaginar.
Cómo evitar las interrupciones externas
Las interrupciones internas solamente dependen de ti y, por lo tanto, lo único que puedes hacer es coger el hábito de detectarlas y solucionarlas con la mayor brevedad posible. Por lo tanto, ha llegado el momento de evitar las interrupciones externas, las que pueden ser más complicadas de gestionar. Tal y como hemos distinguido antes, hay dos tipos de interrupciones externas. Por un lado, las interrupciones que provienen de personas, personas que se te acercan físicamente cuando estás trabajando. Este tipo de interrupciones tienen que tratarse con mucho cuidado. Tienes que buscar la forma de que esas personas entiendan que su interrupción no solamente requiere que les atiendas un momento, sino que la interrupción te distrae y dificulta que vuelvas a concentrarte en lo que estabas haciendo, por lo que supone no medio minuto de hablar con ellos, sino varios minutos de volver a entrar en el estado de concentración en el que estabas. [bctt tweet=»Las interrupciones te distraen y dificultan que vuelvas a concentrarte en lo que estabas haciendo»] Lo mejor de trabajar desde casa es que no tienes compañeros que te vienen a interrumpir en cualquier momento. Pero quizá sí que tengas a tu pareja, tus hijos o quién sea. Una muy buena opción para evitar las interrupciones externas es tener momentos prefijados con esas personas para poneros al día. Acuerda con tu pareja cuándo es el mejor momento para comentarte lo que tenga que comentarte, o fíjate momentos concretos para estar con tus hijos para que sepan que vas a estar con ellos cada día durante ese rato. Por ejemplo, si tu pareja también trabaja desde casa, es una buena idea dedicar media hora antes o después de comer a hablar sobre cualquier tema que queráis comentar. De esta forma, no solamente conseguirás reducir las interrupciones cuando vuelvas a trabajar después de comer, sino que a lo largo de la mañana también se reducirán las interrupciones porque ambos sabréis que tenéis la hora de comer para hablar de los temas pendientes. Por otro lado, para evitar las interrupciones tecnológicas no necesitas ese cuidado especial que tienes que tener con otras personas. Si el móvil, el ordenador, el teléfono te interrumpen, la solución es mucho más fácil y rápida: desactiva las notificaciones, pon el modo avión, desactiva el sonido del teléfono o incluso desconecta Internet en el ordenador durante un par de horas si no lo vas a necesitar. Aunque te pueda parecer que tienes la necesidad de todo eso, muchas veces realmente no lo necesitas. ¿No responder a las llamadas? Sí, se puede hacer. ¿No usar Internet durante toda la mañana? Sí, se puede hacer. Reflexiona bien sobre las ventajas y las desventajas de cada aparato tecnológico y decide qué es lo que quieres que te interrumpa y qué es lo que no.
Resuelve cada interrupción de forma aislada
Una vez tienes claro qué interrupciones tienes en tu día a día y cómo atacarlas, lo ideal es ir de una en una. Un buen proceso a seguir sería el siguiente:
Detectar la interrupción
Apuntar todo lo referente a la interrupción: qué, quién, cuándo, por qué…
Seguir con tu flujo de trabajo para no dejar que la interrupción te moleste
Si sigues este proceso, la interrupción te habrá molestado el menor tiempo posible. ¡Primera ronda ganada! Ahora tenemos que ganar la segunda ronda: que no vuelva a suceder.
Asegúrate de que no vuelva a suceder
Reflexionar sobre qué es lo que te interrumpe a lo largo de tu día a día te puede permitir evitar las interrupciones y mejorar muchísimo tu productividad. Una vez hayas anotado la información sobre las interrupciones, en otro momento, recupera la información, analiza si realmente era una interrupción importante y, si no lo era (99% de los casos), determina qué debes hacer para que una interrupción así no vuelva a repetirse.
Lo primero va primero: ten claras tus prioridades
Tener claras tus prioridades es el primer paso para ser productivo, eso tienes que tenerlo clarísmo. Si tu prioridad es pasarte toda la mañana en las redes sociales, no hay problema en que estés toda la mañana ahí. Si, en cambio, tu prioridad es hacer un informe del uso de las redes sociales en tu empresa, tu prioridad no es pasarte la mañana en las redes, sino coger los datos necesarios y hacer el informe. Es así de sencillo… y, a veces, así de complicado de hacer. [bctt tweet=»Hablar es el arte de sofocar e interrumpir el pensamiento (Thomas Carlyle)»] Teniendo claro esto, es imprescindible saber qué es lo que va primero en tu vida: tener claro cuáles son tus objetivos te permitirá tener mucho más claro qué es lo que debes y no debes hacer en cada momento y, por lo tanto, qué interrupciones pueden tener cierta importancia y cuales debes evitar a toda costa. De esta forma, si eres consciente de qué debes y no debes hacer, en el momento que estés haciendo lo que no debes hacer, te será mucho más fácil detectarlo y rectificar para volver a enfocarte en lo importante. Es, como siempre en estas cosas, un hábito que debes practicar para conseguir evitas las interrupciones que tienes en tu día a día.
El estrés es parte de la vida de todos nosotros: no puedes negarlo, en algún momento u otro de tu día a día, te estresarás por algún motivo. Será un estrés más llevadero o un estrés que te inhabilitará totalmente y no te dejará tirar adelante, pero por muy tranquila que sea tu forma de ser, en algún momento u otro te estresarás.
Siendo así, es importante saber todo lo que comporta ese estrés, a qué es debido y cómo podemos minimizar los efectos negativos del estrés. Es por este motivo que he querido hacer este artículo sobre todo lo que debes saber sobre el estrés, déjame contarte.
Por qué estresarte no te ayuda
Por mucho que tengas muchas cosas, mucho trabajo, muchos problemas… Si te estresas, no harás ni la mitad de las cosas que podrías haber llegado a hacer. Cuando uno intenta trabajar bajo la sensación de estrés, acostumbra a estresarse todavía más y no consigue concentrarse en lo que debe hacer. Debido a eso, uno acaba perdiendo el tiempo maximizando los problemas en vez de centrándose en las soluciones.
Estrés bueno, estrés malo
Algunos dirán que cierto nivel de estrés es bueno para ser más productivo. Ahí entran en juego las definiciones de estrés, eustrés y distrés, o lo que algunos llaman estrés bueno y estrés malo. Para entender qué significan estos conceptos, me gustan mucho las definiciones que realiza Tim Ferriss en La semana laboral de 4 horas:
Por distrés se entiende un conjunto de estímulos dañinos que te debilitan, te restan confianza en ti mismo y fuerza para actuar. Ejemplos son la crítica destructiva, los jefes ofensivos y pegarte una guaya dando una curva. Este tipo de cosas hay que evitarlas. Eustrés, por otro lado, es una palabra que la mayoría probablemente nunca haya escuchado. Eu-, el prefijo griego que significa saludable, se usa en el mismo sentido en la palabra euforia. Los ejemplos a seguir que nos impulsan a superar nuestras limitaciones, el entrenamiento físico gracias al que nos deshacemos de nuestros michelines y correr los riesgos que nos sacan de nuestra cómoda esfera de actuación son ejemplos de eustrés: estrés sano que constituye un estímulo para crecer.
La mayoría de las personas equiparamos el estrés con el distrés, por lo que, si te parece bien, podemos simplificarlo y afirmar que el estrés (distrés) no te ayuda en tu vida, ni en tu salud, ni mucho menos en tu productividad. Así que es importante aprender a no estresarse, déjame contarte cómo puedes hacerlo.
[bctt tweet=»El estrés no te ayuda en tu vida, ni en tu salud, ni mucho menos en tu productividad»]
Aprender a no estresarte
Si estresarte no te ayuda y te relantiza, el primer paso es aprender a no estresarte. Y no es algo fácil.
Como persona, tienes la capacidad de soportar cierto nivel de estrés. A partir de ese nivel, eres incapaz de gestionar tus propias emociones, tus propios sensaciones, tu forma de concentrarte en lo que debes hacer.
Por lo tanto, aprender a no estresarte implica saber anticipar tu nivel de estrés, ser capaz de detectar que estás en un cuello de botella y que te estás acercando a tu nivel tope. Si eres capaz de detectarlo, es el momento de parar, analizar tu trabajo, ver todo lo que tienes que hacer y por qué te estás estresando para enfocarte en la soluciones y no en los problemas.
Algo que debes tener en cuenta es que en cualquier proceso de aprendizaje, si crees que no vas a conseguirlo… evidentemente, no vas a conseguirlo. Por lo tanto, el primer paso para conseguir no estresarte es creer que realmente puedes aprender a no estresarte. Cree en ti mismo, cree que puedes conseguir vivir una vida más tranquila sin tanto estrés.
Evidentemente, ese es el primer paso, pero no el único. Por mucho creerlo no vas a dejar de estresarte: el segundo paso para aprender a no estresarte es saber priorizar. Pero para saber priorizar es importante tener tu vida bien organizada (y GTD es la mejor opción).
[bctt tweet=»Para saber priorizar es importante tener tu vida bien organizada (y GTD es la mejor opción)»]
Tener tu vida bien organizada para saber priorizar
Para saber priorizar y, por lo tanto, enfocarte en lo importante, debes tener tu vida bien organizada, ya que eso te permitirá saber todo lo que tienes que hacer. Si tienes un sistema organizado donde puedas encontrar todo lo que tienes que hacer, serás capaz de escoger lo que para ti, en ese mismo momento, sea más importante.
Y en este punto cabe destacar la importancia de distinguir entre establecer prioridades y saber priorizar.
¿Cuál es la diferencia entre establecer prioridades y saber priorizar?
Los sistemas de organización y de productiviodad del siglo XX recomendaban establecer prioridades con antelación, de forma que cada elemento de tu sistema tenía una prioridad (con números, con letras…).
Los métodos de productividad modernos, como Getting Things Done (GTD), no recomiendan estos sistemas de establecer prioridades por una sencilla razón: vivimos en un mundo en el que las prioridades cambian constantemente, o sea que establecer prioridades deja de tener sentido, acaba siendo una pérdida de tiempo.
¿Mi recomendación?Aprende a priorizar, pero a priorizar en el momento que debes hacer algo.
Nada mejor que verlo con un ejemplo. Si ahora tienes dos horas libres, tienes un listado de todo lo que puedes hacer, revísalo y PRIORIZA lo que ahora mismo sea más importante hacer. Es así de fácil, pero si no tienes tu vida bien organizada será realmente difícil, ya que no sabrás todo lo que tienes que hacer y por lo tanto no sabrás cómo escoger.
¿Qué significa tener tu vida bien organizada? Sencillamente, tener un sistema externo a tu mente donde puedas ir a mirar todo lo que forma parte de tu vida. Especialmente, un sistema donde puedas ir a mirar qué es todo lo que debes hacer (y cuando digo todo, es TODO), de forma que te sea muy fácil revisarlo y escoger qué es lo más importante que hagas en este preciso momento.
¡Pero es que no puedo concentrarme!
Por muy bien organizada que tengas tu vida, por muy bien que sepas priorizar de entre todo lo que tienes que hacer, siempre habrá momentos en los que no puedes concentrarte. A veces no sabes muy bien el motivo, pero la cuestión es que estás intentando hacer algo y no consigues centrarte. Por cualquier motivo, en cualquier momento, empiezas a hacer otra cosa, muchas veces sin ni siquiera darte cuenta.
Hay muchos motivos por los que puedes perder la concentración. Algunos de los más habituales son:
No has descansado lo suficiente, por lo que no tienes suficiente energía para hacer lo que deberías estar haciendo. Cualquier cosa que requiera menos energía es perfecta para distraerte.
No tienes los objetivos claros, estás trabajando en algo que no sabes para qué servirá. Si no sabes muy bien para qué servirá, cualquier otra cosa que te guste más será perfecta para distraerte.
Estás intentando realizar una tarea que realmente no es una tarea, es decir, no es algo con un principio y un fin que sea independiente del resto de tareas. Si lo que estás intentando hacer no tiene un inicio y un fin, no tendrás forma de saber si estás avanzando en la dirección adecuada y eso hará que te distraigas.
En cualquiera de estos casos, es importante parar, saber analizar qué es lo que nos está pasando y buscar la solución.
Respiración consciente
Muchas veces cuando estás en estas situaciones de estrés intentas darlo todo, hacer todo lo posible para solucionar lo que esté pasando, para terminar todo el trabajo que tienes encima, para planificar como terminarlo todo.
Sin embargo, a menudo lo más importante no es eso, sino hacer una pausa, parar, relajarte y respirar hondo para poder pensar con claridad. Si lo haces, en el momento que te vuelves a poner a trabajar, seguro que lo verás todo con otros ojos y no será tan difícil ni complicado como lo veías antes.
[bctt tweet=»El tiempo para relajarte es cuando no tienes tiempo para ello (Jim Goodwin)»]
Una de las cosas que más haces en tu vida es respirar, y quizá sea de las cosas de las que menos consciente eres. La respiración consciente se basa en el hecho de tomar consciencia de tu respiración, poner atención en ella para devolver tu mente a tu cuerpo.
Tal y como comento en la guía, la respiración consciente te ayudará muchísimo en los momentos en los que no eres capaz de concentrarte debido al estrés. Relájate, respira hondo y vacía la mente para pensar con claridad: este siempre es el primer paso para conseguir evitar el estrés en tu vida.
Por muy controlado que seas, por mucho que conozcas tu cuerpo, a veces es inevitable entrar en momentos de estrés, en momentos en los que no controlas la situación y te ves en el fondo de un pozo. En esos momentos, la respiración consciente puede ayudarte a controlar tu cuerpo y tu mente.
Reduce tus distracciones
Uno de los motivos que provocan que el estrés entre en tu vida son las distracciones. Cuantas más distracciones tienes al alcance de la mano, más probable es que no puedas concentrarte en lo que debes hacer y, por lo tanto, más sencillo será que el estrés te acabe invadiendo.
Por lo tanto, el siguiente de los consejos va en ese sentido: reduce las distracciones. Analiza durante varios días que es lo que te distrae para hacer tu trabajo e intenta reducirlo a lo mínimo. Si te descubres revisando el correo cuando no deberías, bloquéalo. Si te interrumpe el teléfono en un mal momento, ponlo siempre en silencio. Si tu compañero de trabajo te interrumpe cuando estás concentrado, habla con él la forma para que las interrupciones sean en un mejor momento.
[bctt tweet=»Si crees que el problema esta ahí fuera, para: ese pensamiento es tu problema (Stephen Covey)»]
Haz lo que sea necesario para reducir las distracciones más frecuentes, de forma que puedas concentrarte mejor. Si te concentras mejor, serás capaz de hacer el trabajo con la antelación suficiente y que no llegue el momento del estrés.
Tareas cortas: otra clave para no estresarte
Aunque tengas una buena capacidad de concentración, nadie acostumbra a tener la fuerza de voluntad suficiente para concentrarse durante mucho rato en una misma cosa. Si intentas dedicar más de media hora o una hora a una misma tarea, es muy fácil que te hayas distraído varias veces antes de acabarla.
En cambio, si te concentras en una sola cosa, con un objetivo claro, puedes acabar las tareas sin distraerte, una a una, y tomando periodos para descansar entre una y otra. Es por este motivo que es importante que las tareas sean lo más cortas posible, para poderte poner a ellas, concentrarte, acabarlas y luego descansar.
De esta forma evitarás la procrastinación, ya que, si son solamente veinte minutos, ¿porque no puedes acabarlo ahora y dejarlo hecho? Además, de esta forma conseguirás detectar de forma mucho más fácil cuáles son las partes clave de tus proyectos, por lo que podrás planificarlas mucho mejor y realizarlas en los momentos de máxima concentración, algo que evitará que te estreses.
Hacer tareas cortas te permite hacer una sola tarea a la vez
Si te acostumbras a hacer tareas cortas, podrás escoger hacer una sola tarea a la vez, sin dejar que nada ni nadie te distraiga. Centrarte en una sola tarea te permitirá motivarte, ya que mientras estás trabajando vas viendo como cada veinte minutos o media hora acabas una tarea. Ir avanzando, aunque sea poco a poco, te permitirá saber que vas por el buen camino.
Hacer una sola tarea a la vez no solamente te permitirá concentrarte mejor, especialmente gracias a la motivación, sino que podrás incluir de forma mucho más fácil los imprevistos de tu día a día. Una vez acabas una tarea, puedes decidir seguir con tu planificación o bien, si consideras que es más importante, centrarte en algún imprevisto que hayas podido tener a lo largo de la última hora.
[bctt tweet=»La mejor arma contra el estrés es la habilidad para elegir un pensamiento sobre otro (William James)»]
Organiza el día de mañana para que no vuelva a pasarte
En muchas ocasiones, cuando tienes un día lleno de estrés, todo el día acaba siendo un desastre. Te he contado varias formas para intentar reenfocar el día y conseguir aprovecharlo al máximo, pero una de las cosas más importantes es que no te vuelva a pasar lo mismo al día siguiente.
Por lo tanto, una de las prioridades que debes tener en cuenta esos días que están llenos de estrés es organizar el día de mañana para que no vuelva a pasarte. Parar un momento, revisar todo lo que debes hacer, trocearlo en tareas pequeñas, y ser conscientes de todo lo que debes hacer mañana para avanzar en la dirección adecuada.
[bctt tweet=»Una prioridad importante los días que estás estresado es trabajar para que al día siguiente no te pase lo mismo» via=»no»]
Puedes estar seguro de que el día de mañana empezará mucho mejor, muy bien enfocado, y podrás centrarte en lo que realmente sea importante, consiguiendo tus objetivos y avanzando en tu trabajo.
La importancia de la rutina para no estresarte
Una de las cosas que más me gusta de haber establecido una rutina es tener claro qué podré hacer en cada momento. A veces las exigencias del trabajo no te permiten tener una rutina como la que te gustaría, pero aun así tener claro que cada semana tienes una reunión a cierta hora, que cada lunes a las 15h empiezas a hacer una tarea rutinaria o que cada viernes a las 12h harás la revisión semanal te permite tener una tranquilidad que de no ser así no disfrutarás.
La gracia de tener una buena rutina que se adapte a tu forma de ser es optimizar la utilización de tu tiempo en cada momento. A lo largo del día y de las semanas haces tareas muy distintas. Algunas requieren mucho tiempo, pero puedes hacerlas en momentos muertos o cuand tienes poca energía. Otras requieren ratos creativos, dónde debes estar descansads. Otras requieren poco tiempo, pero mucha concentración.
¿Tienes alguna forma mejor de evitar el estrés? Te invito a compartirla con nosotros en los comentarios.
Cuando descubres qué significa la palabra procrastinación, parece que todo lo que te había estado pasando adquiere una dimensión distinta. Descubres el motivo que te ha estado haciendo tan poco productivo: la procrastinación es uno de los mayores problemas para ser productivo, así que es imprescindible aprender a dejar de procrastinar en tu día a día. El primer paso para poder atacar un problema es saber que tienes un problema y aceptarlo. El segundo paso, entender el problema y buscar la forma de solucionarlo. En este artículo te contaré qué es la procrastinación, varios motivos que te hacen procrastinar y algunos consejos para dejar de procrastinar en tu día a día. En concreto, te resumiré un proceso de 7 pasos para dejar de procrastinar que estoy seguro que te ayudará a mejorar tu productividad.
Definición: qué es la procrastinación
La procrastinación ha sido estudiada a lo largo de los últimos 25 años por muchos filósofos, psicólogos y economistas. George Akerlof escribió en 1991 un ensayo titulado Procrastinación y obediencia donde contaba, con su propia experiencia, cómo retrasaba una tarea cada día, durante varios meses, de forma incomprensible, incluso sobrepasando los límites de la racionalidad. La procrastinación según la RAE significa:
Acción y efecto de procrastinar.
Y procrastinar según la RAE significa:
Diferir, aplazar.
Esa definición queda bastante corta para el objetivo de este artículo, así que déjame coger como definición de procrastinación la de Francisco Sáez, en su artículo Entendiendo la procrastinación de FacileThings:
Según los académicos, la procrastinación tiene lugar, no cuando decides dejar algo para mañana, sino cuando lo haces a sabiendas de que será perjudicial y va contra ti mismo. Ahí está el punto de irracionalidad. Procrastinar incide negativamente en nuestra moral, aumenta nuestro estrés y, en definitiva, no nos hace más felices.
Por lo tanto, ¿qué significa procrastinación? Entendemos procrastinación por el hecho de dejar algo para otro momento a sabiendas de que será perjudicial aplazarlo. Para mi procrastinar sería saber qué tienes que hacer, pero aun así no hacerlo. Puede ser de forma consciente (hacemos otra cosa, aun sabiendo que es más importante la primera…) o inconsciente (por ejemplo, coger lo primero de la lista, sin mirar si hay algo más importante). ¿Por qué procrastinas tu? Estoy seguro de que muchas veces procrastinas por pereza, por no tener ganas de hacer lo que realmente deberías estar haciendo… y, por lo tanto, te pones a hacer algo que sea más fácil o te apetezca más. Es normal, a mi también me pasa. ¿La mejor forma de solucionarlo? La veremos a continuación.
La planificación excesiva puede implicar procrastinación
Seguro que te gusta planificar tus proyectos. Aunque a veces nos cuesta por pereza, planificar te da una sensación de control de todo lo que tienes que hacer que te tranquiliza, que te permite vivir más tranquilo. Planificar es bueno, que quede muy claro. Sin embargo, planificar tiene un problema: es complicado tener claro cuando estás planificando demasiado o cuando estás planificando demasiado poco. Y el hecho de planificar demasiado es una de las causas más grandes de procrastinación. Tienes que tener muy claro que planificar NO es hacer. Planificar es preparar tu trabajo, de hecho, es parte de tu trabajo, pero no es hacer. Por lo tanto, planificar no te ayuda a avanzar. Planificar te ayudará a avanzar cuando te pongas a HACER, pero si no HACES, no habrás avanzado. [bctt tweet=»Planificar te ayudará a avanzar cuando te pongas a HACER, pero si no HACES, no habrás avanzado» via=»no»] En consecuencia, planificar es una fuente de procrastinación, ya que si sobreplanificas acabas dedicando demasiado tiempo a algo que no te ayuda a avanzar. ¿Significa eso que debes dejar de planificar? ¡No! Significa que debes tener muy claro cómo dejar de procrastinar debido a la sobreplanificación.
Planificación natural: dejar de procrastinar por sobreplanificación
Y para saber cómo dejar de procrastinar debido a la sobreplanificación, David Allen, autor de Organízate con Eficacia, propone la planificación natural. La planificación natural es aquella que, de forma natural, hacemos. Eso no significa que sea la que estemos acostumbrados cuando planificamos un proyecto. Déjame contarte. Tal y como cuenta José Miguel Bolívar en Optima Infinito, la planificación natural tiene cinco pasos:
Tienes el deseo de hacer algo
Imaginas los resultados
Generas ideas sobre cómo hacerlo
Clasificas las ideas
Defines la primera acción que te ayudará a convertir ese deseo en realidad
Como ves, los cinco pasos son evidentes y son los lógicos e imprescindibles cuando se te ocurre algo que quieres o debes hacer. Sin embargo, muchas veces cuando planificas un proyecto acabas intentando planificar mucho más que eso: todas las acciones, todo el proceso, etc. En ese sentido, ¿cuando debes dejar de planificar? ¿Hasta qué punto de profundidad tienes que tener definido un proyecto para poderlo llevar a cabo? David Allen lo tiene muy claro y, de verdad, funciona: planifica tanto como sea necesario para que puedas estar tranquilo, pero no más. Sigue los cinco pasos de la planificación natural, y tendrás una primera acción que te ayudará a convertir tu proyecto en una realdidad. Si, aun teniendo eso planificado, no estás tranquilo, sigue planificando: clasifica tus ideas y conviértelas en acciones, en procesos que te permitan llegar a cumplir tu objetivo. Pero no más. Si ya estás tranquilo de saber que tu proyecto está enfocado, que tienes unas siguientes acciones que tienes que hacer, deja de planificar y ponte a hacerlas. Siempre estarás a tiempo para seguir planificando más adelante: recuerda que planificar es una ayuda para hacer mejor, una ayuda indispensable, pero si no haces lo que planificas, planificar no habrá servido para nada y, evidentemente, no te ayudará a dejar de procrastinar.
Si no te gusta lo que tienes que hacer, es mucho más probable que acabes procrastinando
Si el primer punto esencial respecto a la procrastinación es el hecho de sobreplanificar, el segundo punto importantísimo también es el de disfrutar: si no te gusta lo que tienes que hacer, es mucho más probable que acabes procrastinando. Lo has vivido en primera persona, ¿verdad? Estoy seguro que, igual que me pasa a mi, cuando revisas tu lista de acciones o de tareas siempre hay algunas tareas que te llaman la atención. Te llaman la atención porque te gustan, porque tienes ganas de hacerlas. Y estoy seguro también que esas tareas acaban desapareciendo de tu lista bastante rápido, porque las haces tan rápido como te es posible. En cambio, seguro que hay otras muy distintas, aquellas que miras y no te apetece para nada hacerlas. Estas tareas siguen ahí durante días, incluso semanas, o a veces meses. Cada vez que revisas tu lista de acciones o tu lista de tareas, acabas decidiendo ponerte con otra cosa que te apetece más, pensando que ya lo harás en otro momento. [bctt tweet=»¿Tienes tareas que siguen ahí durante días, incluso semanas, o a veces meses? Deja de procrastinar» via=»no»] Por lo tanto, el primer paso ahí si quieres dejar de procrastinar es ver por qué no te gusta hacer lo que tienes que hacer. En cualquier trabajo tendrás cosas que te gustarán más o cosas que te gustarán menos, pero en general tu trabjao debería gustarte, ya que es la forma de ser más productivo y, no solamente de ser más productivo, sino de ser más feliz que, en el fondo, es la base de la productividad. Cuando te gusta lo que haces, vas a querer incluso hacer las cosas por adelantado, con tiempo suficiente para hacerlas de la mejor forma posible y lo antes posible. Y cuando las acabes sin ni siquiera acercarte a las fechas límites, la sensación de satisfacción por haber hecho lo que tenías que hacer, bien hecho y con tiempo, es realmente increíble.
Hay cosas que no debes hacer ahora, y eso no significa procrastinar
Antes de pasar al siguiente apartado, donde te contaré el proceso perfecto para dejar de procrastinar, déjame dejar una cosa clara: hay cosas que no debes hacer ahora. Sí, y eso no significa que estés procrastinando. Significa que no lo debes hacer ahora, y punto. Déjame explicarme. No siempre es un buen momento para hacer algo. A veces crees que tienes que hacer algo simplemente porque ya lo has empezado, o porque has aceptado hacerlo, o por cualquier otro motivo. Tienes que tener muy claro que esperar, dejar cosas para más adelante, no significa procrastinar. Tal y como comentábamos en el inicio de este artículo, la procrastinación tiene lugar, no cuando decides dejar algo para más adelante, sino cuando lo haces sabiendo que será perjudicial. Si dejar algo para más adelante, de forma consciente y meditada, significa algo mejor para ti (por ejemplo, poderte centrar en cosas que realmente son más importantes), no estamos hablando de procrastinación y no, no tiene nada de malo. En ese sentido, es importante que aprendas a decir no: seguro que muchas de las tareas que vas posponiendo son compromisos que has adquirido por no haber dicho que no a algo que te han pedido o que no sería necesario que tuvieras que hacer tú. Recuerda también que, aunque hayas dicho sí a alguien, siempre puedes volver a hablar con esa persona para comentarle que necesitas centrarte en otras cosas y que no podrás hacerlo.
Cómo dejar de procrastinar
Ha llegado el momento de contarte el proceso para evitar la procrastinación. En los siguientes siete pasos voy a contarte cómo dejar de procrastinar. Antes de que te emociones, déjame dejarlo claro: no es un proceso mágico, necesitas poner de tu parte, mucha práctica y, evidentemente, fuerza de voluntad. Sin embargo, sí que es verdad que tener un proceso fijo, unas ideas básicas, te permitirán saber cómo actuar ante esas tareas o proyectos que estás dejando a medias debido a tu procrastinación. [bctt tweet=»Para hacer lo que nunca has hecho debes pensar en maneras que nunca has pensado (Rick Warren)»] Aquí tienes el proceso explicado de forma extensa, con ejemplos y la base teórica.
Primer paso: reconocer que estás procrastinando
El primer paso para resolver cualquier problema siempre es el mismo: reconocerlo. El problema es que no siempre es fácil reconocer que estás procrastinando, déjame contarte por qué. Cuando estás procrastinando, a menudo estás haciendo otras cosas que quizá no son las más importantes en ese momento. Pero el hecho de que estés haciendo cosas, de que estés trabajando, muchas veces te impide darte cuenta de que deberías estar haciendo otra cosa más importante. En ese sentido, muchas veces te justificas a ti mismo que tienes que hacer lo que estás haciendo por cualquier motivo insignificante. Si te crees esa justificación, que en el fondo sabes que no es verdad, te costará reconocer que estás procrastinando. Para ser consciente de que estás procrastinando es importante que sepas preguntarte en cualquier momento si lo que estás haciendo en ese momento es lo mejor que podrías estar haciendo. Sé sincero contigo mismo, porque engañarte no te ayudará a solucionar el problema.
Segundo paso: Identifica por qué estás procrastinando
Una vez te has dado cuenta de que estás procrastinando, el siguiente paso es identificar por qué lo estás haciendo. Ha llegado el momento de responder a la pregunta ¿qué es lo que te impide realizar esta tarea? Si darte cuenta ya es complicado, imagina lo complicado que puede llegar a ser identificar el motivo. Ahí poco puedo ayudarte, porque dependerá totalmente de la tarea, de tus circunstancias personales, etc. En cualquier caso, tienes que analizar donde está la dificultad y cómo puedes solucionarla. ¡Ya te dije que no sería mágico! Para darte un empujón, déjame contarte algunos de los motivos más habituales por los que puedes estar procrastinando una tarea o un proyecto:
Porque no te gusta: si la tarea no te gusta o es aburrida, es probable que la estés procrastinando. Decide si realmente tienes que hacerla y, si es así, busca la forma de hacerla más divertida o entretenida.
Por indefinición, porque no tienes claro qué es lo que tienes que hacer o no tienes claro cuál es la mejor forma de hacerlo. A menudo la tarea o el proyecto no está bien definido y, por lo tanto, no sabes por dónde empezar.
Por ser demasiado perfeccionista, porque quieres mejorar las cosas hasta un nivel en el que ya no es productivo seguir adelante. Ponte límites.
Por miedo al fracaso, porque crees que no vas a ser capaz de hacerlo. Reflexiona los motivos y define el problema y, si es necesario, fórmate para convencerte de que eres capaz de hacerlo.
No hay ninguna solución mágica a este paso, pero estoy seguro que si reflexionas sobre la tarea que estás procratinando tu mismo serás capaz de ver cuál es el principal problema que te está impidiendo sacar adelante esa tarea y dejar de procrastinar.
Tercer paso: ¿Qué beneficios tendrás cuando hayas realizado la tarea?
Para evitar la procrastinación es importante tener claro para qué queremos hacer una tarea o llevar a cabo un proyecto. Por lo tanto, el tercer paso implica ser conscientes de los beneficios que traerá hacer esa tarea en concreto. Si es necesario para que lo tengas más claro, haz un listado de todos los beneficios y resultados que acabarás consiguiendo con la tarea, cómo te acercará en tus objetivos personales o cómo te ayudará a realizar otras tareas que también tienes que hacer. Una vez sabes los resultados que alcanzarás con esa tarea, o cómo esa tarea te ayudará a acercarte a los resultados de un proyecto, motívate visualizándote con la tarea realizada. Verás como teniendo claros los objetivos y los resultados eres capaz de sentir esa satisfacción en primera persona: eso te ayudará a realizar la tarea.
Cuarto paso: Divide el trabajo en pequeñas tareas lo más concretas posible
Ya tienes claro que es muy importante que hagas esa tarea, ¡perfecto! Ahora llega el momento de dividirla. Un procentaje muy alto de las veces en las que estás procrastinando una tarea es que realmente no es una acción indivisible, sino que es una tarea demasiado grande para atacarla adecuadamente. Cualquier tarea que te traiga más de un par de horas te saturará: no sabrás exactamente cuanto tiempo tardarás, si tendrás tiempo de hacerla, si merecerá la pena, si tienes todo lo que necesitas para hacerla… y no podrás dejar de procrastinar. En ese sentido, coge el trabajo que tengas que hacer y divídelo en tareas lo más pequeñas posible. Idealmente, cualquier tarea que tengas que hacer debería traer menos de media hora. Si puedes dividirlo en tareas que puedas hacer en menos de diez minutos, mejor que mejor. De esta forma, cuando divides tu trabajo en muchas pequeñas tareas, parece más sencillo de hacer. De hecho, es más sencillo de hacer, ya que puedes ir haciendo las tareas poco a poco y no tienes que hacerlo todo a la vez.
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Quinto paso: Toma decisiones para dejar de procrastinar
Este quinto paso está muy relacionado con el anterior, ya que a veces para dividir tu trabajo tendrás que tomar algunas decisiones. En muchas ocasiones, cuando no haces una tarea es debido a que hay alguna decisión implícita que tienes que tomar y no eres conscientes de ello. Para cada una de las minitareas que tienes ahora, tras el paso anterior, dedica unos minutos a pensar si hay algo que tengas que decidir. ¿Qué significa realmente esa tarea? ¿Qué tienes que decidir para poder empezar? ¿Tienes todo lo necesario para, ahora mismo, empezar a hacer esa tarea? Si tienes claro qué es cada tarea y tienes todo lo necesario para empezar, ¿por qué no empiezas? ¡Ha llegado el momento de dejar de procrastinar!
Sexto paso: Da un pequeño primer paso, el primer paso para dejar de procrastinar
Pues sí, toca dejar de procrastinar y ponerse a hacer. Muchas veces el problema de la procrastinación es la gran cantidad de trabajo que tienes por delante. Ves una tarea, quizá no muy bien definida, que sabes que te traerá mucho tiempo, y te cuesta mucho empezar. Hasta este punto del proceso has solucionado la primera parte: has definido bien las tareas, que has reducido en tareas lo más pequeñas posibles para que no te traigan mucho tiempo. Ahora toca solucionar la segunda parte del problema: empezar. Dedica cinco o diez minutos a empezar esa tarea. Descubre exactamente de qué se trata, qué es, qué puedes hacer para avanzar un poco. Verás que, si trabajas un poquito en esa tarea, es más probable que la acabes realizando entera. Y, si no la sigues haciendo ahora, si no eres capaz de acabarla, estarás un primer paso más cerca de llegar a tu objetivo. No te preocupes por no acabarla ahora. Déjala en la lista y, la siguiente vez que te pongas a trabajar, vuelve a ponerte cinco o diez minutos de nuevo. Si lo vas haciendo así, si buscas aprovechar esos cinco o diez minutos, al final verás como pasito a pasito has desatascado la tarea y que ya no te cuesta hacerla.
Séptimo paso: date premios y permítete descansar, te ayudará a dejar de procrastinar
El séptimo paso es premiarte: buscar la forma de darte un premio cuando has conseguido acabar una tarea que no tenías ganas de hacer o que no te gustaba es lo mejor para motivarte y acabarla. Cualquier cosa que para ti suponga una motivación extra te ayudará a centrarte más en la tarea que estás haciendo con el objetivo de conseguir el premio que te está esperando. El mejor premio de todos, sin embargo, es intrínseco a la procrastinación: superar la procrastinación con una tarea te ayudará a superarla con muchas más tareas. El primer paso, la primera tarea, es la que cuesta: a partir de ahí todo será más fácil. ¿Conclusión? Empieza cuanto antes a dejar la procrastinación, todo será una rueda que te ayudará a dejar de procrastinar en el resto de tareas de tu vida. Olvídate del «Mañana a primera hora lo hago«. Si es algo importante, ¿qué te aporta esperar a mañana a primera hora?Deja de planificar, empieza a hacer: evita las distracciones y las interrupciones y ponte a trabajar en lo que deberías estar haciendo. Y recuerda… [bctt tweet=»Dentro de 20 años no te arrepentirás de lo que hiciste, sino de lo que no te atreviste a hacer (Mark Twain)» via=»no»]
Dos recomendaciones finales
Si has seguido el proceso anterior, estoy seguro que habrás conseguido dejar la procrastinación atrás. Ten muy en cuenta lo que te he dicho: superar la procrastinación con una tarea te ayudará a superarla con muchas más, así que todo es una rueda que te ayudará a ir a mejor. Déjame acabar este artículo con dos recomendaciones: por un lado, planifica tus descansos para no coger «cinco minutos aquí» y «cinco minutos ahí». Sabes que no serán cinco minutos, así que es mucho mejor planificarlos. Por ejemplo, en mi caso uso la aplicación Workrave para trabajar durante una hora u hora y media y luego descansar diez minutos. Es muy flexible porque puedes aplazar los descansos si te interesa acabar algo, pero pasados unos minutos te lo volverá a recordar: es importante tomar descansos de vez en cuando para mejorar tu concentración. Por otro lado, segunda recomendación: si no tienes un sistema de productividad, empieza a valorar la posibilidad de implementar uno. Getting Things Done, por ejemplo, es ideal para organizar tu vida. Con un sistema donde tengas todas tus tareas apuntadas como acciones indivisibles, lo más cortas posibles, será más fácil que tengas claro qué tienes que hacer y por qué no debes aplazarlo. [bctt tweet=»Tener un sistema como GTD es la mejor forma de dejar de procrastinar»] Para acabar, te invito a descargar la guía resumida que te he preparado con los 7 pasos para dejar de procrastinar. Son los 7 pasos anteriores, resumidos en una lista con los pequeños trucos de cada fase, de forma que puedas revisar la lista siempre que lo necesites. ¡Estoy seguro que te ayudará!
Desde incluso antes de acabar la universidad he trabajado desde casa, y es una de las mejores cosas que me ha pasado en mi vida. La libertad y la flexibilidad que me da el hecho de trabajar desde casa, poder trabajar sin horarios concretos y sin compromisos especiales me permite vivir la vida como realmente me gusta. Eso no significa trabajar menos, pero sí significa poder adaptar tu trabajo dentro de tu vida, y no al revés. Lo primero es vivir y disfrutar de la vida, y dentro de eso encaja perfectamente el trabajar, porque disfrutar trabajando es parte de disfrutar de la vida. Déjame contarte mi experiencia trabajando desde casa. [bctt tweet=»Lo primero es vivir y disfrutar de la vida, y dentro de eso encaja perfectamente el trabajar»]
Trabajar desde casa fue algo natural
Mi primer trabajo desde casa fue como blogger en AppleWeblog, un antiguo blog de Hipertextual, la que fue una de las redes de blogs más importantes de habla hispana. De hecho, si quitas un par de veranos, fue mi primer trabajo: siempre he trabajado desde casa, y me encanta que sea así. A partir de ahí empecé a colaborar en Difoosion, la que se acabó convirtiendo en mi primera empresa. Inicialmente era más hobby que trabajo, pero quise llegar a convertir mi hobby en una forma de vida. Y lo conseguí. Y Difoosion acabó siendo mi primer trabajo a media jornada mientras estudiaba. Y mi primer trabajo a jornada completa, cuando acabé de estudiar. Y una parte importante de mi trabajo, cuando me hice autónomo. Trabajar desde casa fue algo natural tras tanto tiempo como blogger, y ha acabado siendo una de las mejores cosas que me ha pasado en mi vida. Déjame contarte un poco más.
Las ventajas de trabajar desde casa
Trabajar desde casa tiene muchas cosas buenas. Lo mejor de trabajar desde casa es la flexibilidad. Me refiero a trabajar desde casa sin horarios impuestos por clientes o empresas: no le veo ningún sentido a que alguien te imponga unos horarios cuando trabajas desde casa. Evidentemente puedes tener reuniones que tienen día y hora concreto, pero serán las mínimas cosas que tendrás en tu día. Trabajar desde casa te permite decidir cuando y cómo quieres disfrutar de tu vida, y encajar tu trabajo dentro de ese horario. No es el trabajo el que marca el ritmo de tu vida, sino que tu vida marca el ritmo de tu trabajo. [bctt tweet=»Trabajar desde casa te permite decidir cuando y cómo quieres disfrutar de tu vida»] En ese mismo sentido, eso incluye una libertad que te permite decidir si quieres irte a la cama temprano, o ese día te quedas hasta tarde porque estás aprovechando y disfrutando de tu trabajo. O te permite decidir si ese día te quedas durmiendo hasta tarde, porque prefieres descansar y empezar la semana a tope.
Es importante tener claro que eso no significa trabajar menos: tienes que trabajar mucho, pero el hecho de poder adaptar tu trabajo a tu forma de vivir, y no al revés, es un gran punto positivo. Por otra parte, trabajar desde casa te permite ahorrar mucho tiempo y dinero en desplazamientos, algo que a veces no valoramos lo suficiente. De esta forma, ahorrar es mucho más fácil (si tienes el hábito de ahorrar, claro). Veinte minutos de ida al trabajo y veinte minutos de vuelta son ni más ni menos que quince horas al mes dedicadas a transporte. Y eso que «solamente estoy a 20 minutos del trabajo»…
Las desventajas de trabajar desde casa
Trabajar desde casa tiene sus desventajas… supongo que sí. Organizarse cuando trabajas desde casa acostumbra a ser bastante más complicado, ya que tienes muchas más opciones donde elegir. Mientras haces el informe X para el cliente, también puedes ir a poner la lavadora o puedes ir al super a comprar las cuatro cosas que te faltan para la comida. Cuando trabajas desde casa, para el resto de personas puede parecer que trabajes menos. O que, como puedes trabajar en cualquier momento, pueden pedirte favores de ir a un sitio o hacer algo. La flexibilidad que para mi es una ventaja increíble, a veces puede incluso convertirse en una desventaja si no tomas las riendas de tu vida de la forma adecuada. [bctt tweet=»Cuando el trabajo es un placer, la vida es bella. Pero cuando nos es impuesto, la vida es una esclavitud. Máximo Gorki» via=»no»] Sin embargo, las ventajas de trabajar desde casa son mucho más importantes que las desventajas: trabajar desde casa es una experiencia que no dejaría escapar para nada.
Hábitos esenciales al trabajar desde casa
Una de las cosas más importantes que aprendes cuando trabajas desde casa es a implementar buenos hábitos, ya que, si no es así, podemos acabar haciendo cosas que no deberíamos estar haciendo en ese momento. Trabajando desde casa es esencial cumplir con tres hábitos esenciales. En primer lugar, fijarse objetivos, y, por lo tanto trabajar en tu día a día para cumplirlos, saber comprobar que lo que estás haciendo te está acercando a tus objetivos. En segundo lugar, tener una rutina establecida: una rutina para empezar bien el día, una rutina para acabar bien el día, un horario para cumplir. Tener una buena rutina bien establecida es ideal para ser productivo. Quizá pensarás que eso entra en contradicción con la flexibilidad que comentaba antes: nada más lejos de la realidad. Es muy bueno tener una rutina establecida, pero la gracia de trabajar desde casa es que esa rutina la escojes tu y que puedes romperla siempre que lo desees. En tercer lugar, el hábito de salir de casa. Quizá es el hábito que más me cuesta, porque soy una persona muy hogareña, me encanta estar en casa. Aún así, salir de casa cada día, ni que sea poco rato, es importante para ver el mundo desde otra perspectiva. Salir de casa incluye hacer un poco de deporte, aunque sea andar media horita o pasear por la ciudad, o a poder ser algo un poco más intenso. Si quieres profundizar en el tema de hábitos, puedes leer mi artículo en el blog de David Torné sobre Hábitos esenciales al trabajar desde casa o el segundo artículo que he publicado en su blog, La importancia de no separar las tareas personales y las profesionales.
No para todo el mundo es bueno trabajar desde casa
Trabajar desde casa es cuestión de hábitos, así que si te cuesta seguir unos hábitos, seguramente no es lo mejor para ti. Yo disfruto muchísimo de la libertad que me da trabajar desde casa, pero para otras personas esa misma libertad puede ser un problema según su forma de organizarse. Si eres una persona que prefiere ser guiada, que prefiere que haya alguien que supervise su trabajo o que le marque la dirección en la que debe enfocarse, trabajar desde casa no es la mejor opción. ¿Has tenido experiencia trabajando desde casa?Coméntanosla en el apartado de comentarios.
Todo depende del trabajo que quieras hacer
Muchas veces he pensado que quizá me gustaría trabajar de otra cosa. Me encanta el mundo de la televisión, especialmente los directos. Sin embargo, es un tipo de trabajo que no te permite tener la flexibilidad que tengo actualmente, por lo que, como mínimo por ahora, lo descarto. Todo depende del trabajo que quieras hacer: si tu objetivo es trabajar desde casa, tienes que tener en cuenta qué tipos de trabajo te permitirán trabajar de forma remota y empezar a especializarte en esos trabajos. Trabajar desde casa implica dejar de lado ciertos tipos de trabajo, pero si lo tienes claro, eso no debería ser un problema.
En conclusión, trabajar desde casa, con una rutina pero con mucha flexibilidad, es una de las mejores cosas que me ha pasado en mi vida. Si tienes la oportunidad de trabajar desde casa, te invito a pasar por esta experiencia. Si ya trabajas o has trabajado desde casa, ¿nos cuentas tu experiencia en los comentarios?
«La máxima productividad consiste en hacer que algo ocurra, con el menor esfuerzo posible«. Así empieza David Allen su libro Sé más eficaz, destacando el hecho de que ser productivo no es para nada trabajar más, es trabajar mejor para poder trabajar menos tiempo.
