Qué hacer cuando detectas que lo que hay en tu bandeja de entrada es un proyecto

Esta tarde he recibido un mensaje por Twitter de un lector que me preguntaba:

Hola llevo bastante leyendo tu blog y me ha ayudado montones, pero tengo una duda. ¿Cuando te llega un proyecto de tu bandeja de entrada lo planificas inmediatamente, o que haces con eso?

Fabian Baracaldo

Iba a responderle directamente por ahí, pero he pensado que podía ser de interés para todos y que podía ser un buen resumen de los distintos pasos de GTD. La idea de este artículo es dar respuesta a la pregunta de Fabian para que tu también puedas tener claro el proceso exacto de los cinco pasos de GTD cuando aparecen proyectos de por medio. Vamos a ello.

Según GTD, cualquier cosa que te llegue tiene que ir a la bandeja de entrada de tu sistema (primer paso, recopilar o capturar).
Varias veces al día tienes que procesar (segundo paso) tu bandeja de entrada, y para cada elemento, lo organizas según corresponda (tercer paso).
Es en el segundo paso, en el de procesar, cuando puedes darte cuenta de que algo que tienes en tu bandeja de entrada es un proyecto. Procesar significa aclarar qué es lo que hay en la bandeja de entrada, así que es ahí donde detectamos que estamos tratando con un proyecto, es decir, que requiere de dos o más acciones. Es importante que aprendas a distinguir proyectos de acciones si quieres ser más productivo.
En el momento que detectas que estás tratando con un proyecto, cuando llegas al tercer paso, organizar, añades el proyecto a tu lista de proyectos y añades una primera acción a tu lista de acciones siguientes.
En un 99% de los proyectos, la planificación que necesitas es esta, no necesitas más. Piensa que una cantidad muy grande de proyectos tienen tres o cuatro acciones como mucho, por lo que planificar más esos proyectos no tiene mucho sentido.
Si, por el motivo que sea, con eso no tienes suficiente, tendrás que realizar una planificación natural más consciente. En ese caso, haces lo mismo, pero la primera acción es «Realizar la planificación natural del proyecto X«.
En otro momento ya dedicarás tiempo a planificar ese proyecto siguiendo el método de planificación natural.
Sobre la planificación natural todavía no tengo ningún artículo escrito en Organización Personal, pero la guía GTD Básico: Planificación Natural de FacileThings es perfecta para tener una idea clara del concepto (aunque me gustaría matizar: no deben definirse prioridades, las prioridades no se definen ni se gestionan, se tienen).
Una vez hayas realizado el proceso de planificación natural, tendrás una siguiente acción vinculada a tu proyecto. Cuando realices el quinto paso, hacer, y hagas esa acción, lo capturarás en tu sistema de tal forma que luego puedas procesarlo y añadir la siguiente acción vinculada a dicho proyecto a tu lista de acciones siguiente. Y así sucesivamente.
De forma semanal debes realizar tu revisión semanal, y en esa evaluación revisarás tu lista de proyectos, uno a uno. Pueden pasar dos cosas: o bien has conseguido el resultado que esperabas con tu proyecto, por lo que quitarás tu proyecto de la lista (¡buen trabajo!), o bien todavía faltan cosas por hacer, y te asegurarás de que en tu lista de acciones siguientes hay la siguiente acción inmediata que puedes hacer para seguir avanzando.
¿Tienes alguna duda sobre el proceso? Puedes usar el apartado de comentarios, estaré encantado de responderte y comentarlo contigo ahí. Y si tienes alguna duda sobre otros temas, puedes ponerte en contacto conmigo por correo o por Twitter.