Una vez más se acaba el mes, el primer mes del año, y toca recopilación de artículos sobre productividad. Estoy inmerso de lleno en un nuevo proyecto que presentaré en febrero y en esta ocasión la recopilación me ha servido muchísimo para leer algunos artículos que me habían quedado pendientes y que eran realmente interesantes.
Te dejo con los 5 mejores artículos de productividad y efectividad personal publicados en el mes de enero:
Jerónimo Sánchez en Consultorio GTD: Tareas repetitivas: no todo lo que está ligado a una fecha debe estar en el calendario, es algo que tienes que tener muy claro. Es necesario agrupar los recordatorios de las cosas que tenemos que hacer según su naturaleza, y Jerónimo en este artículo te cuenta dos ejemplos muy claros de cómo organizar tus tareas repetitivas.
David Torné en Cómo acabar con las preocupaciones innecesarias: un sistema de efectividad personal, los hábitos y la atención plena te pueden ayudar a disminuir significativamente tus preocupaciones. David Torné en su artículo te cuenta algunas recomendaciones que puedes ir aplicando progresivamente en tu vida para reducir las preocupaciones de tu día a día y vivir una vida más feliz.
David Sánchez en Muchas urgencias son neglicencias: hay personas que viven permanentemente en las urgencias, algunas incluso han llegado a creer que debe ser así y que es imposible hacer nada por evitarlo. Pero no, la realidad no es esa: David Sánchez te cuenta en este artículo por qué muchas de tus urgencias son realmente neglicencias.
Jordi Fortuny en Un monstruo viene a verte: los proyectos ambiguos: hay algunos proyectos definidos, donde el objetivo es claro, pero hay otros que son muy ambiguos. Tal y como comenta Jordi Fortuny, es importante saber detectarlos para definirlos de la forma adecuada y que dejen de ser ambiguos.
Antonio Herrero en Sal de tu maldita zona de confort, en Inteligencia Viajera: las cosas más increíbles de la vida ocurren cuando haces cosas, cuando estás activo. Antonio Herrero en este artículo de invitado en Inteligencia Viajera hace una reflexión sobre la importancia de salir de tu zona de confort y plantearte algunas cosas que habitualmente das por supuesto.
Como siempre, recuerda: mucho mejor leer uno y aplicar sus consejos a tu vida que leer los cinco y no quedarte con nada. Lo importante es pasar a la acción, ser consciente de donde fallamos y mejorarlo, no leer y leer y leer y leer. ¿Has leído algún otro artículo interesante este mes? ¡Te espero en el apartado de comentarios!
Como ya sabes, cada mes se publican decenas de artículos sobre productividad y efectividad personal. Somos muchos los que publicamos en español sobre este tema que nos apasiona y, evidentemente, leerlo todo es imposible. Es por este motivo que empecé con esta recopilación: los mejores artículos de productividad y efectividad personal publicados cada mes.
Además, tras varias ediciones de esta recopilación e intentando bajar cada mes la cantidad de artículos, por fin he conseguido reducir a los 5 mejores artículos de productividad y efectividad personal publicados en diciembre 2016. ¡Así lo tendrás más fácil para escoger cuáles quieres leer!
Te dejo con los 5 mejores artículos de productividad y efectividad personal publicados en diciembre:
Isa Sánchez en Por qué no sirve de nada hacerse propósitos de año nuevo, en MásyMejor: no pretendas obtener resultados distintos si sigues haciendo lo mismo. Si cada año te has hecho propósitos de año nuevo y no consigues ni una cuarta parte, por algo será. Olvídate de los propósitos de año nuevo y céntrate en avanzar hacía tus objetivos día a día, durante todo el año.
Francisco Sáez en Comprométete a tomar decisiones, en FacileThings: siguiendo con los propósitos, cuando no te comprometes con las decisiones que tomas, tal y como comenta Francisco, todo queda en buenas intenciones, vagos deseos, o sueños difusos que vuelven a tu cabeza una y otra vez produciendo ansiedad y estrés, y haciéndote sentir mal por no cumplir tus decisiones. Comprométete de una vez por todas con tus decisiones.
Berto Pena en 4 acciones para no perderte cuando tienes mucho que hacer, en thinkwasabi: ¿Cómo no descuidar lo importante? ¿Cómo centrarte en lo que deberías hacer cuando no paran de llegar cosas?. Preguntas habituales cualquier día del año y que no siempre sabes muy bien cómo responder y cómo actuar en consecuencia. Berto en su artículo te cuenta 4 consejos para solucionar estas situaciones y seguir adelante sin estresarte.
Daniel Grífol en 8 cosas que haces mal antes de ir a trabajar, en DanielGrifol.es: 7 consejos muy fáciles (y uno un poco más complicado…) para empezar mucho mejor tus días. Sigue las recomendaciones de Daniel en este artículo si quieres que tus días sean mucho más productivos y si quieres disfrutar mucho más de tu día a día.
Matías Salom en El síndrome de la «parálisis por análisis», en Superhábitos: parálisis por exceso de análisis, tan típico en todos nosotros. Matías en este artículos te cuenta su experiencia personal y, además, te da 5 recomendaciones prácticas para evitar esta parálisis de la mejor forma posible.
Como siempre, tienes los comentarios a tu disposición para compartir artículos que hayas leído este mes y que quieras compartir con nosotros. ¡También puedes compartir algún artículo que hayas escrito tú!
Sí, lo sé, voy un poco tarde, pero ha sido un inicio de mes de locos… Y lo que queda de mes todavía lo será más. Cambios en mi vida, ¡me estoy a punto de cambiar de piso!. Pero no quería dejar de lado esta serie de artículos que publico cada mes con los mejores artículos sobre productividad personal.
Así que vamos a ello con la recopilación de los 7 mejores artículos publicados por amigos y compañeros productivos para que mejores tu organización personal y la forma de trabajar (¡y de vivir!) en tu día a día. Si echas en falta algún artículo, publicado por ti o por otra persona, no dudes en escribir en el apartado de comentarios.
Recuerda que lo importante no es leerlos todos, sino que lo que aprendas leyendo, por poco que sea, lo apliques en tu día a día. Así que si solamente tienes tiempo de leer dos o tres artículos, empieza por el primero y asegúrate de pasar a la acción.
Jordi Fortuny en ¿Y yo, qué puedo hacer? Nada mejor para pasar a la acción que plantearte esta pregunta. Si ante cualquier circunstancia de la vida te planteas, ¿Y yo, qué puedo hacer?, verás como tu vida da un giro extraordinario. Lo importante no es lo que pasa (o lo que no pasa) ni qué hacen otras personas, sino como enfocas tú tu propia vida. Tu perspectiva determinará como disfrutas de tu día a día.
Rubén Alzola en Simplifica, simplifica y, luego, simplifica. Para disfrutar de tu día a día lo primero que puedes (y debes) hacer es simplificar tu vida. Conocer lo esencial y empezar a decir que no para reducir tus compromisos es la única forma para que consigas ser más productivo. Busca la forma de centrarte en lo que aporta más valor librándote de las cosas que no son importantes. Recuerda: no se trata de trabajar más, se trata de trabajar mejor.
Berto Pena en 7 errores que tal vez cometes hoy y que te complican mañana. Para trabajar mejor necesitas hacer (y dejar de hacer) algunas cosas que seguro que te complican tu día a día. La productividad son pequeños hábitos y pequeños pasos que te ayudan a poder hacer todo lo que tienes que hacer de la mejor forma posible, y Berto es uno de los grandes expertos que te ayuda con cada uno de sus artículos.
Franck Scipion en Cómo tomar decisiones: 6 consejos para pasar a la acción y tomar las riendas de tu proyecto y de tu vida. Uno de los errores que no debes cometer es no tomar las decisiones adecuadas. Tomar decisiones te ayuda a pasar a la acción, así que es importante aprender a tomarlas de la forma adecuada para tomar las riendas de tu vida. Franck es uno de los grandes referentes en el mundo del blogging de habla hispana, y para llegar ahí ha tenido que tomar muchas decisiones.
Jerónimo Sánchez en Acaba con los «ladrones de tiempo» para siempre. Una vez tienes clara que la productividad es cuestión de hábitos, pequeños pasos y tomar muchas decisiones, los ladrones de tiempo no tienen ningún sentido. Tal y como dice Jerónimo, las palabras que usas condicionan tus pensamientos y tus actos, así que es imporatnte tener claro que no existen los «ladrones de tiempo», solo formas más o menos efectivas de relacionarte con las interrupciones. ¿Quieres seguir leyendo sobre ladrones de tiempo? También te puede interesar este artículo de David Sánchez sobre Ladrones de tiempo: eludiendo responsabilidad.
Francisco Sáez en Descansar adecuadamente, clave para tu productividad. Y si todo lo que estamos comentando es importante para mejorar tu productividad, descansar adecuadamente es totalmente imprescindible. Para tomar las decisiones correctas en cada momento y ejecutarlas de forma eficiente, no puedes descuidar este factor extremadamente importante. Tal y como comenta Francisco, hay que estar fresco y con ganas de trabajar cada mañana, y cansado y satisfecho cada noche.
David Sánchez en Recopila para descansar mejor. Ya que estamos hablando de descansar, hay algo que puede ayudarte muchísimo a conseguirlo: recopilar, recopilar y recopilar. Pon todos tus asuntos en un sitio externo a tu mente para que tu mente no se vea obligada a recordártelos en los momentos menos oportunos. La mente no está preparada para almacenar toda esta información, almacena toda tu vida en tu sistema de productividad y deja que la mente se encargue de las tareas más creativas.
Espero que estos artículos, leas los que leas, te ayuden a tomar una pequeña decisión hoy que te sirva para mejorar tu vida. Si con este artículo consigo que aprendas algo, por pequeño que sea, y lo apliques en tu vida, yo ya estoy satisfecho.
Puedes aprovechar para comentar más abajo qué has aprendido y cómo lo has aplicado en tu vida. No solamente ayudarás a los demás con tu ejemplo, sino que te estarás ayudando a ti mismo para ser más consciente de lo que has aprendido.
Cómo usar la agenda o calendario de la forma adecuada en GTD: cuántas cosas se han escrito ya, ¡pero aún hay gente usándola mal! Es por este motivo que a continuación voy a contarte qué es la Agenda en GTD y cómo organizarla de la forma adecuada para ser más productivo.
Qué es la Agenda o Calendario tradicional
Antes de seguir adelante, y para que veas claras las diferencias, quiero contarte qué significa en un enfoque tradicional la Agenda o el Calendario.
Según la RAE, Agenda es un libro, cuaderno o dispositivo electrónico en que se apunta, para no olvidarlo, aquello que se ha de hacer.
En esa misma dirección, Calendario es el sistema de representación del paso de los días, agrupados en unidades superiores, como semanas, meses, años, etc. y la distribución de determinadas actividades en distintas fechas a lo largo de un año.
Si seguimos estas definiciones de Agenda y Calendario, hay algo que queda claro: la Agenda debe contener aquello que tienes que hacer ordenado por días, semanas, meses o años.
Pero… ¿es la mejor forma de organizar tu forma de trabajar? Como verás más adelante, GTD propone otra forma de entender la Agenda que te permitirá optimizar tu flujo de trabajo y aprovechar tu tiempo al máximo.
Pero antes, quiero enseñarte por qué el enfoque tradicional de la Agenda no es adecuado. Y, si te paras a pensar, seguro que tú mismo ya lo habrás sufrido en tu propia piel y sabrás exactamente por qué usar este enfoque de la Agenda no es para nada productivo.
Por qué no debes llenar tu Agenda de cosas
En muchas ocasiones, las personas que usan Agenda están acostumbrados a llenar todo lo posible su Agenda para aprovechar el tiempo al máximo.
Sin embargo, esto tiene un problema: en tu Agenda acaba todo tipo de trabajo, de acciones, de tareas o cosas que tienes que hacer. Se entremezclan algunas cosas urgente scon cosas que deberías hacer, pero que no tienen prisa, o cosas importantes y otras de no tan importantes.
¿Conclusión? Planificas mucho, demasiado, y luego, como no tiene mucho sentido todo lo que hay en tu Agenda, acabas pasando de ella y no usándola como deberías.
Y además, metes tantísimas cosas en tu Agenda que necesitas moverlo casi todo a otro día, porque no haces ni una décima parte de lo que habías planificado hacer.
Y eso, evidentemente, te provoca sensación de frustración. ¿Verdad que a ti también te pasa?
Calendario o Agenda en GTD
¿Qué es la Agenda según GTD?
Tal y como comenta Francisco Sáez de FacileThings, en GTD la Agenda o Calendario se utiliza de manera muy diferente al resto de sistemas de gestión del tiempo tradicionales.
Si quieres usar bien la Agenda según GTD, solamente debes añadir compromisos concretos que, de forma obligada, tengas que hacer ese día y a esa hora.
Ejemplo clarísimo: las reuniones. No tiene ningún sentido que asistas a una reunión el día antes al que se ha convocado, ¿verdad? Eso va a la Agenda, sin duda.
Otro ejemplo: una actividad deportiva en equipo. No vas a ir a jugar a baloncesto dos horas antes que tus compañeros, ¿verdad? Perfecto, esto también va a la Agenda.
Son claros ejemplos de las cosas que debes poner en tu Agenda o Calendario: compromisos que tengan día y hora concretos.
Pero nunca debes poner ahí cosas que tengas que hacer «cuanto antes», eso va en tu lista de Acciones Siguientes, o cosas que debas hacer a partir de una fecha, eso va en tu Archivo de Seguimiento.
La agenda en GTD debe contener únicamente tareas que te has comprometido a hacer, y que debes hacer sí o sí ese día y hora concretos.
Y es que en el momento que empiezas a poner en la agenda cosas que te gustaría hacer, tu agenda acaba teniendo un conjunto de cosas que no tienen sentido, y tarde o temprano acabarás perdiendo el control.
Si realmente quieres aprovechar tu agenda, añade solamente cosas que realmente vayas a hacer, que tengas que hacer sí o sí en ese momento.
Cuando debes revisar tu agenda
Según GTD, tu Agenda debes revisarla en tus múltiples revisiones diarias. Cada vez que tengas tiempo disponible, lo primero que tienes que hacer es mirar tu agenda para saber si tienes algún compromiso a alguna hora concreta.
Luego, si no tienes ningún compromiso cerca, te vas a tu lista de Acciones Siguientes y empiezas a trabajar en lo más importante que puedas hacer en ese momento, pero nunca antes de mirar tu Agenda.
Por qué es tan importante este cambio de enfoque
Algunas personas están acostumbradas a ponerlo todo en la agenda. De hecho, algunos de ellos son grandes emprendedores de éxito como Ramit Sethi, quién afirma que «si no está en mi calendario, no existe«.
Sin embargo, eso funciona para personas muy concretas, personas que saben estimar muy, muy bien el tiempo que necesitan para hacer las cosas y tienen claro que van a poder hacerlo en ese momento.
Para el resto de los mortales, ese sistema no funciona por un motivo: dedicas tiempo a planificar, ponerlo todo en el calendario, y luego llega el momento en el que tienes que hacerlo, no llegas a hacer todo lo que querías, y tienes que volver a planificar. Tienes que moverlo a otro día, y cuando llegue ese momento, te vuelve a pasar.
Al final acabas pasando más tiempo planificando y reorganizando que haciendo, y es por este motivo que usar de esta forma la Agenda no es la mejor opción.
Cambiar de enfoque y empezar a usar tu calendario solamente con las cosas imprescindibles, que si o sí tienes que tener ahí, te ayudará a aprovecharlo mucho mejor.
Cuanto menos cosas en la agenda, más productivo serás
La agenda es una herarmienta imprescindible para ser productivo. Sin embargo, cuanto menos cosas tengas en la agenda, más productivo serás.
Estoy seguro que tu flujo de trabajo ideal es ponerte a trabajar en las cosas que tienes que hacer, sin ni siquiera mirar el reloj. Ir haciendo poco a poco, una a una, e ir avanzando.
En el momento que tienes muchas cosas en la agenda, esto ya no es así. Tienes que estar pendiente de cuanto rato falta para tu próximo compromiso, qué tiempo tienes disponible, y si realmente vas a poder acabar esa tarea que estás haciendo.
Es por este motivo que, cuantas menos cosas tengas en la agenda, mucho mejor. Solamente tienes que tener esos compromisos con día y hora que no puedes saltarte. El resto de compromisos, anótalos en tus listas.
Si estás interesado en el mundo de la productividad personal, seguro que ya sabes que cada mes se publican muchos, muchísimos artículos sobre la temática. Por segundo mes consecutivo, igual que en la recopilación de septiembre 2016, quiero recopilar los mejores artículos publicados a lo largo de octubre para que aprendas lo mejor de lo mejor.
Te invito a empezar a leer por el primer artículo, uno a uno, y a sacar conclusiones que puedas aplicar en tu vida. Recuerda que lo importante no es leer mucho, sino aplicar lo que aprendes en todo lo que estás leyendo, así que será mucho mejor que leas solamente uno y apliques algo que no que lo leas todo y no pases a la acción.
Francisco Alcaide en Ganar control es la clave de la felicidad, y es que la productividad es una de las herramientas imprescindibles para ser feliz. Ganar control te permite tener las capacidades y recursos internos para hacer frente a cualquier situación y gestionarla con eficacia. ¿Cómo es posible construir un entorno más fuerte para tener más control de tu vida? Te lo cuenta Francisco Alcaide en su artículo.
Ángel Alegre en Cómo cambiar tus creencias para cambiar tu vida, donde te hará abrir los ojos y descubrir que la verdad a veces está sobrevalorada. Aprenderás por qué es tan difícil cambiar de creencias y cómo cambiar una creencia, paso a paso. Todo super bien explicado, muy recomendable.
Lucía Serrano en Cómo mantener hábitos si tienes una rutina impredecible e irregular, donde te cuenta los tres pasos exactos que necesitas para implementar buenos hábitos en tu vida. Los hábitos puedes mantenerlos aunque tengas una rutina impredecible e irregular. ¿O quizá te olvidas de lavarte los dientes cada noche?
Tania Sanz en Cómo dejar de quejarse para siempre con estas 3 estrategias poderosas, donde vas a aprender a dejar la queja de lado. Quizá el hábito que mejor me ha funcionado en mi vida es el de no quejarse. ¡Quejarse no sirve de nada! Así que nada mejor que aprender tres estrategias prácticas para evitarlo.
Si quieres seguir aprendiendo sobre GTD, este mes el mejor artículo sobre el tema es sin duda de Francisco Sáez en Las categorías organizativas de GTD. Un artículo imprescindible para principiantes donde vas a aprender cuales son las categorías organizativas de GTD. Si todavía no las tienes claras, tienes que leerlo sí o sí.
Siguiendo con las bases de GTD, Jordi Fortuny en ¿Conoces los tres tipos de trabajo que existen? te cuenta los tres tipos de trabajo y por qué es tan importante conocerlos y aplicarlos en los momentos adecuados. No te olvides que la productividad muchas veces depende del equilibrio.
Jerónimo Sánchez en GTD es distinto de gestión del tiempo. Como seguro que ya sabes si lees OrganizacionPersonal.com, productividad no es sinónimo de gestión del tiempo. Y GTD, menos. GTD se basa en cultivar el enfoque, y eso te da un enfoque relajado en vez de estrés y frustración. La gestión del tiempo es parte del pasado, GTD es gestión de la atención.
Si lo que necesitas son consejos más prácticos, mejorar el uso de tu correo electrónico seguro que te hará más productivo. Jeroen Sangers en 20 consejos esenciales para dominar tu correo electrónico te da las directrices básicas para no perder el tiempo delante de tu correo electrónico.
Berto Pena en 5 detalles esenciales cuando estás a cargo de un proyecto, con el que me identifiqué mucho. En este artículo vas a encontrar 5 elementos básicos para ser un buen gestor de proyectos, liderando a tu equipo de la forma adecuada para que siga adelante.
Anímate a compartir en los comentarios algunos artículos que hayas leído este mes que te hayan ayudado a ser más productivo. También me gustaría que compartieras cualquier artículo que hayas publicado este mes y no esté en la lista si consideras que debería ser leído para mejorar la productividad.
Y recuerda: comparte ahora el artículo en tus redes sociales, ¡tus seguidores también se merecen una oportunidad para ser más productivos!
La cantidad de contenido que se publica sobre productividad y efectividad personal a medida que va pasando el tiempo es realmente grande. Si no estás muy metido en el sector de la productividad personal en tu día a día, es totalmente imposible leer todo lo que está escrito sobre el tema… ¡y mejor no intentarlo! Es por este motivo que en este artículo (y a partir de ahora, cada mes en OrganizacionPersonal.com) vas a encontrar los mejores artículos publicados este mes de septiembre de 2016 en los mejores blogs de productividad de habla hispana. Te dejo con los 11 artículos que deberías leer este mes para ir mejorando tu productividad poco a poco. Empieza por el primero y lee los que veas necesarios, pero recuerda que lo más importante no es leeerlos todos, sino aplicar lo que vayas aprendiendo en cada uno de ellos.
Qué es un Sistema de Productividad Personal, en OrganizacionPersonal.com: este mes te he resumido lo más importante sobre Sistemas de Productividad personal en un artículo, comentando qué son, cómo te ayudan, algunas técnicas y sistemas de interés y mis conclusiones al respecto. Implementar un Sistema de Productividad en tu vida es lo que conseguirá revolucionar tu productividad, y leer este artículo es el primer paso hacia el éxito. Por otra parte, este mes he actualizado el artículo sobre Recopilar o Capturar con mucha más información.
Berto Pena en 9 minihábitos que no llaman la atención y que te transforman, donde nos cuenta unos hábitos muy, muy sencillos que cambiarán tu vida. Si no sabes por donde empezar a mejorar tu productividad, empieza con estos 9 hábitos y verás los increíbles resultados que puedes conseguir.
David Torné en GTD. Como y porque crear tu lista de proyectos, donde nos cuenta la importancia de crear una lista de proyectos en GTD. Tener un listado de los resultados en los que estás trabajando para tener claro qué es lo que quieres conseguir es la mejor forma de ser consciente de todos tus frentes abiertos y poder tener claro que no estás dejando nada de lado.
Ángel Alegre en Por qué haces lo que haces, o de dónde vienen las creencias que gobiernan tu vida, donde nos cuenta por qué necesitamos un modelo de la realidad en nuestras vidas. Ángel profundiza en cómo se forman nuestras creencias, algo importante a tener en cuenta si quieres modificar tus creencias para ser más productivo y alcanzar tus objetivos personales.
Tania Sanz en Cómo Concentrarte Mejor, Evitar Distraerte Y Terminar Todo Lo Que Empiezas, donde te cuenta todo lo que tienes que saber sobre las distracciones y cómo entrenar a tu cerebro para que se concentre de la forma adecuada. Dos pasos y una estrategia para concentrarte mejor que seguro que aprovecharás a partir de ahora.
David Torné en La capacidad de cerrar tus asuntos, donde nos cuenta la importancia de ir cerrando tus asuntos antes de abrir algunos de nuevos. Si no vas cerrando lo que vas abriendo, sin el menor tipo de duda, te acabarás estresando. Cuanto menos frentes abiertos tengas en tu vida, más fácil te será centrarte en lo realmente importante.
David Sánchez en Efectividad personal: la necesidad de fomentar autonomía, donde nos cuenta su experiencia personal respecto a fomentar la autonomía tanto de sus hijos como de cualquier otra persona. La efectividad personal está estrechamente relacionada con ser personas autónomas comprometidas con lo que se tiene que hacer, así que debes fomentarlo en tu familia, en tu empresa y en cualquier otro ámbito.
Jerónimo Sánchez en #CoreGTD: Verbos de siguiente acción y de proyecto, donde nos cuenta qué diferencia hay entre los verbos que nos indican una siguiente acción y los verbos que debemos usar en la definición de proyectos y resultados. Imprescindible lectura incluso si hace años que usas GTD o cualquier Sistema de Productividad.
Samuel Casanova en Mis contextos GTD, ¿quieres saber más? (II), donde nos cuenta cómo organiza sus contextos de GTD en su caso. Un buen artículo para coger ideas si estás empezando.
Como podrás ver, la recopilación de este mes tiene 11 artículos. Son bastantes, pero tengo que escoger solamente unos pocos de todos los que se publican cada mes, así que muchos se han quedado fuera. Te invito a compartir en los comentarios artículos que hayas leído este mes (tanto si han sido publicados ahora como si son más antiguos) que te hayan ayudado en tu vida productiva o que creas que puedan ayudar al resto de lectores. También te invito a compartir cualquier artículo que hayas publicado este mes y no esté en la lista si consideras que cualquier persona debería leerlo para mejorar su productividad. Y recuerda: comparte ahora el artículo en tus redes sociales, ¡tus seguidores también se merecen una oportunidad para ser más productivos!
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Los 11 artículos de productividad personal publicados en septiembre 2016 que deberías leer https://t.co/TBCVVlmIZV
¿Sabes qué es un Sistema de Productividad? Estoy seguro que imaginas qué es un Sistema de Productividad, pero nunca viene mal poner las cosas por escrito y tener claro exactamente qué significa. Así que en este artículo voy a contarte qué es un Sistema de Productividad personal y cómo puede ayudarte a revolucionar tu productividad en tu día a día.
Qué es un Sistema de Productividad
Un sistema, por definición, es un conjunto de reglas o principios sobre una materia, racionalmente enlazados entre sí. Además, ese conjunto de cosas, ordenadamente, contribuyen a un determinado objetivo. ¿Y cuál es el objetivo de un Sistema de Productividad? Que seas productivo, por supuesto. Es decir, que lo que hagas sea útil y provechoso. No te lo digo yo, te lo dice la RAE: puedes verlo en sistema y en productivo.
¿Quieres un Sistema de Productividad en tu vida?
Ahora que ya tienes claro qué es un Sistema de Productividad, viendo la definición, ¿quién no quiere un sistema de productividad en su vida? ¡A todos nos gustaría tener un conjunto de reglas que consigan que lo que hagamos sea útil y provechoso! Como seguro que ya sabes, el primer paso para mejorar tu productividad es darte cuenta de que quieres mejorarla. Eso tu ya lo hiciste hace tiempo, y seguro que gracias a eso has empezado a mejorar y a ser más productivo. El segundo paso, sin el menor tipo de duda, es implementar un Sistema de Productividad en tu vida para no volver a cometer nunca más esos 7 errores y aprovechar al máximo tu tiempo y tu atención. Una buena manera de empezar tras saber qué es un Sistema de Productividad es conocer cómo funcionan algunos de los métodos de productividad más conocidos. Así que a continuación voy a contarte cuáles son los métodos de productividad más habituales y una base de cómo funcionan.
Los métodos de productividad más conocidos
De métodos de productividad que puedas implementar en tu día a día hay muchísimos. Algunos son técnicas sencillas que sirven para solucionar pequeños problemas, otros son métodos más complejos que te ayudan a organizar tu vida y otros, como GTD, contienen absolutamente todo lo que necesitas para ser productivo en tu vida.
GTD
GTD es el método de productividad por excelencia. Si estás aquí, estoy casi seguro que ya has oído hablar sobre este método. Getting Things Done, desarrollado por David Allen, es un método de productividad que ha sido promovido de forma mundial como una de las mejores formas de organizar tu vida. Todo GTD está basado en un concepto muy sencillo: tener un sistema confiable externo a tu memoria que te permita delegar todo lo que tienes que recordar a dicho sistema. Y me preguntarás, ¿por qué? David Allen lo tiene claro: ¿cuantas veces tu memoria te ha recordado algo en algún momento en el que no podías hacer nada al respecto? ¿Y cuantas veces te recuerda algo cuando sí puedes o debes hacerlo? De esta forma, GTD apuesta por tener un sistema organizativo con el que puedas confiar, externo a tu memoria, que te permita acordarte de las cosas que tienes que acordarte en el momento que tienes que acordarte. No voy a profundizar más en este método, ya que si quieres más información sobre GTD, tengo toda una sección entera de la web, el mejor método de productividad que existe actualmente.
ZTD
Zen To Done es el método de productividad desarrollado por Leo Babauta para simplificar y mejorar GTD. Según Leo Babauta, todos somos diferentes y ZTD es una forma de adaptar GTD a las necesidades de diferentes tipos de personalidad, solucionando algunos de los problemas comunes que la gente tiene al aplicar GTD. GTD es una serie de cambios de hábitos que requieren su tiempo y su práctica, y además carece de la estructura que a veces necesitamos. Por otra parte, según Leo Babauta, GTD no se centra lo suficiente en hacer ni en avanzar en tus objetivos, así que ZTD es un sistema de productividad que se centra en una serie de hábitos que te ayudan a organizarte simplificando tu vida. Los diez hábitos son:
Recopilar: recopilar información, ideas, documentos, lo que sea. Todo en tu bandeja de entrada.
Procesar: todos los días, si es necesario varias veces al día. Pero no de forma obsesiva.
Planificar: decide cuales son tus «grandes rocas», los grandes proyectos en los que quieras avanzar cada semana. Cada día, define tus Tareas Más Importantes, y hazlas a poder ser a primera hora. ¿Lo más importante? Terminarlas.
Hacer: escoge una tarea, elimina las distracciones, trabaja en bloques de tiempo. Si te interrumpen, anota lo que tengas que hacer en tu libreta y vuelve a tu tarea.
Sistema Fiable y Simple: todo se reduce a listas y a ejecutar lo que está anotado en esas listas, no en pasar el día organizándote. Revisa tus listas y tus calendarios todos los días. Haz que forme parte de tus rutinas diarias, comprobando tus listas como mínimo al empezar y al terminar la jornada.
Organizar: ten un sitio para cada cosa y cada cosa en su sitio
Revisar: hasta los mejores sistemas tienden al caos. Por eso necesitamos la revisión semanal. Revisa todo tu sistema de productividad cada semana para mantenerlo actualizado y fiable.
Simplificar: nunca podrás completar tu lista de tareas, porque crece todos los días. Simplifica tu lista a lo más esencial y no necesitarás sistemas de planificación complicados.
Rutinas: las rutinas también pueden simplificar tu jornada labora y tu vida personal. Crea rutinas semanales y diarias.
Encontrar tu pasión: encontrar tu pasión te hará no sólo más feliz, sino también más productivo. Piénsalo: si realmente te gusta algo, trabajarás hasta conseguirlo.
Como ves, está basado directamente en los cinco pasos de GTD, pero añadiendo algunas ideas y hábitos que pueden ser interesantes.
Autofocus
Autofocus es el sistema de productividad desarrollado por Mark Foster. Si lo comparas con GTD, Autofocus está muchísimo más orientado a hacer y no tanto a la fase previa de preparación de lo que tienes que hacer. Autofocus reduce la idea a algo muy simple: poner todas tus tareas en una lista única. El proceso es muy sencillo: anotar en la lista todo lo que se te ocurra, uno por cada línea. Cualquier cosa que represente algo por hacer tienes que anotarlo en la lista. Cuando ya no se te ocurre nada más, dibujas una línea al final de tu lista. Todo lo que haya por encima de esa línea, lo que llamamos lista cerrada, es con lo que vas a empezar a trabajar. Todo lo que se te vaya ocurriendo que no esté en la lista, lo escribirás debajo de la línea, lo que llamamos lista abierta. Lo único que tienes que hacer es ir trabajando en las tareas de tu lista cerrada, de forma que vayas haciendo las que más te llamen la atención, sea por su importancia, su urgencia o lo que te apetezca hacer. Cuando hayas trabajado en alguna de estas tareas suficientemente tiempo (el que tú consideres), tacha el elemento de tu lista cerrada y, si necesitas hacer más cosas respecto a este tema, escríbelo de nuevo en tu lista abierta, debajo de la línea. Ve repitiendo este proceso hasta que recorras toda la lista cerrada y no haya nada ahí que te apetezca hacer. En ese caso, puedes pasar a tu lista abierta y recorrerla una sola vez, realizando los elementos que veas más interesantes o que más te apetezca. Cuando acabes la lista abierta, vuelve arriba del todo a tu lista cerrada. La idea de todo esto es que consigas hacer todo lo que tienes en tu lista cerrada, por encima de la línea. Una vez lo consigas, te quedarán elementos en tu lista abierta. Haz una línea abajo del todo, y lo que era tu lista abierta se convertirá en tu lista cerrada. Curioso, ¿verdad?
Kanban
El método Kanban es un sistema de productividad muy, muy sencillo. Lo único que necesitas es algún sistema donde organices tus proyectos en tres categorías: Por hacer, Haciendo y Hecho. Puedes usar postits en una pizarra, aplicaciones como Trello o cualquier otro sistema que te vaya bien. Tener todo tu trabajo delante tuyo te ayudará a estar relajado porque sabes qué estás haciendo y qué te falta por hacer. Además, ver la cantidad de cosas que te quedan por hacer te ayudará a ser consciente de que tienes que avanzar en lo que estás haciendo para terminarlo. ¡Así de sencillo!
Pomodoro
La técnica Pomodoro, creada por Francesco Cirilio, se basa en trabajar en una tarea o un proyecto específico durante 25 minutos seguidos. Nada de distracciones, nada de hacer otras cosas: 25 minutos haciendo lo que te has propuesto hacer. Una vez pasan los 25 minutos, paras todo lo que estás haciendo y haces un descanso de 5 minutos para hacer lo que quieras: andar un poco, ir al baño, hablar con alguien. Y vuelta a empezar. 25 minutos de trabajar en una tarea o proyecto concreto, y otros cinco minutos de descanso para relajarte y volver luego a trabajar con más energía y concentración. ¡Así de sencillo!
Mi recomendación: GTD, sin el menor tipo de duda
La idea de este artículo es que sepas qué es un sistema de productividad y cuáles son los métodos más habituales para implementar tu sistema de productividad personal. En cualquier caso, no me gustaría acabar este artículo sin darte mi recomendación sobre qué método utilizar. GTD es el mejor método de productividad que actualmente existe. No lo digo solamente yo, lo dicen la mayoría de expertos en productividad personal. Gracias a GTD he conseguido organizar mi vida como yo quiero, de la forma adecuada para ser capaz de realizar todo lo que tengo que hacer y, además, vivir mi vida a mi manera. GTD te permite organizar tus frentes abiertos de la mejor forma posible, de manera que no te olvides nunca de nada de lo que te tengas que acordar. Lo tienes todo bajo control utilizando los cinco pasos que se definen.
Necesitas un Sistema de Productividad en tu vida
Lo que ahora necesitas es tener un buen sistema de productividad en tu vida. Un sistema que, siguiéndolo, te permita saber que lo que estás haciendo es útil y provechoso. En definitiva, un sistema de productividad que te ayuda a acercarte a tus objetivos personales, sin dejar de lado todo lo que tienes que hacer. Pero eso sí, tienes que tener en cuenta que la productividad es un camino, no un destino. Es un camino que tienes que recorrer para ir mejorando día a día. Por cierto, ¿me haces un favor? Rellena esta encuesta, es solamente medio minuto. ¡De verdad!
Hoy voy a hablarte de la importancia de que empieces siempre con un minihábitos lo más sencillos posible, ya que si no es así tarde o temprano lo dejarás de lado. Este mes de enero en la comunidad hemos implementado el hábito de levantarnos más temprano. En concreto, mi objetivo personal era levantarme a las 6h. Ese es mi objetivo a final de mes, pero he estado trabajando desde principios de mes en pequeños minihábitos que me están ayudando a cumplir con mi objetivo final. Es imprescindible que tengas claro que para conseguir ese hábito, y para conseguir cualquier hábito, es importantísimo empezar con minihábitos lo más sencillo posible. [bctt tweet=»Para conseguir cualquier hábito, es importantísimo empezar con un minihábito lo más sencillo posible»] Si mi objetivo a final de mes es levantarme cada día a las 6 AM, pero habitualmente me levanto sobre las 8 sin despertador, no tiene ningún sentido que intente levantarme a las seis de la mañana desde el primer día de enero. El primero lo conseguiré, el segundo o tercero quizá también, pero cuando lleve unos días seguro que vuelvo a levantarme mucho más tarde. Un ejemplo práctico de implementación de minihábitos: mi caso personal Primer minihábito: empecé la primera semana de enero yendo a la cama cada día a las 22.30h, nunca más tarde. De esa forma, con un hábito que para mi no es difícil de cumplir, he cogido una buena rutina para alcanzar mi objetivo final. Las rutinas son imprescindibles para implementar buenos hábitos en tu vida. A partir de ahí, el siguiente paso es iterar: una vez he realizado el hábito de irme a la cama más temprano durante una semana entera, tocaba implementar un nuevo minihábito. En mi caso, casi nunca me levantaba con despertador, así que decidí empezar a ponerme el despertador a las 7.20h de la mañana todos los días: a esa hora es la que mi pareja se levanta para ir a trabajar los días que trabaja fuera de casa, así que me pareció una buena hora para empezar. A partir de ahí, la semana siguiente tocaba implementar otro minihábito. En ese caso escogí levantarme a las 7.00, solamente veinte minutos antes. Parece poco, pero en ese momento pensaba que si me intentaba levantar antes no lo conseguiría, así que es mejor hacer poco y bien que no intentar mucho y no acabar haciéndolo. Piénsalo bien: aunque solamente te levantes 15 minutos antes cada semana, en un mes habrás conseguido levantarte una hora antes. ¿Te parece poco? A mi no. [bctt tweet=»Si te levantas 15 minutos antes cada semana, ¡en un mes habrás conseguido levantarte una hora antes!»] Antes de seguir, déjame contarte el caso de Gabi Lopez, una de las personas dentro de la comunidad de OrganizacionPersonal.com. Gabi lo que hizo para definir su minihábito inicial, lo más sencillo posible, fue analizar su situación y ver qué es lo que le robaba el tiempo de dormir y de levantarse temprano. En su caso, el móvil era el problema que le hacía quedarse hasta más tarde en la cama, por lo que decidió dejarlo lejos para no poderlo coger antes de levantarse. Es así de sencillo, una acción fácil de hacer que te ayude en un primer paso. ¡Luego ya seguirás adelante para conseguir levantarte más temprano! En las siguientes semanas, Gabi fue implementando poco a poco nuevos minihábitos: creó una rutina para acostarse y otra para para levantarse, luego decidió levantarse justo cuando se despierta, no quedarse unos minutos más dando vueltas en la cama, y finalmente decidió ponerse el despertador siempre 8 horas más tarde de ir a la cama. ¿Te parece más o menos fácil? No intentes hacer algo complicado, ¡no vas a conseguirlo! Los minihábitos: no intentes hacer algo complicado Para implementar nuevos hábitos es muy importante que no intentes hacer algo complicado. Cada pequeño paso tiene que ser lo más sencillo y pequeño posible, de forma que sea insignificante, que para ti no sea ningún tipo de problema. [bctt tweet=»Cuando implementas hábitos, cada pequeño paso tiene que ser lo más sencillo y pequeño posible»] Incluso a veces puede ser un poco absurdo: levántate solamente diez minutos antes, no más. Hazlo durante una semana entera, y verás como cogiendo ese minihábito luego te será más fácil seguir. Luego ya te levantarás media hora antes. O irás a la cama antes. O lo que sea. Pero empieza con algo lo más sencillo posible. Haz un paso pequeñito. Y luego otro paso más pequeñito aún. Verás que cuando sumes varios pasos habrás conseguido mucho más de lo que podrías llegarte a imaginar. ¿La mejor forma de conseguirlo? Rendir cuentas.
No molan, en serio. Intentas recordar algo, evitar que se te pase algo importante y ¿qué haces? Recorres a una herramienta para que te dé un aviso (o varios). Entregas tu confianza a una aplicación para que te avise a través de una ventanita, un mensaje de texto y un sonido.
Recorres a estos recursos porque no te fías de ti mismo para recordarlo. No digo que lo mantengas todo en tu mente, en la memoria, ¡menudo estrés! Seguro que tienes una agenda o un calendario donde puedes introducir tus compromisos, a lo mejor es la misma herramienta que utilizas para programar tus notificaciones…
Revisa tu agenda
Y digo yo, ¿no sería más útil establecer una rutina de revisión de tu agenda? Una vez al día, 5 minutos para saber lo que tienes mañana y una vez a la semana para recordar tus compromisos a 2 o 3 semanas vista?
«Es que me complica mucho la vida«. Claro, y es mucho más fácil delegar esa responsabilidad en un dispositivo. Esa herramienta nunca te dará perspectiva, no te ayuda a crear un dibujo de tu actividad más inmediata.
No dejes que te interrumpan tus propias notificaciones
Una notificación equivale a un señal de que ya es hora de empezar alguna tarea o de asistir a algún evento. Y si bien te permite recordarlo, al desalojarlo con anterioridad de tu perspectiva y confiando en la app de turno lo sacas del contexto de tu actividad para luego volverse a presentar de repente, obligándote a realizar cambios imprevistos en tu rutina, aumentando el estrés y quizá provocando la aparición de emociones negativas como la frustración.
No hace falta renunciar a este recurso pero debemos usarlo en su justa medida. Un recordatorio puntual del cual eres consciente pero que necesitas ser avisado para ponerte en marcha: una cita a una hora determinada de la tarde. Necesitas ese clic que te saca de tus cavilaciones del momento y te pone delante de los ojos aquello a lo que debes atender.
Una revisión diaria y otra semanal
Mi recomendación es establecer una revisión diaria y otra semanal para revisar tu agenda/calendario. Dedica 5 minutos a revisar lo que tienes mañana y lo que te queda de semana. Durante el fin de semana dedica 10 minutos a revisar las próximas semanas.
En cada una de estas sesiones recoge todas las inquietudes que surjan en cuanto a preparación u otros aspectos de tus asuntos y dales entrada a tu sistema de gestión de tareas.
Hábitos y objetivos
«Pero es que hay cosas que no puedo colocar en mi agenda. ¿Qué hago si quiero recordar que quiero salir a correr?» Vaya tienes razón, no tiene mucho sentido meter en tu agenda cosas que pretendes convertir en una rutina.
En primer lugar, sé sincero contigo mismo. ¿De verdad estas comprometido con este ‘reto’? Si la respuesta es no, una alarma o una simple notificación no te servirá de nada.
Para este tipo de cuestiones mejor decantarte por un disparador. Si al abrir la puerta de casa, en el recibidor o en la primera habitación a la que accedes al entrar encuentras tus zapatillas deportivas recibirás un input más poderoso que cualquier beep lanzado a través de tu teléfono móvil.
¿Eres capaz de reducir tus notificaciones? ¿De eliminarlas? Estoy seguro que sí. Establecer una rutina de revisión de tus asuntos te hará ganar en seguridad y mejorar tu perspectiva.
Seguro que a ti también te ha pasado: ese día que empiezas la mañana distraído, con interrupciones o haciendo cosas que no tocan, todo el día acaba siendo un desastre. Es por este motivo que quiero contarte varias ideas sobre cómo dejar de empezar el día perdiendo el tiempo, porque sé que eso te ayudará no solamente por la mañana, sino a lo largo de todo el día.
Déjame ayudarte a mejorar tu productividad con algunos consejos sobre cómo empezar el día productivamente.
La importancia de empezar bien la mañana para tener un día productivo
Empezar bien por la mañana es esencial para tener un día productivo, seguro que tu también lo sabes. Un elemento clave de la productividad es tu motivación y, si no empiezas bien el día, la motivación desciende rápido, y con ella la productividad. Además, la fuerza de voluntad y el autocontrol tienen una implicación importante durante las mañanas, déjame contarte más.
Las mañanas son importantes porque tu fuerza de voluntad es más fuerte por la mañana que en cualquier otro momento del día. Tal y como comenta Tania Sanz en El Canasto, la fuerza de voluntad es un recurso que se va perdiendo a medida que lo usas: a lo largo del día tu fuerza de voluntad se va debilitando y, por lo tanto, tu autocontrol empieza a flaquear.
Como conclusión evidente a esto, es importante que tengas diseñadas adecuadamente tus mañanas para ser capaz de alcanzar tus metas y aspiraciones: tener una buena rutina de la mañana te ayudará a aprovechar las horas de máxima fuerza de voluntad al máximo.
[bctt tweet=»Tener una buena rutina de la mañana te ayudará a aprovechar las horas de máxima fuerza de voluntad al máximo» via=»no»]
La importancia de la rutina
Tal y como puedes deducir del apartado anterior, la mejor forma de tener un buen día es tener una buena rutina. La gracia de tener una buena rutina que se adapte a tu forma de ser es que puedes optimizar la utilización del tiempo en cada momento: a lo largo del día y de la semana haces muchas tareas muy distintas, y la rutina te ayudará a hacerlas mejor.
De todas esas tareas, algunas requieren mucho tiempo, pero puedes hacerlas en momentos de baja energía. Otras requieren ratos creativos, dónde debes estar descansado. Otras requieren poco tiempo, pero mucha concentración. En este último caso es interesante aprovechar el enfoque de la mañana.
La rutina de la mañana para mejorar el enfoque
La rutina de la mañana para empezar el día es fundamental. En este artículo no voy a definirte una rutina ideal, porque es muy complicado definir algo que pueda ser ideal para cualquier persona, pero lo que sí que voy a hacer es darte unos consejos básicos que te recomendaría que cumplieras en tu rutina de la mañana.
En ese sentido, te invito a coger estas recomendaciones, a analizar lo que a ti te funciona y lo que a ti no te funciona y a definirte tu propia rutina de la mañana, a implementarla en tu día a día y a irla mejorando poco a poco a medida que vayas viendo qué es lo que te funciona mejor y qué no te funciona tan bien. Implementar rutinas y procesos en tu vida te ayudará a ser mucho más productivo.
[bctt tweet=»Implementar rutinas y procesos en tu vida te ayudará a ser mucho más productivo»]
Empezar bien el día, siempre de la misma forma
A veces no es necesario hacer muchas cosas o muy complicadas para empezar bien el día: simplemente empezando siempre de la misma forma, con una rutina fácil y definida, ya puedes empezar con la fuerza necesaria para enfocar bien tus esfuerzos en lo importante.
En mi caso, por ejemplo, es muy sencillo: me levanto de la cama, respirando conscientemente durante unos segundos para despertarme bien, y luego tomo un par de sorbos de agua.
Una vez estoy levantado, voy directo a la ducha: me tomo una ducha rápida o una de más relajada según lo que me apetece en ese momento.
Después de la ducha, a menudo hidrato mi cuerpo con crema hidratante, y luego me visto (con ropa que, por cierto, tengo preparada del día anterior para no perder el tiempo pensando en esto).
Y después de este mini ritual, llega el momento de ponerse delante del ordenador. Lo primero que hago es abrir FacileThings y mirar mi Agenda. Habitualmente no tengo nada fijo durante la mañana, así que paso a mirar la lista de Acciones Siguientes.
A partir de aquí, lo que hago ya depende de cada día, pero siempre intentando que sea la acción que requiere más energía o que es un poco más larga de lo habitual, ya que sé que cuando la acabe estaré satisfecho con el resultado. Déjame contarte un poco más sobre esto.
Objetivo: completar una sola tarea
Sí, una sola tarea. Para empezar bien el día, selecciona la tarea más importante del día y trabaja hasta acabarla. La idea de GTD y su proceso de recopilación, procesamiento y captura es que hayamos definido acciones indivisibles y, por lo tanto, a poder ser la tarea debería ser bastante corta, no más de 30 o 45 minutos.
Aprovecha esos tres cuartos de hora para que sean lo más productivos posibles, así que selecciona una tarea que realmente sea importante y te haga avanzar en tus objetivos. La idea de todo esto es que cuando la acabes estés tan contento de haberlo hecho que quieras seguir con otra.
Así que a partir de ahí, si tras la tarea inicial quieres seguir, adelante. Escoge otra tarea que sea realmente importante y que te haga avanzar en tus objetivos, y usa otros 30 o 45 minutos para acabarla, aprovechando el tiempo de la mejor forma posible.
Lo que tienes que tener claro es que ese nivel de concentración no serás capaz de mantenerlo durante todo el día. Por lo tanto, empieza el día a tope, aprovecha mucho tus mejores horas, y cuando llegue ese punto en el que ya no te concentras suficientemente bien, cuando ves que no aprovechas lo suficiente, para.
Sí, parar también es importante, así que tómate un descanso. Como ya has trabajado en una o varias tareas importantes, has avanzado en tus objetivos. ¡Puedes estar super contento!
A partir de ahí, intenta escoger tareas que requieran menos concentración, o cosas un poco más rutinarias. Es trabajo que también tienes que hacer, pero el hecho de haber empezado el día con las cosas importantes te permitirá tomarte todo este trabajo más rutinario con mucha más calma.
Si tienes en cuenta este punto, los siguientes apartados te parecerán evidentes: si tienes que centrarte en tareas realmente importantes, no tiene sentido hacer reuniones, connectarte a Internet ni nada por el estilo. Aun así, vamos a profundizar un poco más en este tema, pero antes un punto que puede ser importante para ti.
¡Pero es que a primera hora de la mañana estoy muy dormido!
Hay personas que a primera hora de la mañana están dormidas o no se pueden concentrar lo suficiente.
Si ese es tu caso, mi recomendación es analizar la rutina personal y ver si realmente eso es un problema de la mañana o viene de la noche anterior: es probable que no hayas descansado lo suficiente debido a no haber ido a la cama temprano, haber ido justo después de cenar o no tener tu tiempo de relajación antes de irte a dormir.
En cualquier caso, es importante que busques la forma de empezar bien el día: si a primera hora no puedes hacer tareas que requieran mucha concentración, hazlo al revés: empieza por microtareas que te permitan tachar cosas de tu lista. ¡Qué satisfacción da tachar tareas!
[bctt tweet=»Para ser productivo es importante que busques la forma de empezar bien el día»]
Cuando haya pasado media hora, una hora o el tiempo que necesites para adaptarte, empieza tus grandes tareas. Selecciona tu primera tarea, de unos 30-45 minutos, que sea la más importante de realizar, la que te acerque más en tus objetivos.
Cuando la acabes, ya sabes, si tienes ganas y motivación para escoger una segunda gran tarea, adelante. Si no te apetece, ¡ya sabes que has avanzado en tus objetivos!
Qué deberías evitar por las mañanas
Nada de reuniones
Primer elemento a tener en cuenta: nada de reuniones. Un gran porcentaje de las reuniones que se realizan en el día a día de las empresas son totalmente improductivas. Se habla de temas sin orden ni concierto, sin llegar a acuerdos y sin que luego sirva para mucho.
En cualquier caso, aunque sean reuniones productivas, con objetivos definidos y bien organizadas, mejor que no las tengas por la mañana: la mañana debe servir para enfocarte y trabajar en las tareas que te acercarán más a tus objetivos.
¿Tienes un calendario compartido en el que tus compañeros pueden ver cuando estás disponible y te pueden convocar a reuniones? Si es así, bloquea las primeras horas de la mañana como si tuvieras algún compromiso: tienes el compromiso contigo mismo de ser productivo.
¿Es otra persona quien convoca las reuniones, sin tener en cuenta tus necesidades? Habla con ella y explícale tu experiencia, cuéntale lo bien que trabajas a primera hora de la mañana y cómo avanzas en los objetivos de la empresa mucho mejor. Si realmente esa persona se preocupa por la empresa, debería entenderlo.
El mínimo Internet posible
Internet es una herramienta buenísima para trabajar. Ha revolucionado tu vida y la de todos nosotros. Aun así, Internet también es una fuente de distracciones, interrupciones y un impedimento para la concentración.
Cuando empiezas el día, si quieres ser productivo, nada de Internet. A veces es difícil evitarlo dependiendo de tu trabajo o las tareas que tengas que hacer, pero siempre que sea posible convierte tus tareas de online a offline el día antes: prepara todo lo que necesites para no tener que depender de Internet.
[bctt tweet=»Si quieres ser productivo, nada de Internet a primera hora de la mañana»]
En concreto, vamos a repasar algunos elementos de Internet que debes evitar sí o sí en tu inicio del día.
Olvídate del correo
El correo electrónico es otra herramienta maravillosa y realmente práctica. Aun así, ¿te has dado cuenta de qué tipo de información recibes en tu correo electrónico?
Correos de personas que te piden cosas o te dan trabajo
Correos con información interesante
Correos con información que no te interesa para nada, o publicidad
En cualquiera de los casos, todo lo que recibes por correo es información de otras personas que te obliga a dejar de hacer lo que realmente es importante para ti para pasar a hacer cosas que son importantes para otras personas.
El correo electrónico es una herramienta importante, pero hay mil y una cosas más importantes que el correo para conseguir tus objetivos. No es nada malo abrirlo por la mañana, pero abrirlo a primera hora puede suponer cambiar tus prioridades por las de alguna tarea que te llega por correo.
Recuerda que si algo es realmente urgente no te llegará por correo, la persona que lo necesite ya se encargará de llamarte para que lo sepas cuanto antes.
Olvídate de las redes sociales
Lo mismo con las redes sociales. Fíjate, hoy he dejado de lado mi rutina de la mañana porque tenía el teléfono móvil en la mesilla de noche. ¿Primera cosa que he hecho durante el día? Revisar las redes sociales. No cinco minutos, sino más de media hora. Media hora de mi mejor tiempo perdida en las redes sociales.
Mi recomendación es que dejes las redes sociales para otros momentos. Si tienes un rato de tren o de bus puedes aprovecharla para revisar tus redes (si te apetece y no tienes nada mejor que hacer), pero si no dispones de un rato así, mejor guarda las redes para un descanso a media mañana o para la hora de comer.
Olvídate de los chats (WhatsApp, Telegram, Hangouts, Skype…)
Otra gran herramienta: los sistemas de mensajería instantánea. ¿Qué hacíamos antes sin WhatsApp? ¿Cómo hablaba la gente sin Skype o Hangouts? Seguro que ahora son herramientas imprescindibles en tu día a día. Sin embargo, igual que el correo electrónico, este tipo de herramientas permiten poner por delante las prioridades de otras personas en vez de las tuyas, así que a primera hora de la mañana mejor evitarlas.
Mucho mejor empezar el día con lo que ya sabes que tienes que hacer, revisando tus listas o tu sistema para saber qué es más importante que hagas, que no ver un mensaje en alguno de los sistemas de mensajería y empezar a hacer algo que no te has planteado si realmente era lo mejor que podías hacer en ese momento.
[bctt tweet=»La mejor forma de empezar el día es revisando tus listas o tu sistema para saber qué es más importante que hagas» via=»no»]
Olvídate de leer o ver noticias o blogs
Mantenerte informado es perfecto, pero no con exceso: el exceso de información puede saturarte y hacerte perder el rumbo de lo que realmente es importante.
Si te gusta informarte, leer blogs o noticias, o ver vídeos de actualidad, el mejor momento no es a primera hora sino buscar otro momento al final de la mañana o directamente por la tarde.
Cuidado con navegar por Internet
Y siguiendo con los puntos anteriores, cuidado con navegar por Internet: es muy fácil empezar, pero también es muy fácil no darse cuenta del tiempo que llevas navegando. Empiezas buscando algo que necesitas y acabas mirando todas las redes sociales después de haber leído veinte correos.
Para empezar bien el día, céntrate en las tareas offline. Si para hacer lo que tienes que hacer necesitas Internet, intenta preparar las tareas el día anterior buscando la información que necesites y dejándotela preparada. Verás como es la mejor forma de aprovechar mucho mejor la mañana.
Si usas GTD, es una buena idea tener dos contextos para cuando estás en el ordenador: uno de offline, cuando el único requisito es tener el ordenador pero no necesites Internet, y otro de online, cuando sea necesario estar conectado a Internet, que puedes priorizar en aquellos momentos de menos concentración o para acabar el día preparando el trabajo offline del día siguiente.
Deja el teléfono y el móvil de lado
Como ya te habrás fijado, todos los puntos anteriores buscan la forma de que nada te distraiga de lo que tienes que hacer: de aquello que, revisando todo lo que tendrías que hacer, tu consideras que es más importante.
El teléfono y el móvil, como todo lo anterior, son fuentes de interrupciones que te obligarán a dar prioridad a otras cosas que vayan llegando. Por lo tanto, siguiendo el resto de recomendaciones, la idea es dejarlos de lado durante las primeras horas del día o, como mínimo, durante tu primera tarea de 30-45 minutos que te permita haber avanzado en lo más importante que tengas que hacer.
¿De verdad no eres capaz de desconectar durante 45 minutos para centrarte en lo que has decidido que para ti es más importante? Venga, desconecta el móvil y silencia el teléfono fijo.
[bctt tweet=»¿De verdad no eres capaz de desconectar para centrarte en lo que has decidido que es más importante?» via=»no»]
Ten claro qué es lo que no quieres hacer para empezar el día
Como has podido ver, en general es mucho más importante tener claro qué es lo que no quieres hacer para empezar el día que lo que quieres hacer.
Tener una buena rutina es ideal, pero lo más importante es tener clarísimo qué es lo que no quieres hacer. Te animo a hacerte una lista de cosas que no quieres hacer por la mañana y a tenerla en tu escritorio para asegurarte de revisarla y cumplirla.
Déjate inspirar por las rutinas de la mañana de los mejores expertos en productividad
Como sé que la rutina de la mañana para empezar el día sin perder el tiempo es algo complicado, he querido preguntar a 20 expertos en productividad sobre su rutina y sobre cómo lo hacen ellos para empezar el día de forma productiva.
Verás que hay de todo, desde los que les cuesta muchísimo empezar el día y necesitan dedicarse a tareas sencillas primero hasta los que tienen unas grandes rutinas implementadas pasando por los que cada día hacen cosas distintas según sus necesidades: es imposible tener una rutina de la mañana que sirva para todos, pero es importante que tengas la que a ti te sirve personalmente.
