Categoría: Hábitos y Sistemas

Estoy seguro que el correo electrónico forma parte de tu vida: a nivel laboral, buena parte de las comunicaciones entre profesionales se realizan mediante correo electrónico. Y por muchas redes sociales profesionales o redes sociales internas de empresas que haya, todo hace pensar que el correo electrónico seguirá siendo clave en el día a día de nuestros trabajos.

Es por este motivo que me he decidido a hacer una recopilación de los mejores consejos y pautas para redactar correos electrónicos de forma ágil, rápida y eficaz, de forma que siempre tengas una forma sencilla de escribir tus correos y no olvidarte de nada importante. A continuación puedes ver el proceso que deberías seguir en la redacción de cualquier correo electrónico.

Guía básica para redactar correos electrónicos de forma productiva

¿Seguro que tienes que escribirlo?

No siempre la mejor forma de comunicar algo es mediante el correo electrónico. Antes que nada, piensa si realmente es necesario escribir ese correo electrónico o si hay otra forma mejor de comunicarse con la otra persona sobre el tema en concreto.

La comunciación asíncrona del correo electrónico (es decir, que tu mandas el correo y la otra persona lo revisa cuando a él le va bien) es perfecta para muchas situaciones pero a veces para hablar de algún tema en concreto es mucho mejor una llamada telefónica o un encuentro presencial (o videoconferencia virtual).

Ténlo en cuenta antes de empezar a escribir, seguro que no sería la primera vez que empiezas a escribir un correo y tras no saber como explicarte por escrito acabas cogiendo el teléfono para llamar a la otra persona.

Piensa antes de escribir: ¿qué quieres que entienda la otra persona?

El segundo paso es seguir pensando: ¿qué quieres que entienda la otra persona? ¿Cuál es el objetivo de tu correo electrónico? Tal y como comenta Berto Pena en ThinkWasabi, a la hora de redactar correos electrónicos la tendencia general es siempre a escribir en exceso, así que si piensas bien lo que tienes que decir será mucho más fácil ser breve y conciso.

Por lo tanto, antes de empezar a escribir, reflexiona sobre:

• Qué quieres comunicar o qué quieres pedir
• Qué tiene que saber la otra persona sobre la comunicación o sobre tu petición
• Qué dudas puede tener la otra persona para entender bien el mensaje o realizar tu petición
• ¿Es una sola tarea, o una sola información? Si no es así, sepáralo en dos correos distintos.

Si tienes esto claro, los siguientes pasos serán rápidos y enfocados a que la otra persona entienda el mensaje y tenga claro el objetivo del mismo.

Saluda, y al grano: lo importante al principio

Empieza tu correo saludando a la persona: sé amable, pero breve. No es necesario preguntar qué tal, cómo está, ni qué tal le han ido las vacaciones o el fin de semana: en un 99% de los casos ni siquiera se responderá a esa información.

A partir de ahí, prioriza lo importante, que lo primero que digas sea lo que realmente es importante. Sé breve y directo, si un correo requiere más de dos o tres párrafos quizá el mejor medio no es el correo electrónico.

[bctt tweet=»Sé breve y directo, si un correo requiere más de dos o tres párrafos quizá el mejor medio no es el correo electrónico» via=»no»]

Estructura visualmente tu mensaje

Muchas personas leen los correos varias veces: cuando lo reciben porque les salta una notificación en el móvil, luego cuando están en el ordenador, una tercera vez cuando ponen a hacerse la tarea que les has pedido en el correo… Evidentemente, esa no es la mejor opción de gestionar el correo electrónico, pero ese no es el tema de este artículo.

Es por este motivo que es importante que tu correo electrónico esté preparado para escanearlo visualmente de forma fácil, ya que probablemente la primera vez sí que lo lean entero, pero las siguientes escanearán el mensaje solamente en busca de la información que necesitan.

Por lo tanto, es perfecto usar:

• Puntos, como los de esta lista
• Números, si la lista fuera numerada
• Títulos, con un tamaño de letra ligeramente superior, y/o remarcándolos en negrita

Siguiendo con el mismo tema, me gusta la sugerencia de Berto Pena de poner las fechas en negrita, mayúsuclas o ambas cosas, de forma que visualmente la otra persona sepa muy rápido localizar esa información en el mensaje.

Siguiendo la misma línea, te recomiendo destacar las ideas esenciales para que el correo sea escaneable: utiliza la negrita en aquellas ideas clave que quieras que el receptor haga hincapié. Eso sí, cuidado en que no sea excesivo: pasarse con las negritas tendría el efecto contrario.

[bctt tweet=»Cuando escribas un correo, destaca las ideas esenciales para que el correo sea escaneable»]

Utiliza expandidores de texto

A lo largo del día y de las semanas escribimos muchos correos electrónicos. En una parte de ellos, tenemos que usar estructuras parecidas o contar las mismas cosas, así que una opción muy interesante es usar los expandidores de texto.

Los expandidores de texto son unas herramientas que te ayudan a ahorrar mucho tiempo cuando tienes que escribir la misma información a menudo. Básicamente un expandidor de texto es un programa que detecta lo que estás escribiendo y transforma una serie de caracteres en un texto más largo.

Por ejemplo, si acostumbras a contactar personas que no te conocen, seguramente empezarás el mensaje presentándote «Soy Pepito de los Palotes, Responsable de Todo de la empresa Blablabla…«. Ese mensaje quizá lo escribas varias veces al día, o algunas veces a la semana. Te parecerá una tontería, pero ese mensaje te trae cada vez unos segundos que podrías reducir.

La gracia de los expandidores es que, por ejemplo, puedes hacer que cada vez que escribas «soyp» (por ejemplo), cuando le des al botón de espacio, se transforme ese texto en «Soy Pepito de los Palotes, Responsable de Todo de la empresa Blablabla…». Si analizas tus mensajes durante unos días, ves lo que se repite y configuras bien tu expandidor, acabarás ahorrando mucho tiempo.

Lo mismo podrías hacer, por ejemplo, con «ecmg», que podrías convertir en «Estamos en contacto, ¡muchas gracias», o con «eer», convirtiéndolo en «En espera de respuesta, ¡un saludo!» o lo que mejor se adapte a tus necesidades. ¡Verás lo práctico que es cuando te acostumbres!

Escribe un buen asunto para tu correo

¡Importante! El asunto del correo electrónico es mucho mejor escribirlo al final, de forma que ya tienes muy claro todo lo que has contado en el mensaje y puedes resumirlo de forma muy breve en el asunto.

Un asunto debe ser muy claro y muy conciso: leyendo el asunto tenemos que saber toda la información importante del mensaje. Por otra parte, tiene que ser útil cuando usamos el buscador de la plataforma de correo, de forma que el receptor tenga muy fácil localizar tu mensaje.

En ningún caso debes usar asuntos de una sola palabra o frases imprecisas, y mucho menos dejar el asunto vacío.

[bctt tweet=»En ningún caso debes usar asuntos de una sola palabra o frases imprecisas, y mucho menos dejar el asunto vacío» via=»no»]

Revisa bien tu correo

Finalmente es momento de revisar tu correo para asegurarte que has cumplido con los pasos anteriores y que todo ha quedado claro.

En tu día a día seguro que tomas mil y una decisiones. La mayoría de ellas son insignificantes, pero de vez en cuando te encuentras delante de una decisión que consideras importante. ¿Y cómo decides? Algunas veces, más por intuición que por reflexión. En muchas otras ocasiones, no acabas decidiendo debido a la cantidad de opciones que se te presentan y que no sabes cómo escoger.

En este artículo me gustaría enseñarte una muy buena forma de decidir ante cualquier situación, desde las pequeñas decisiones del día a día hasta decisiones que afecten en gran medida a tu futuro personal o profesional. Déjame contarte cómo tomar decisiones de forma fácil y rápida.

El secreto para tomar decisiones adecuadamente

¿Sabes por qué te cuesta tomar decisiones? Porque tomar decisiones siempre es una cosa nueva para ti. Cada decisión que tienes que tomar es un contexto nuevo en el que no sabes las consecuencias de tomar una u otra decisión.

Te voy a contar un secreto: si puedes interiorizar un proceso, siempre el mismo, que te permita decidir entre varias opciones, serás capaz de decidir de forma mucho más fácil y rápida y, en general, tomar decisiones mucho más acertadas.

[bctt tweet=»Con un buen proceso de toma de decisiones serás capaz de decidir de forma mucho más fácil y rápida»]

El contexto en el que te moverás puede ser distinto para cada decisión, pero si tienes incorporado un proceso fijo en tu vida para tomar dichas decisiones todo será mucho más fácil.

Conocerte bien a ti mismo te ayudará mucho

Estás delante de una decisión que tienes que tomar y quieres elegir la mejor opción. ¿Quién no quiere elegir la mejor opción? Para poder escoger bien, hay algo que tienes que tener claro: ¿qué significa para ti mejor opción?

Conocerte bien a ti mismo te ayudará muchísimo a tomar cualquier tipo de decisiones, ya que eso te permitirá analizar bien las distintas opciones que tienes por delante y, no solamente eso, sino analizar bien cómo afectará cada una de las opciones en tu vida.

Cuanto más te conozcas y más sepas cuáles son tus necesidades, más fácil te será escoger y tomar decisiones.

Definición del proceso: cómo tomar decisiones de forma fácil y rápida

Primer paso: ¿qué decisión tengo que tomar?

El primer paso es, sin ningún tipo de duda, tener clara qué decisión tienes que tomar. ¿Tienes que decidir si entrar o no a trabajar en una empresa? ¿Tienes que escoger entre varios trabajos? ¿Tienes que escoger la carrera que estudiarás el año que viene en la universidad? ¿O tienes que decidir qué ropa ponerte?

Sea lo que sea, define exactamente cuál es el objetivo de este proceso, qué vas a querer decidir para, a continuación, tener claras todas las opciones que tienes.

Segundo paso: tener claras todas las opciones

El segundo paso para poder tomar una decisión es tener claras todas las opciones que tienes disponibles. Dado el problema o la pregunta o el camino que tienes que escoger… ¿qué opciones tienes para escoger?

Por lo tanto, el segundo paso es hacer un listado con todas las opciones que tienes disponibles. Haz un listado lo más largo posible, con todas las opciones que se te ocurran, aunque te parezcan inverosímiles a primer vistazo. Ahora no es momento de valorar las opciones, déjalo para más adelante.

Tercer paso: infórmate, una a una, de todas las opciones

En el siguiente paso tienes que informarte de cada una de las opciones. Limita el tiempo que dedicarás a cada una de ellas. Pueden ser unos pocos segundos, algunos minutos o unas pocas horas según la dificultad de la decisión que estés tomando, pero ponte un límite: eso te ayudará a centrarte en lo importante.

Para cada una de las opciones que has apuntado, escribe la información que te parezca relevante: cosas que pienses, cosas que encuentres buscando, etc. Intenta apuntar solamente las cosas que para ti sean importantes, pero no dejes de apuntar cosas que puedan ayudarte a tomar la decisión final.

[bctt tweet=»Antes de decidir haz un listado con todas las opciones posibles y recopila información de cada una de ellas» via=»no»]

Cuidado: informarse no significa comparar las distintas opciones. En este punto estamos recopilando información sobre cada una de las opciones pero no estamos intentando comparar entre ellas o decidir cuál es mejor.

Cuarto paso: fijar día y hora para decidir

Si es una decisión significativa para tu vida, sabes que te costará decidir. La mejor forma de no alargar indefinidamente la decisión es tener un día y hora límite para decidir.

Si no tienes un momento límite para tomar tu decisión, pueden pasar dos cosas, ninguna de ellas buena. La primera, que alargues la toma de decisión hasta que un factor externo te obligue a tomarla: cuando ya no quede más tiempo, tendrás que tomar la decisión sí o sí sin el tiempo de reflexión adecuado. La segunda, que nunca acabes tomando la decisión, y dejes pasar la oportunidad de hacer algo que puede ser importante.

Quinto paso: valorar todas las opciones mediante la técnica del 10, 10, 10

El método 10, 10, 10 fue desarrollado por Suzy Welch en el libro 10 minutos, 10 meses, 10 años. Los números son totalmente arbitrarios, pero es una forma de que puedas tener en cuenta cómo estarás y cómo te sentirás a corto, medio y largo plazo.

Antes de seguir adelante, algo importantísimo que tienes que tener en cuenta es que el método en ningún momento te dice qué debes priorizar (corto, medio o largo plazo), sino que la idea es tener todas las opciones en cuenta para decidir mejor: serás tu mismo quién decida a qué darle más importancia.

La idea del método es muy sencilla: coge la primera de las opciones que puedes tomar y responde a estas tres preguntas:

• ¿Cómo te sentirás y cómo estarás dentro de diez minutos si decides tirar adelante con esa opción?
• ¿Cómo te sentirás y cómo estarás dentro de diez meses si decides tirar adelante con esa opción?
• ¿Cómo te sentirás y cómo estarás dentro de diez años si decides tirar adelante con esa opción?

Repite el mismo proceso con cada una de las opciones y verás que, tras este proceso, te será muy fácil descartar la mayoría de las opciones.

[bctt tweet=»¿Cómo te sentirás y cómo estarás dentro de diez minutos, diez meses o diez años si tomas esta decisión?» via=»no»]

Ten en cuenta que, a la hora de responder a las tres preguntas, puede ser que alguna de ellas no tenga mucho sentido. Para llevarlo al absurdo: decidir qué ropa te pondrás hoy puede tener una implicación a como te sientas dentro de diez minutos, pero difícilmente afectará a como te sientas dentro de diez meses o diez años.

Sexto paso: tomar la decisión

Una vez hayas valorado todas las opciones mediante el método del 10, 10, 10 de Suzy Welch, no tiene mucho sentido seguir alargando la toma de la decisión. Ha llegado el momento de decidirse por una u otra opción.

Si has hecho el proceso entero que te he contado hasta este punto, el proceso de decisión será mucho más fácil de lo que hubieras pensado. En cualquier caso, las decisiones importantes siempre cuestan de tomar, pero tener un proceso fijado al que recurras siempre te simplificará la toma de decisiones.

Con este proceso podrás valorar todas las opciones de la forma adecuada para decidir una de ellas, la que más se ajuste a tu forma de ser y de vivir. Si siempre lo haces así, verás como coger esta rutina te ayudará a aplicar la mayoría de decisiones.

Después de tomar la decisión: no te arrepientas

Has valorado todas las opciones que tenías, has comparado entre ellas y has tomado una decisión. Déjame decírtelo bien claro: has tomado la mejor decisión que podías tomar.

A partir de ahí, no te arrepientas. Quizá pasados unos días, meses o incluso años tendrás más información y, por lo tanto, con la nueva información quizá habrías tomado una decisión distinta. Sin embargo, en el momento de tomar la decisión esa información no la tenías, y tomaste la mejor decisión que podías tomar con la información que tenías en ese momento.

[bctt tweet=»Una vez tomada una decisión, no te arrepientas: has tomado la mejor decisión posible. ¡De verdad!»]

No todas las decisiones que tomes te traerán por los mejores caminos. Lo que tienes que tener claro es que el camino de la indecisión, de quedarte ahí donde estás sin tomar una decisión clara, no te ayudará. Por lo tanto, una vez tomada la decisión, no te arrepientas: has tomado la mejor decisión posible. ¡De verdad!

El estrés es parte de la vida de todos nosotros: no puedes negarlo, en algún momento u otro de tu día a día, te estresarás por algún motivo. Será un estrés más llevadero o un estrés que te inhabilitará totalmente y no te dejará tirar adelante, pero por muy tranquila que sea tu forma de ser, en algún momento u otro te estresarás.

Siendo así, es importante saber todo lo que comporta ese estrés, a qué es debido y cómo podemos minimizar los efectos negativos del estrés. Es por este motivo que he querido hacer este artículo sobre todo lo que debes saber sobre el estrés, déjame contarte.

Por qué estresarte no te ayuda

Por mucho que tengas muchas cosas, mucho trabajo, muchos problemas… Si te estresas, no harás ni la mitad de las cosas que podrías haber llegado a hacer. Cuando uno intenta trabajar bajo la sensación de estrés, acostumbra a estresarse todavía más y no consigue concentrarse en lo que debe hacer. Debido a eso, uno acaba perdiendo el tiempo maximizando los problemas en vez de centrándose en las soluciones.

Estrés bueno, estrés malo

Algunos dirán que cierto nivel de estrés es bueno para ser más productivo. Ahí entran en juego las definiciones de estrés, eustrés y distrés, o lo que algunos llaman estrés bueno y estrés malo. Para entender qué significan estos conceptos, me gustan mucho las definiciones que realiza Tim Ferriss en La semana laboral de 4 horas:

Por distrés se entiende un conjunto de estímulos dañinos que te debilitan, te restan confianza en ti mismo y fuerza para actuar. Ejemplos son la crítica destructiva, los jefes ofensivos y pegarte una guaya dando una curva. Este tipo de cosas hay que evitarlas.
Eustrés, por otro lado, es una palabra que la mayoría probablemente nunca haya escuchado. Eu-, el prefijo griego que significa saludable, se usa en el mismo sentido en la palabra euforia. Los ejemplos a seguir que nos impulsan a superar nuestras limitaciones, el entrenamiento físico gracias al que nos deshacemos de nuestros michelines y correr los riesgos que nos sacan de nuestra cómoda esfera de actuación son ejemplos de eustrés: estrés sano que constituye un estímulo para crecer.

La mayoría de las personas equiparamos el estrés con el distrés, por lo que, si te parece bien, podemos simplificarlo y afirmar que el estrés (distrés) no te ayuda en tu vida, ni en tu salud, ni mucho menos en tu productividad. Así que es importante aprender a no estresarse, déjame contarte cómo puedes hacerlo.

[bctt tweet=»El estrés no te ayuda en tu vida, ni en tu salud, ni mucho menos en tu productividad»]

Aprender a no estresarte

Si estresarte no te ayuda y te relantiza, el primer paso es aprender a no estresarte. Y no es algo fácil.

Como persona, tienes la capacidad de soportar cierto nivel de estrés. A partir de ese nivel, eres incapaz de gestionar tus propias emociones, tus propios sensaciones, tu forma de concentrarte en lo que debes hacer.

Por lo tanto, aprender a no estresarte implica saber anticipar tu nivel de estrés, ser capaz de detectar que estás en un cuello de botella y que te estás acercando a tu nivel tope. Si eres capaz de detectarlo, es el momento de parar, analizar tu trabajo, ver todo lo que tienes que hacer y por qué te estás estresando para enfocarte en la soluciones y no en los problemas.

Algo que debes tener en cuenta es que en cualquier proceso de aprendizaje, si crees que no vas a conseguirlo… evidentemente, no vas a conseguirlo. Por lo tanto, el primer paso para conseguir no estresarte es creer que realmente puedes aprender a no estresarte. Cree en ti mismo, cree que puedes conseguir vivir una vida más tranquila sin tanto estrés.

Evidentemente, ese es el primer paso, pero no el único. Por mucho creerlo no vas a dejar de estresarte: el segundo paso para aprender a no estresarte es saber priorizar. Pero para saber priorizar es importante tener tu vida bien organizada (y GTD es la mejor opción).

[bctt tweet=»Para saber priorizar es importante tener tu vida bien organizada (y GTD es la mejor opción)»]

Tener tu vida bien organizada para saber priorizar

Para saber priorizar y, por lo tanto, enfocarte en lo importante, debes tener tu vida bien organizada, ya que eso te permitirá saber todo lo que tienes que hacer. Si tienes un sistema organizado donde puedas encontrar todo lo que tienes que hacer, serás capaz de escoger lo que para ti, en ese mismo momento, sea más importante.

Y en este punto cabe destacar la importancia de distinguir entre establecer prioridades y saber priorizar.

¿Cuál es la diferencia entre establecer prioridades y saber priorizar?

Los sistemas de organización y de productiviodad del siglo XX recomendaban establecer prioridades con antelación, de forma que cada elemento de tu sistema tenía una prioridad (con números, con letras…).

Los métodos de productividad modernos, como Getting Things Done (GTD), no recomiendan estos sistemas de establecer prioridades por una sencilla razón: vivimos en un mundo en el que las prioridades cambian constantemente, o sea que establecer prioridades deja de tener sentido, acaba siendo una pérdida de tiempo.

¿Mi recomendación? Aprende a priorizar, pero a priorizar en el momento que debes hacer algo.

Nada mejor que verlo con un ejemplo. Si ahora tienes dos horas libres, tienes un listado de todo lo que puedes hacer, revísalo y PRIORIZA lo que ahora mismo sea más importante hacer. Es así de fácil, pero si no tienes tu vida bien organizada será realmente difícil, ya que no sabrás todo lo que tienes que hacer y por lo tanto no sabrás cómo escoger.

¿Qué significa tener tu vida bien organizada? Sencillamente, tener un sistema externo a tu mente donde puedas ir a mirar todo lo que forma parte de tu vida. Especialmente, un sistema donde puedas ir a mirar qué es todo lo que debes hacer (y cuando digo todo, es TODO), de forma que te sea muy fácil revisarlo y escoger qué es lo más importante que hagas en este preciso momento.

¡Pero es que no puedo concentrarme!

Por muy bien organizada que tengas tu vida, por muy bien que sepas priorizar de entre todo lo que tienes que hacer, siempre habrá momentos en los que no puedes concentrarte. A veces no sabes muy bien el motivo, pero la cuestión es que estás intentando hacer algo y no consigues centrarte. Por cualquier motivo, en cualquier momento, empiezas a hacer otra cosa, muchas veces sin ni siquiera darte cuenta.

Hay muchos motivos por los que puedes perder la concentración. Algunos de los más habituales son:

• No has descansado lo suficiente, por lo que no tienes suficiente energía para hacer lo que deberías estar haciendo. Cualquier cosa que requiera menos energía es perfecta para distraerte.
• No tienes los objetivos claros, estás trabajando en algo que no sabes para qué servirá. Si no sabes muy bien para qué servirá, cualquier otra cosa que te guste más será perfecta para distraerte.
• Estás intentando realizar una tarea que realmente no es una tarea, es decir, no es algo con un principio y un fin que sea independiente del resto de tareas. Si lo que estás intentando hacer no tiene un inicio y un fin, no tendrás forma de saber si estás avanzando en la dirección adecuada y eso hará que te distraigas.

En cualquiera de estos casos, es importante parar, saber analizar qué es lo que nos está pasando y buscar la solución.

Respiración consciente

Muchas veces cuando estás en estas situaciones de estrés intentas darlo todo, hacer todo lo posible para solucionar lo que esté pasando, para terminar todo el trabajo que tienes encima, para planificar como terminarlo todo.

Sin embargo, a menudo lo más importante no es eso, sino hacer una pausa, parar, relajarte y respirar hondo para poder pensar con claridad. Si lo haces, en el momento que te vuelves a poner a trabajar, seguro que lo verás todo con otros ojos y no será tan difícil ni complicado como lo veías antes.

[bctt tweet=»El tiempo para relajarte es cuando no tienes tiempo para ello (Jim Goodwin)»]

Una de las cosas que más haces en tu vida es respirar, y quizá sea de las cosas de las que menos consciente eres. La respiración consciente se basa en el hecho de tomar consciencia de tu respiración, poner atención en ella para devolver tu mente a tu cuerpo.

Tal y como comento en la guía, la respiración consciente te ayudará muchísimo en los momentos en los que no eres capaz de concentrarte debido al estrés. Relájate, respira hondo y vacía la mente para pensar con claridad: este siempre es el primer paso para conseguir evitar el estrés en tu vida.

Por muy controlado que seas, por mucho que conozcas tu cuerpo, a veces es inevitable entrar en momentos de estrés, en momentos en los que no controlas la situación y te ves en el fondo de un pozo. En esos momentos, la respiración consciente puede ayudarte a controlar tu cuerpo y tu mente.

Reduce tus distracciones

Uno de los motivos que provocan que el estrés entre en tu vida son las distracciones. Cuantas más distracciones tienes al alcance de la mano, más probable es que no puedas concentrarte en lo que debes hacer y, por lo tanto, más sencillo será que el estrés te acabe invadiendo.

Por lo tanto, el siguiente de los consejos va en ese sentido: reduce las distracciones. Analiza durante varios días que es lo que te distrae para hacer tu trabajo e intenta reducirlo a lo mínimo. Si te descubres revisando el correo cuando no deberías, bloquéalo. Si te interrumpe el teléfono en un mal momento, ponlo siempre en silencio. Si tu compañero de trabajo te interrumpe cuando estás concentrado, habla con él la forma para que las interrupciones sean en un mejor momento.

[bctt tweet=»Si crees que el problema esta ahí fuera, para: ese pensamiento es tu problema (Stephen Covey)»]

Haz lo que sea necesario para reducir las distracciones más frecuentes, de forma que puedas concentrarte mejor. Si te concentras mejor, serás capaz de hacer el trabajo con la antelación suficiente y que no llegue el momento del estrés.

Tareas cortas: otra clave para no estresarte

Aunque tengas una buena capacidad de concentración, nadie acostumbra a tener la fuerza de voluntad suficiente para concentrarse durante mucho rato en una misma cosa. Si intentas dedicar más de media hora o una hora a una misma tarea, es muy fácil que te hayas distraído varias veces antes de acabarla.

En cambio, si te concentras en una sola cosa, con un objetivo claro, puedes acabar las tareas sin distraerte, una a una, y tomando periodos para descansar entre una y otra. Es por este motivo que es importante que las tareas sean lo más cortas posible, para poderte poner a ellas, concentrarte, acabarlas y luego descansar.

De esta forma evitarás la procrastinación, ya que, si son solamente veinte minutos, ¿porque no puedes acabarlo ahora y dejarlo hecho? Además, de esta forma conseguirás detectar de forma mucho más fácil cuáles son las partes clave de tus proyectos, por lo que podrás planificarlas mucho mejor y realizarlas en los momentos de máxima concentración, algo que evitará que te estreses.

Hacer tareas cortas te permite hacer una sola tarea a la vez

Si te acostumbras a hacer tareas cortas, podrás escoger hacer una sola tarea a la vez, sin dejar que nada ni nadie te distraiga. Centrarte en una sola tarea te permitirá motivarte, ya que mientras estás trabajando vas viendo como cada veinte minutos o media hora acabas una tarea. Ir avanzando, aunque sea poco a poco, te permitirá saber que vas por el buen camino.

Hacer una sola tarea a la vez no solamente te permitirá concentrarte mejor, especialmente gracias a la motivación, sino que podrás incluir de forma mucho más fácil los imprevistos de tu día a día. Una vez acabas una tarea, puedes decidir seguir con tu planificación o bien, si consideras que es más importante, centrarte en algún imprevisto que hayas podido tener a lo largo de la última hora.

[bctt tweet=»La mejor arma contra el estrés es la habilidad para elegir un pensamiento sobre otro (William James)»]

Organiza el día de mañana para que no vuelva a pasarte

En muchas ocasiones, cuando tienes un día lleno de estrés, todo el día acaba siendo un desastre. Te he contado varias formas para intentar reenfocar el día y conseguir aprovecharlo al máximo, pero una de las cosas más importantes es que no te vuelva a pasar lo mismo al día siguiente.

Por lo tanto, una de las prioridades que debes tener en cuenta esos días que están llenos de estrés es organizar el día de mañana para que no vuelva a pasarte. Parar un momento, revisar todo lo que debes hacer, trocearlo en tareas pequeñas, y ser conscientes de todo lo que debes hacer mañana para avanzar en la dirección adecuada.

[bctt tweet=»Una prioridad importante los días que estás estresado es trabajar para que al día siguiente no te pase lo mismo» via=»no»]

Puedes estar seguro de que el día de mañana empezará mucho mejor, muy bien enfocado, y podrás centrarte en lo que realmente sea importante, consiguiendo tus objetivos y avanzando en tu trabajo.

La importancia de la rutina para no estresarte

Una de las cosas que más me gusta de haber establecido una rutina es tener claro qué podré hacer en cada momento. A veces las exigencias del trabajo no te permiten tener una rutina como la que te gustaría, pero aun así tener claro que cada semana tienes una reunión a cierta hora, que cada lunes a las 15h empiezas a hacer una tarea rutinaria o que cada viernes a las 12h harás la revisión semanal te permite tener una tranquilidad que de no ser así no disfrutarás.

La gracia de tener una buena rutina que se adapte a tu forma de ser es optimizar la utilización de tu tiempo en cada momento. A lo largo del día y de las semanas haces tareas muy distintas. Algunas requieren mucho tiempo, pero puedes hacerlas en momentos muertos o cuand tienes poca energía. Otras requieren ratos creativos, dónde debes estar descansads. Otras requieren poco tiempo, pero mucha concentración.

¿Tienes alguna forma mejor de evitar el estrés? Te invito a compartirla con nosotros en los comentarios.

Cuando descubres qué significa la palabra procrastinación, parece que todo lo que te había estado pasando adquiere una dimensión distinta. Descubres el motivo que te ha estado haciendo tan poco productivo: la procrastinación es uno de los mayores problemas para ser productivo, así que es imprescindible aprender a dejar de procrastinar en tu día a día.
El primer paso para poder atacar un problema es saber que tienes un problema y aceptarlo. El segundo paso, entender el problema y buscar la forma de solucionarlo. En este artículo te contaré qué es la procrastinación, varios motivos que te hacen procrastinar y algunos consejos para dejar de procrastinar en tu día a día. En concreto, te resumiré un proceso de 7 pasos para dejar de procrastinar que estoy seguro que te ayudará a mejorar tu productividad.

Definición: qué es la procrastinación

La procrastinación ha sido estudiada a lo largo de los últimos 25 años por muchos filósofos, psicólogos y economistas. George Akerlof escribió en 1991 un ensayo titulado Procrastinación y obediencia donde contaba, con su propia experiencia, cómo retrasaba una tarea cada día, durante varios meses, de forma incomprensible, incluso sobrepasando los límites de la racionalidad.
La procrastinación según la RAE significa:

Acción y efecto de procrastinar.

Y procrastinar según la RAE significa:

Diferir, aplazar.

Esa definición queda bastante corta para el objetivo de este artículo, así que déjame coger como definición de procrastinación la de Francisco Sáez, en su artículo Entendiendo la procrastinación de FacileThings:

Según los académicos, la procrastinación tiene lugar, no cuando decides dejar algo para mañana, sino cuando lo haces a sabiendas de que será perjudicial y va contra ti mismo. Ahí está el punto de irracionalidad. Procrastinar incide negativamente en nuestra moral, aumenta nuestro estrés y, en definitiva, no nos hace más felices.

Por lo tanto, ¿qué significa procrastinación? Entendemos procrastinación por el hecho de dejar algo para otro momento a sabiendas de que será perjudicial aplazarlo.
Para mi procrastinar sería saber qué tienes que hacer, pero aun así no hacerlo. Puede ser de forma consciente (hacemos otra cosa, aun sabiendo que es más importante la primera…) o inconsciente (por ejemplo, coger lo primero de la lista, sin mirar si hay algo más importante).
¿Por qué procrastinas tu? Estoy seguro de que muchas veces procrastinas por pereza, por no tener ganas de hacer lo que realmente deberías estar haciendo… y, por lo tanto, te pones a hacer algo que sea más fácil o te apetezca más. Es normal, a mi también me pasa.
¿La mejor forma de solucionarlo? La veremos a continuación.

La planificación excesiva puede implicar procrastinación

Seguro que te gusta planificar tus proyectos. Aunque a veces nos cuesta por pereza, planificar te da una sensación de control de todo lo que tienes que hacer que te tranquiliza, que te permite vivir más tranquilo.
Planificar es bueno, que quede muy claro. Sin embargo, planificar tiene un problema: es complicado tener claro cuando estás planificando demasiado o cuando estás planificando demasiado poco. Y el hecho de planificar demasiado es una de las causas más grandes de procrastinación.
Tienes que tener muy claro que planificar NO es hacer. Planificar es preparar tu trabajo, de hecho, es parte de tu trabajo, pero no es hacer. Por lo tanto, planificar no te ayuda a avanzar. Planificar te ayudará a avanzar cuando te pongas a HACER, pero si no HACES, no habrás avanzado.
[bctt tweet=»Planificar te ayudará a avanzar cuando te pongas a HACER, pero si no HACES, no habrás avanzado» via=»no»]
En consecuencia, planificar es una fuente de procrastinación, ya que si sobreplanificas acabas dedicando demasiado tiempo a algo que no te ayuda a avanzar. ¿Significa eso que debes dejar de planificar? ¡No! Significa que debes tener muy claro cómo dejar de procrastinar debido a la sobreplanificación.

Planificación natural: dejar de procrastinar por sobreplanificación

Y para saber cómo dejar de procrastinar debido a la sobreplanificación, David Allen, autor de Organízate con Eficacia, propone la planificación natural. La planificación natural es aquella que, de forma natural, hacemos. Eso no significa que sea la que estemos acostumbrados cuando planificamos un proyecto. Déjame contarte.
Tal y como cuenta José Miguel Bolívar en Optima Infinito, la planificación natural tiene cinco pasos:

1. Tienes el deseo de hacer algo
2. Imaginas los resultados
3. Generas ideas sobre cómo hacerlo
4. Clasificas las ideas
5. Defines la primera acción que te ayudará a convertir ese deseo en realidad

Como ves, los cinco pasos son evidentes y son los lógicos e imprescindibles cuando se te ocurre algo que quieres o debes hacer. Sin embargo, muchas veces cuando planificas un proyecto acabas intentando planificar mucho más que eso: todas las acciones, todo el proceso, etc.
En ese sentido, ¿cuando debes dejar de planificar? ¿Hasta qué punto de profundidad tienes que tener definido un proyecto para poderlo llevar a cabo? David Allen lo tiene muy claro y, de verdad, funciona: planifica tanto como sea necesario para que puedas estar tranquilo, pero no más.
Sigue los cinco pasos de la planificación natural, y tendrás una primera acción que te ayudará a convertir tu proyecto en una realdidad. Si, aun teniendo eso planificado, no estás tranquilo, sigue planificando: clasifica tus ideas y conviértelas en acciones, en procesos que te permitan llegar a cumplir tu objetivo.
Pero no más. Si ya estás tranquilo de saber que tu proyecto está enfocado, que tienes unas siguientes acciones que tienes que hacer, deja de planificar y ponte a hacerlas. Siempre estarás a tiempo para seguir planificando más adelante: recuerda que planificar es una ayuda para hacer mejor, una ayuda indispensable, pero si no haces lo que planificas, planificar no habrá servido para nada y, evidentemente, no te ayudará a dejar de procrastinar.

Si no te gusta lo que tienes que hacer, es mucho más probable que acabes procrastinando

Si el primer punto esencial respecto a la procrastinación es el hecho de sobreplanificar, el segundo punto importantísimo también es el de disfrutar: si no te gusta lo que tienes que hacer, es mucho más probable que acabes procrastinando. Lo has vivido en primera persona, ¿verdad?
Estoy seguro que, igual que me pasa a mi, cuando revisas tu lista de acciones o de tareas siempre hay algunas tareas que te llaman la atención. Te llaman la atención porque te gustan, porque tienes ganas de hacerlas. Y estoy seguro también que esas tareas acaban desapareciendo de tu lista bastante rápido, porque las haces tan rápido como te es posible.
En cambio, seguro que hay otras muy distintas, aquellas que miras y no te apetece para nada hacerlas. Estas tareas siguen ahí durante días, incluso semanas, o a veces meses. Cada vez que revisas tu lista de acciones o tu lista de tareas, acabas decidiendo ponerte con otra cosa que te apetece más, pensando que ya lo harás en otro momento.
[bctt tweet=»¿Tienes tareas que siguen ahí durante días, incluso semanas, o a veces meses? Deja de procrastinar» via=»no»]
Por lo tanto, el primer paso ahí si quieres dejar de procrastinar es ver por qué no te gusta hacer lo que tienes que hacer. En cualquier trabajo tendrás cosas que te gustarán más o cosas que te gustarán menos, pero en general tu trabjao debería gustarte, ya que es la forma de ser más productivo y, no solamente de ser más productivo, sino de ser más feliz que, en el fondo, es la base de la productividad.
Cuando te gusta lo que haces, vas a querer incluso hacer las cosas por adelantado, con tiempo suficiente para hacerlas de la mejor forma posible y lo antes posible. Y cuando las acabes sin ni siquiera acercarte a las fechas límites, la sensación de satisfacción por haber hecho lo que tenías que hacer, bien hecho y con tiempo, es realmente increíble.

Hay cosas que no debes hacer ahora, y eso no significa procrastinar

Antes de pasar al siguiente apartado, donde te contaré el proceso perfecto para dejar de procrastinar, déjame dejar una cosa clara: hay cosas que no debes hacer ahora. Sí, y eso no significa que estés procrastinando. Significa que no lo debes hacer ahora, y punto. Déjame explicarme.
No siempre es un buen momento para hacer algo. A veces crees que tienes que hacer algo simplemente porque ya lo has empezado, o porque has aceptado hacerlo, o por cualquier otro motivo. Tienes que tener muy claro que esperar, dejar cosas para más adelante, no significa procrastinar. Tal y como comentábamos en el inicio de este artículo, la procrastinación tiene lugar, no cuando decides dejar algo para más adelante, sino cuando lo haces sabiendo que será perjudicial.
Si dejar algo para más adelante, de forma consciente y meditada, significa algo mejor para ti (por ejemplo, poderte centrar en cosas que realmente son más importantes), no estamos hablando de procrastinación y no, no tiene nada de malo.
En ese sentido, es importante que aprendas a decir no: seguro que muchas de las tareas que vas posponiendo son compromisos que has adquirido por no haber dicho que no a algo que te han pedido o que no sería necesario que tuvieras que hacer tú. Recuerda también que, aunque hayas dicho sí a alguien, siempre puedes volver a hablar con esa persona para comentarle que necesitas centrarte en otras cosas y que no podrás hacerlo.

Cómo dejar de procrastinar

Ha llegado el momento de contarte el proceso para evitar la procrastinación. En los siguientes siete pasos voy a contarte cómo dejar de procrastinar.
Antes de que te emociones, déjame dejarlo claro: no es un proceso mágico, necesitas poner de tu parte, mucha práctica y, evidentemente, fuerza de voluntad. Sin embargo, sí que es verdad que tener un proceso fijo, unas ideas básicas, te permitirán saber cómo actuar ante esas tareas o proyectos que estás dejando a medias debido a tu procrastinación.
[bctt tweet=»Para hacer lo que nunca has hecho debes pensar en maneras que nunca has pensado (Rick Warren)»]
Aquí tienes el proceso explicado de forma extensa, con ejemplos y la base teórica.

Primer paso: reconocer que estás procrastinando

El primer paso para resolver cualquier problema siempre es el mismo: reconocerlo. El problema es que no siempre es fácil reconocer que estás procrastinando, déjame contarte por qué.
Cuando estás procrastinando, a menudo estás haciendo otras cosas que quizá no son las más importantes en ese momento. Pero el hecho de que estés haciendo cosas, de que estés trabajando, muchas veces te impide darte cuenta de que deberías estar haciendo otra cosa más importante.
En ese sentido, muchas veces te justificas a ti mismo que tienes que hacer lo que estás haciendo por cualquier motivo insignificante. Si te crees esa justificación, que en el fondo sabes que no es verdad, te costará reconocer que estás procrastinando.
Para ser consciente de que estás procrastinando es importante que sepas preguntarte en cualquier momento si lo que estás haciendo en ese momento es lo mejor que podrías estar haciendo. Sé sincero contigo mismo, porque engañarte no te ayudará a solucionar el problema.

Segundo paso: Identifica por qué estás procrastinando

Una vez te has dado cuenta de que estás procrastinando, el siguiente paso es identificar por qué lo estás haciendo. Ha llegado el momento de responder a la pregunta ¿qué es lo que te impide realizar esta tarea? Si darte cuenta ya es complicado, imagina lo complicado que puede llegar a ser identificar el motivo.
Ahí poco puedo ayudarte, porque dependerá totalmente de la tarea, de tus circunstancias personales, etc. En cualquier caso, tienes que analizar donde está la dificultad y cómo puedes solucionarla. ¡Ya te dije que no sería mágico! Para darte un empujón, déjame contarte algunos de los motivos más habituales por los que puedes estar procrastinando una tarea o un proyecto:

• Porque no te gusta: si la tarea no te gusta o es aburrida, es probable que la estés procrastinando. Decide si realmente tienes que hacerla y, si es así, busca la forma de hacerla más divertida o entretenida.
• Por indefinición, porque no tienes claro qué es lo que tienes que hacer o no tienes claro cuál es la mejor forma de hacerlo. A menudo la tarea o el proyecto no está bien definido y, por lo tanto, no sabes por dónde empezar.
• Por ser demasiado perfeccionista, porque quieres mejorar las cosas hasta un nivel en el que ya no es productivo seguir adelante. Ponte límites.
• Por miedo al fracaso, porque crees que no vas a ser capaz de hacerlo. Reflexiona los motivos y define el problema y, si es necesario, fórmate para convencerte de que eres capaz de hacerlo.

No hay ninguna solución mágica a este paso, pero estoy seguro que si reflexionas sobre la tarea que estás procratinando tu mismo serás capaz de ver cuál es el principal problema que te está impidiendo sacar adelante esa tarea y dejar de procrastinar.

Tercer paso: ¿Qué beneficios tendrás cuando hayas realizado la tarea?

Para evitar la procrastinación es importante tener claro para qué queremos hacer una tarea o llevar a cabo un proyecto. Por lo tanto, el tercer paso implica ser conscientes de los beneficios que traerá hacer esa tarea en concreto.
Si es necesario para que lo tengas más claro, haz un listado de todos los beneficios y resultados que acabarás consiguiendo con la tarea, cómo te acercará en tus objetivos personales o cómo te ayudará a realizar otras tareas que también tienes que hacer.
Una vez sabes los resultados que alcanzarás con esa tarea, o cómo esa tarea te ayudará a acercarte a los resultados de un proyecto, motívate visualizándote con la tarea realizada. Verás como teniendo claros los objetivos y los resultados eres capaz de sentir esa satisfacción en primera persona: eso te ayudará a realizar la tarea.

Cuarto paso: Divide el trabajo en pequeñas tareas lo más concretas posible

Ya tienes claro que es muy importante que hagas esa tarea, ¡perfecto! Ahora llega el momento de dividirla. Un procentaje muy alto de las veces en las que estás procrastinando una tarea es que realmente no es una acción indivisible, sino que es una tarea demasiado grande para atacarla adecuadamente.
Cualquier tarea que te traiga más de un par de horas te saturará: no sabrás exactamente cuanto tiempo tardarás, si tendrás tiempo de hacerla, si merecerá la pena, si tienes todo lo que necesitas para hacerla… y no podrás dejar de procrastinar.
En ese sentido, coge el trabajo que tengas que hacer y divídelo en tareas lo más pequeñas posible. Idealmente, cualquier tarea que tengas que hacer debería traer menos de media hora. Si puedes dividirlo en tareas que puedas hacer en menos de diez minutos, mejor que mejor.
De esta forma, cuando divides tu trabajo en muchas pequeñas tareas, parece más sencillo de hacer. De hecho, es más sencillo de hacer, ya que puedes ir haciendo las tareas poco a poco y no tienes que hacerlo todo a la vez.

Quinto paso: Toma decisiones para dejar de procrastinar

Este quinto paso está muy relacionado con el anterior, ya que a veces para dividir tu trabajo tendrás que tomar algunas decisiones. En muchas ocasiones, cuando no haces una tarea es debido a que hay alguna decisión implícita que tienes que tomar y no eres conscientes de ello.
Para cada una de las minitareas que tienes ahora, tras el paso anterior, dedica unos minutos a pensar si hay algo que tengas que decidir. ¿Qué significa realmente esa tarea? ¿Qué tienes que decidir para poder empezar? ¿Tienes todo lo necesario para, ahora mismo, empezar a hacer esa tarea?
Si tienes claro qué es cada tarea y tienes todo lo necesario para empezar, ¿por qué no empiezas? ¡Ha llegado el momento de dejar de procrastinar!

Sexto paso: Da un pequeño primer paso, el primer paso para dejar de procrastinar

Pues sí, toca dejar de procrastinar y ponerse a hacer. Muchas veces el problema de la procrastinación es la gran cantidad de trabajo que tienes por delante. Ves una tarea, quizá no muy bien definida, que sabes que te traerá mucho tiempo, y te cuesta mucho empezar.
Hasta este punto del proceso has solucionado la primera parte: has definido bien las tareas, que has reducido en tareas lo más pequeñas posibles para que no te traigan mucho tiempo. Ahora toca solucionar la segunda parte del problema: empezar.
Dedica cinco o diez minutos a empezar esa tarea. Descubre exactamente de qué se trata, qué es, qué puedes hacer para avanzar un poco. Verás que, si trabajas un poquito en esa tarea, es más probable que la acabes realizando entera.
Y, si no la sigues haciendo ahora, si no eres capaz de acabarla, estarás un primer paso más cerca de llegar a tu objetivo. No te preocupes por no acabarla ahora. Déjala en la lista y, la siguiente vez que te pongas a trabajar, vuelve a ponerte cinco o diez minutos de nuevo. Si lo vas haciendo así, si buscas aprovechar esos cinco o diez minutos, al final verás como pasito a pasito has desatascado la tarea y que ya no te cuesta hacerla.

Séptimo paso: date premios y permítete descansar, te ayudará a dejar de procrastinar

El séptimo paso es premiarte: buscar la forma de darte un premio cuando has conseguido acabar una tarea que no tenías ganas de hacer o que no te gustaba es lo mejor para motivarte y acabarla. Cualquier cosa que para ti suponga una motivación extra te ayudará a centrarte más en la tarea que estás haciendo con el objetivo de conseguir el premio que te está esperando.
El mejor premio de todos, sin embargo, es intrínseco a la procrastinación: superar la procrastinación con una tarea te ayudará a superarla con muchas más tareas. El primer paso, la primera tarea, es la que cuesta: a partir de ahí todo será más fácil. ¿Conclusión? Empieza cuanto antes a dejar la procrastinación, todo será una rueda que te ayudará a dejar de procrastinar en el resto de tareas de tu vida.
Olvídate del «Mañana a primera hora lo hago«. Si es algo importante, ¿qué te aporta esperar a mañana a primera hora? Deja de planificar, empieza a hacer: evita las distracciones y las interrupciones y ponte a trabajar en lo que deberías estar haciendo.
Y recuerda…
[bctt tweet=»Dentro de 20 años no te arrepentirás de lo que hiciste, sino de lo que no te atreviste a hacer (Mark Twain)» via=»no»]

Dos recomendaciones finales

Si has seguido el proceso anterior, estoy seguro que habrás conseguido dejar la procrastinación atrás. Ten muy en cuenta lo que te he dicho: superar la procrastinación con una tarea te ayudará a superarla con muchas más, así que todo es una rueda que te ayudará a ir a mejor.
Déjame acabar este artículo con dos recomendaciones: por un lado, planifica tus descansos para no coger «cinco minutos aquí» y «cinco minutos ahí». Sabes que no serán cinco minutos, así que es mucho mejor planificarlos.
Por ejemplo, en mi caso uso la aplicación Workrave para trabajar durante una hora u hora y media y luego descansar diez minutos. Es muy flexible porque puedes aplazar los descansos si te interesa acabar algo, pero pasados unos minutos te lo volverá a recordar: es importante tomar descansos de vez en cuando para mejorar tu concentración.
Por otro lado, segunda recomendación: si no tienes un sistema de productividad, empieza a valorar la posibilidad de implementar uno. Getting Things Done, por ejemplo, es ideal para organizar tu vida. Con un sistema donde tengas todas tus tareas apuntadas como acciones indivisibles, lo más cortas posibles, será más fácil que tengas claro qué tienes que hacer y por qué no debes aplazarlo.
[bctt tweet=»Tener un sistema como GTD es la mejor forma de dejar de procrastinar»]
Para acabar, te invito a descargar la guía resumida que te he preparado con los 7 pasos para dejar de procrastinar. Son los 7 pasos anteriores, resumidos en una lista con los pequeños trucos de cada fase, de forma que puedas revisar la lista siempre que lo necesites. ¡Estoy seguro que te ayudará!

¡Cuarto paso de GTD! Si sigues Organización Personal habitualmente (recuerda que puedes seguirme en Twitter, Facebook, YouTube o por feed RSS) sabrás que estamos haciendo una serie de vídeos con David Torné sobre los cinco pasos de GTD, contando nuestra experiencia y cómo realizamos nosotros cada uno de los pasos. Hoy toca el cuarto paso, llamado evaluar, reflexionar o revisar. Si quieres recuperar los vídeos anteriores, puedes hacerlo aquí:

• La importancia de capturar toda tu vida en un mundo lleno de compromisos
• La importancia de procesar todo lo recopilado para no perderte
• La importancia de organizar toda tu vida para ser productivo a la hora de hacer

Y hoy toca el cuarto vídeo, donde hablaremos del paso de evaluar tu sistema GTD para mantenerlo actualizado y para coger un poco de perspectiva, así que lo primero que voy a hacer es repasar qué significa este paso y la importancia del hábito de reflexionar sobre tu vida y revisar tu sistema de forma periódica.

Qué significa evaluar, reflexionar o revisar en GTD

Todo lo que has hecho hasta ahora es ideal: capturarlo todo, procesarlo y organizarlo de la forma adecuada para ser productivo. ¡Ya puedes empezar a hacer! Pero tienes que tener en cuenta que si no revisas tu sistema de forma periódica, verás como poco a poco el sistema dejará de ser tan eficaz.
Reflexionar o evaluar tu sistema para mantener su fiabilidad es imprescindible. Habitualmente tendrás dos tipos de revisión que te permitirán tener tu sistema controlado y actualizado: la revisión diaria y la revisión semanal. Puedes leer mucho más sobre ellas en los enlaces.
Cuando empiezas con GTD dejas de lado tus revisiones, pero tras años de experiencia, tengo que decirte que reflexionar o evaluar tu sistema es la parte más revolucionaria de todo el método.
[bctt tweet=»Reflexionar o evaluar tu sistema es la parte más revolucionaria de todo el método GTD»]
Para saber más sobre el paso de evaluar, reflexionar o revisar, te recomiendo leer el apartado sobre Reflexionar o evaluar para ir en la dirección adecuada sin caer, donde te lo cuento todo. Échale también un vistazo al vídeo, donde David y yo te contamos nuestra experiencia con este paso de forma detallada.

Evaluar, reflexionar o revisar en vídeo

Sin más dilación, te dejo con el vídeo que hemos grabado con David Torné sobre el paso de evaluar. Si no lo has visto, te animo a ver antes los de recopilar, procesar y organizar y así sigues los pasos en orden.
https://www.youtube.com/watch?v=SM4a6B4I0M4
Si solamente quieres escucharlo o descargarlo para escucharlo en otro momento:

Espero que te haya gustado el vídeo, te invito a seguirme en YouTube, darle a me gusta y, por supuesto, ¡a comentar tus impresiones, problemas o ideas sobre el paso de evaluar!

Llega el punto más importante para multiplicar tu productividad personal: la revisión semanal. Todo lo que viene antes de la revisión semanal es indispensable para ser productivo, pero hay un problema: nuestras vidas, nuestro sistema, tiende al desorden. Si no tenemos algún momento concreto fijado para evaluar y actualizar nuestro sistema, éste dejará de funcionar al poco tiempo. En cualquier caso, la revisión semanal también es un buen momento para reflexionar y coger perspectiva.

¿Qué es la revisión semanal?

El objetivo principal de la revisión semanal es conseguir que tu sistema, con el que trabajas constantemente a lo largo de cada día de la semana, esté actualizado y, por lo tanto, puedas confiar en él al 100%. Si no es así, es muy fácil que falten cosas, que haya algunas que no estén en el sitio donde deberían estar o incluso que hayan cosas que directamente no tendrían que estar ahí, sino en la basura.

Los objetivos principales, por lo tanto, son, otra vez, los mismos que la revisión diaria (los cuatro primeros pasos de GTD), pero de forma mucho más extendida:

• Recopilar todo lo que te pasa por la mente, ideas de nuevos proyectos, ideas de proyectos que estás realizando, etc.
• Procesar todo lo que has recopilado, para dejar tu sistema totalmente al día.
• Organizar lo que acabas de procesar, para dejar tu sistema organizado y que puedas confiar en él.
• Revisar todas las listas, es decir, agenda, proyectos, próximas acciones, en espera, algún día / tal vez, etc.

¿Cómo debe ser la revisión semanal?

Lo que distingue la revisión semanal de la revisión que hacemos diariamente de nuestro sistema es la profundidad con la que la hacemos. Un buen sistema de revisión semanal, basado en el que ofrece Facilethings a sus usuarios, sería:

• Recopilar absolutamente todo
• Procesar y organizar absolutamente todo
• Revisar los eventos anteriores de tu agenda
• Revisar los próximos eventos de tu agenda
• Revisar tu lista de Acciones Siguientes
• Revisar tu lista de Acciones a la Espera
• Revisar tu lista de proyectos, proyecto a proyecto
• Revisar tu lista Algún día / Tal vez
• Generar ideas, vaciar tu mente.
• Volver a procesar tu bandeja de entrada con las nuevas cosas que has capturado durante la revisión.

Leyéndolo así puede parecer rápido, pero una buena revisión semanal puede durar entre una y dos horas perfectamente. La gracia de la revisión semanal es aprovechar este tiempo para tener nuestra vida organizada, nuestro sistema organizado, y ser mucho más productivos la semana entrante. Esto te permitirá anticiparte a tu semana siguiente, así que podrás preparar con antelación tus tareas clave, las acciones con fecha límite y a cualquier otra cosa que puedas necesitar para realizar un buen trabajo a lo largo de la semana siguiente.

Por qué nunca debes saltarte tu revisión semanal

La revisión semanal es la mejor manera de poder recuperar la confianza en tu sistema, es la única forma de tener constancia de que todo lo que tienes en tu sistema GTD está actualizado y te servirá para trabajar mejor en tu día a día.

Si te la saltas, la confianza en tu sistema irá bajando progresivamente, ya que te irás dando cuenta de que hay algunas cosas que ya no tiene sentido que estén, o que hay otras que no tienes apuntadas y, por lo tanto, no paran de darte vueltas por la mente.

Cabe destacar que la revisión semanal, además de tener un punto importante en tener la sensación de Control que tanto deseamos en GTD, también nos ayuda a coger perspectiva, por lo que un siguiente punto interesante a leer es el apartado sobre ¿qué es el modelo de seis niveles de GTD?. Sin embargo, recuerda que estamos en el cuarto punto de Control en GTD, el paso de Evaluar o Reflexionar, o sea que antes que nada toca llegar al quinto paso, el paso de Hacer.

Uno de los puntos esenciales de lo que en GTD se llama evaluar o reflexionar es la revisión diaria. La revisión diaria es aquella que se realiza de forma diaria, varias veces al día, que te permite saber qué es lo que tienes que hacer y, en ese mismo sentido, qué estás dejando de lado.

Verás que la definición que se hace de revisión diaria varia según algunos profesionales del mundo de la productividad. Para algunos, la revisión diaria significa la que hacemos en todo momento, de forma sistemática: ahora tengo un rato para trabajar, reviso mis listas agenda, próximas acciones… y decido en qué ponerme a trabajar. Para otros, la revisión diaria es un momento en concreto del día, por la mañana o por la tarde, que te sirve para revisar tu sistema con calma. En mi opinión, ambas revisiones son necesarias, llámalas como quieras, pero es importante hacerlas.

Eso sí, si quieres una definición exacta de lo que significa revisión diaria en GTD, lo mejor es que leas el artículo La revisión diaria de GTD no existe de José Miguel Bolívar.

¿Cómo debe ser la revisión diaria?

Si entendemos por revisión diaria la que hacemos una vez al día, por la mañana antes de empezar o por la tarde antes de cerrar, la revisión diaria tiene que tener dos puntos fundamentales:

• Debe ser lo más breve posible, para nunca dejarla de lado. Más de cinco minutos es demasiado. ¿Quién no tiene cinco minutos antes de cerrar por la tarde para hacer la revisión diaria?
• Debe ayudarte en tu día a día: si la haces por la mañana, debe ayudarte a que a lo largo del día trabajes mejor. Si la haces por la tarde, debe ayudarte a dejar tu sistema actualizado para trabajar mejor el día siguiente.

Para que la revisión diaria pueda ser suficientemente rápida, lo ideal es que contenga los primeros cuatro pasos de GTD:

• Recopilar todo lo que te ha quedado pendiente, todo lo que te pasa por la mente, etc.
• Procesar todo lo que has recopilado.
• Organizar lo que acabas de procesar.
• Revisar las listas Agenda, Próximas Acciones y En Espera: comprobarás que no te falta hacer nada pendiente, que lo que hay está actualizado, etc.

De esta forma, sin llegar al paso de hacer, cumplimos con los primeros cuatro pasos del proceso, de forma que dejamos nuestro sistema preparado para empezar a trabajar.

Por qué nunca debes saltarte tu revisión diaria

Como ya sabes, las revisiones en GTD son esenciales para poder mantener nuestro sistema actualizado y coger perspectiva. La revisión diaria es fundamental para mantener tu sistema actualizado, ya que a veces a lo largo del día van surgiendo cosas que, si no paras cinco minutos, no las vas a tener en cuenta.

Mi sugerencia para la revisión diaria es hacerla siempre por la tarde, antes de cerrar de trabajar. Esto te permite dejar tu mente totalmente tranquila y sin cosas que te distraigan del descanso y el ocio que te espera. Esto te permitirá empezar el día con el quinto paso, así que cuando empieces el día siguiente solamente tendrás que filtrar tu lista según contexto y empezar a trabajar en la acción que más prioridad tenga en ese momento.

Una vez entendida la revisión diaria, es fundamental no dejar de lado la revisión semanal.