Tras mi experiencia de 10 años en el mundo de los negocios digitales y de la productividad personal, este enero del 2021 llamé a mis socios y les conté que dejaba de trabajar en la empresa. Sigue siendo mi empresa, sigo siendo su socio, pero ahora ya no trabajo en ella. ¿Quieres saber por qué y cómo he llegado a dar este paso? En la página de Sobre mi te lo cuento.
Actualmente ayudo a freelance saturados a organizar, sistematizar, automatizar y DELEGAR en su negocio digital. Les ayudo a dejar de ser soloemprendedores para convertirse en dueños de su negocio para que puedan centrarse donde realmente aportan valor y vivir una vida más tranquila.
Lo hago mediante un proceso de acompañmiento individual, de tres meses de duración, en el que ayudo en todo el proceso de delegación. Si te interesa, contacta conmigo.
En su momento, cuando empezamos a crear equipo en Difoosion, cambió tanto mi vida, que había llegado el momento de ayudar a cambiar la vida de otros emprendedores. Desde esa primera incorporación al equipo, la forma de trabajar, la forma de organizarse, ¡la forma de hacer vacaciones! Todo había cambiado. En los momentos en los que yo no había trabajado, la empresa había seguido adelante gracias al equipo que habíamos formado.
Formar equipo en mi empresa cambió tanto mi vida, que decidí ayudar a cambiar la vida de otros emprendedores.
Así que si eres freelance, estás saturado y crees que ha llegado el momento de empezar a delegar o de formar equipo, contacta conmigo para darte más información sobre mi servicio de acompañamiento individual.
Qué sensación tengo en el cuerpo. La verdad, es un poco raro… Este es el final de OrganizacionPersonal.com. Han sido tres años de vida, tres años en los que he aprendido muchísimo sobre productividad, sobre negocios digitales y sobre cómo ayudar a mis lectores y clientes a ser más productivos. Cerrar las puertas se hace raro, muy raro. ¡Pero es por un buen motivo! Claro que es por un buen motivo, no cerraría las puertas de un proyecto como este si no tuviera ganas e ilusión de empezar uno de nuevo. En la vida las cosas cambian, evolucionan, y a veces tienes que cerrar unas puertas para abrir otras de nuevas. Pero incluso en este caso, las puertas no se llegan a cerrar, porque seguiré hablando de productividad, seguiré con el mismo tipo de contenidos, seguiré ayudando a lectores y clientes a ser más productivos… pero especialmente, a ser más libres.
Libertad personal para personas que trabajan desde casa
Soy Jordi Sánchez, autor de JordiSanchez.info, y ayudo a personas como tú, que trabajas desde casa, a tener libertad personal, profesional y financiera para escoger qué quieres hacer en cada momento de tu vida. Quiero ayudarte a tener tu vida bajo control, tener claro a dónde te diriges y a implementar hábitos y sistemas para ganar más y trabajar menos. En definitiva, quiero ayudar a personas que trabajan desde casa a tener su vida organizada para ser más libres a nivel personal, profesional y financiero. Quiero ayudarles a conseguir lo que yo estoy consiguiendo. A organizar sus vidas, sus trabajos, sus finanzas… para poder vivir una vida tranquila, sin estrés, libre y feliz.
¿Pero por qué para personas que trabajan desde casa?
Seguramente es la pregunta que te has hecho cuando has visto que voy a especializarme en personas que trabajan desde casa. Incluso, si es tu caso, te habrás preguntado: ¿y yo qué voy a hacer, que no trabajo desde casa? El motivo es muy sencillo: yo siempre he trabajado desde casa. Toda mi vida, desde antes de acabar la universidad, he trabajado desde casa en mis propios negocios, y sé qué significa trabajar para uno mismo a todas horas, así que quiero ayudarte a dejar el estrés de lado y tener la libertad de escoger a qué quieres dedicar tu tiempo. Nunca he trabajado en una oficina. Nunca he trabajado con alguien al lado (bueno, vale, mi pareja trabaja desde casa en otro escritorio delante de mi, pero eso no cuenta, ¿no?). Por lo tanto me siento super identificado con todas esas personas que trabajan desde casa, sea en sus propios negocios, sea trabajando en otra empresa. Y sé qué significa trabajar desde casa: cómo me organizo, cómo ayudo a organizar a compañeros y amigos que trabajan desde casa, cómo los hábitos son fundamentales para ser productivo trabajando desde casa.
Y no solamente eso, sino cómo ser libre trabajando desde casa
Esa es la clave de todo. Trabajar desde casa, de manera organizada y productiva, me ha permitido tener la libertad que deseo en mi vida. Puedo adaptar mis horarios a mis necesidades. Puedo decidir empezar a trabajar a las 11h porque he pasado mala noche, o quizá empezar a trabajar a las 5h de la mañana porque me despierto con muchas ganas de comerme el mundo y prefiero aprovechar el día. Puedo decidir avanzar mucho a primera hora para salir a dar una vuelta antes de comer. O incluso tomarme libre la tarde de los viernes (o de cualquier otro día de la semana) para acercarme a la playa o dar un paseo por la montaña. Y, ¡de verdad! Estoy cansado de ver a tanta gente que trabaja desde casa empeñada en trabajar, trabajar y trabajar, y luego no aprovechar y disfrutar de su libertad.
Yo también pasé por esto
Así es, yo tuve meses y meses de trabajo sin control en uno de mis negocios, Difoosion. De los cuatro socios de la empresa, en ese momento estábamos dos socios trabajando en ella, y dedicábamos horas y más horas. Entre semana, en fin de semana, incluso recuerdo unas vacaciones en Sevilla llegar al hotel y tener que ponerme en el ordenador toda la tarde a solucionar unos problemas de última hora. ¿Y de qué servía todo eso? En ese momento yo pensaba que era imprescindible. Luego fui viendo de qué formas solucionarlo, y ahora vivo una vida mucho más libre. Tener una vida libre no significa dejar de trabajar (o quizás sí, si ese es tu objetivo). Significa disfrutar cuando estás trabajando, y disfrutar cuando dejas de trabajar y dedicas tu tiempo a todo tipo de cosas que te gustan. Incluso significa, a veces, no distinguir entre trabajo y hobbies. Lo importante no es trabajar o dejar de trabajar, sino disfrutar de tu libertad las 24 horas del día. Cuando eres libre, te encanta trabajar en las cosas que te gustan. Y eso es algo que, trabajando desde casa, puedes conseguir hacer. Y yo quiero ayudar a todas esas personas como tú, que trabajan desde casa y quieren tener una vida más libre, a conseguirlo.
Y ahí (re)nace mi blog
JordiSanchez.info ya existía, pero no escribía aquí desde hace años. Estaba escribiendo en OrganizacionPersonal.com, que ahora se une a este blog, y estaba centrado en mis servicios ayudando a emprendedores digitales a delegar en ProyectaTuVida.com, que ahora se une también a este blog a este blog. Así que unifico mis distintos proyectos, todos ellos alrededor de la productividad personal y los negocios digitales, en un único sitio donde voy a ayudar a personas que trabajan desde casa a ser más libres. Así me reinvento y así seguiré hablando de productividad, de hábitos y sistemas, de visión y misión, pero también de ganar más y trabajar menos, de libertad personal, profesional y financiera y, en definitiva, de tener una vida libre. Ya hace muchísimos años que tengo mi página personal, de hecho empecé ahí escribiendo sobre desarrollo personal, productividad y emprendimiento desde el año 2010. Y no veo mejor manera que, ahora que me reinvento, volver a mis inicios.
¿Quieres aprovechar mis promociones de (re)lanzamiento?
Puedes conseguir mi guía de forma gratuita (más adelante costará 7 euros):
Incrustar tecnología, multitasking con cabeza, micromomentos, 90 minutos seguidos para cada proyecto o la trifecta urgente-importante-interesante son algunas de las ideas más novedosas que Isra García aporta en su libro Ultraproductividad.
También encontrarás a los de siempre, con un toque nuevo. Ideas originales sobre aspectos esenciales como fijación de objetivos, desarrollo de hábitos, creación de sistemas, delegar, evitar la procastinación o aprender a decir no.
La promesa del libro: trabajar menos, producir más, vivir mejor.
¿Te lo cuento?
Qué vas a aprender hoy
Esta reseña de Ultraproductividad de Isra García está estructurada en tres grandes bloques.
El primero, sobre las ideas más disruptivas y personales de Isra García en torno a la productividad. Algunos de los que destacaba en el primer párrafo: incrustar tecnología, micromomentos, multitasking… La parte más aconsejable si vienes buscando ideas nuevas.
El segundo aborda aspectos esenciales que se encuentran por encima de épocas, estilos y modas. Los básicos que siempre están ahí, pero con su sello personal. Cómo te decía antes: objetivos, hábitos, sistemas… Para mí es la parte más importante.
Esto es lo primero que necesitas aprender. Si todavía no lo aplicas, céntrate en esta parte. Fundamental, para quienes están empezando en el campo de la productividad.
No merece la pena profundizar en lo novedoso, si todavía no aplicas lo básico. Invirtiendo tu tiempo y energía aquí obtendrás mejores resultados.
El tercero incluye, desde mi punto de vista, lo mejor del libro. Es el bonus track, que incluye párrafos breves y frases cortas, en las que encontrarás la mención a la página concreta del libro en la que se trata cada idea.
Es lo que te recomendaría leer ahora mismo, si tuvieras el libro entre las manos (si no lo tienes, puedes comprarlo en Amazon). Y es la parte que más te gustará, si quieres ir al grano.
Además, en todos los bloques hay acciones concretas para aplicar inmediatamente y te he dejado enlaces y referencias a libros, artículos y autores que complementan muy bien las ideas de Isra García. Espero que te parezcan interesantes. ¡Empezamos!
Ultraproductividad: disrupción e innovación
Aquí encontrarás las ideas, trucos y consejos que me han parecido más innovadores, especialmente en el sentido de que son más personales.
Innovar en el campo de la productividad no es fácil, por lo que no todo lo que vas a encontrar aquí te va a resultar totalmente nuevo. En cualquier caso, seguro que encuentras ideas originales ya sea en el fondo o en la forma.
Empezaremos definiendo la ultraproductividad y luego veremos algunos consejos para potenciar nuestro estilo de vida, construir «la gran mañana» productiva y reforzar nuestra eficacia con los micromomentos. Además, descubriremos la tecnología que mejor le funciona al autor.
¿Qué es ultraproductividad?
Según Isra García, es un método de vida, más que de trabajo, que literalmente va orientado a:
Hacer más, lograr más, trabajar más, vivir con más intensidad, conseguir más y cualquier cosa que desees más, con el mismo, o menos esfuerzo, pero con mejores resultados profesionales y personales.
Se trata de aprender cómo trabajar y vivir al máximo, mientras saboreas el momento, sin ser aplastado por la nueva economía.
Este es el significado de ultraproductividad que se proporciona en la definición. Pero a mitad del libro se añade también que consiste en entender qué es lo que haces y el valor que extraes por ello.
Y en las últimas páginas se matiza que se trata de hacer las cosas para vivir mejor con uno mismo, lo que influye positivamente en el resto de cosas que haces.
Ahora que ya conoces la definición, vamos a por un poco de tecnología y de lifestyle.
Incrusta la tecnología
En lo que se refiere a tecnología y canal digital, Isra García recomienda claramente lo que funcione frente a lo nuevo.
Aquí te dejo una selección de algunas herramientas que utiliza y recomienda el propio autor.
Evernote. El autor la define como la aplicación más productiva que conoce y la que más utiliza. Te permitirá capturar todas las ideas que te surjan en cada momento, darles forma y compartirlas desde varios dispositivos. Anotaciones a mano, fotos, documentos…todo muy accesible. Como anécdota, el borrador del libro Ultraproductividad, pasó por aquí.
Correo electrónico. Junto con la anterior, conforman el tándem que más utiliza este emprendedor. Para él pasó de ser una pesadilla a convertirse en un arma potente, rentable, robusta y vibrante. Si quieres saber cómo la utiliza, échale un vistazo al libro.
Lino. Descrito por el autor como “descaradamente simple”. Es un tablero para anotaciones, tareas, objetivos, gestión de proyectos, organizar información y compartirla.
Rescue Time. Una herramienta de time tracking que te permite saber a qué dedicas tu tiempo. Como dice Peter Drucker, este es el primer paso, para luego poder analizarlo, tomar decisiones y optimizarlo.
Basecamp, Google Drive y Trello. Para realizar trabajo individual y colaborativo en la nube son herramientas muy útiles que posiblemente conozcas, y en caso contrario te animo a probar.
Papel y bolígrafo. Lo que nunca falla y el complemento perfecto para la tecnología. Simple y accesible. Nos permite expresarnos y ser creativos, con nuestras propias manos.
[bctt tweet=»“En lo referente a la tecnología no necesitas lo nuevo, necesitas que funcione” Isra García» username=»orgpersonal»]
Porque como dice Isra García “hay muchos profesionales y entusiastas cegados por el brillo de lo nuevo”.
Acción concreta de Ultraproductividad
Si eres de los que no utiliza mucho la tecnología, ¿qué te parece empezar a explorar las posibilidades de alguna de estas herramientas? Escoge una y empieza a probar.
Si eres de los que utiliza demasiadas herramientas, ¿qué te parece descartar las que menos utilidad te aporten? Así no consumirás tanto tiempo y energía donde no obtienes valor. Selecciona una de las que menos te reporta y elimínala.
Disfruta de tus micromomentos
En la ultraproductividad, entendida como estilo de vida, se trata de aprender y disfrutar.
Los micromomentos son instantes que surgen de la nada y que no se pueden planificar, entre otras cosas, porque dependen del lugar, la situación y el estado de ánimo en que te encuentres.
Como no se pueden planificar, necesitas tomar consciencia de estos tres factores (lugar, situación y estado de ánimo) para que los puedas detectar cuando surjan. Y en ese momento poder disfrutarlos.
Por lo tanto, se trata de ser consciente de uno o dos momentos íntimos que puedas saborear cada día. Momentos en los que prestas atención plena al momento presente y te olvidas de urgencias, prioridades, obligaciones y responsabilidades.
Los micromomentos mejoran tu estilo de vida, te ayudan a sentirte mejor y conectar contigo mismo y también a ser más productivo.
Multitasking con cabeza
Sistematiza el multitasking bien hecho. Similar a lo que Sergio Fernández de pensamientopositivo.org denomina simultanear. Una forma de combinar tareas que se complementan bien entre sí: como barrer mientras escuchas un podcast.
La multitarea tiene muchos detractores y defensores. Yo creo que la virtud está en el término medio, como en tantas otras cosas.
El día y la semana tienen momentos para todo. Una vez que te has concentrado en tu contribución más valiosa y has puesto el foco en lo más importante, hay periodos en los que puedes mejorar tu productividad apoyándote en un multitasking inteligente.
Si tienes tus momentos de multitarea definidos y estructurados de antemano, te será más fácil ejecutarlos cuando llegue el momento. Y tendrán un propósito inteligente, como aprender inglés mientras limpias tu casa.
Potencia tu estilo de vida construyendo “la gran mañana”
Este es un apartado muy interesante para freelance, emprendedores o teletrabajadores que tengan cierta autonomía sobre dónde, cómo y cuándo realizan su trabajo. Pero también encontrarás consejos aplicables aunque tengas un trabajo y horario más rígidos.
Empieza añadiendo, poco a poco, los siguientes hábitos a tus rutinas matinales. Si intentas asimilarlos todos de golpe, te cortocircuitarás.
Para construir la gran mañana necesitarás seguir los siguientes consejos:
Entiende por qué lo haces. Pregúntate cuáles son tus motivos y ponlos por escrito. Escribe las cosas que desearías conseguir cada mañana y las razones por las que lo haces.
Empieza la noche anterior. Prepara la ropa, la playlist, revisa tus compromisos y responsabilidades…para no tener que pensar por la mañana sobre qué necesitas.
Madruga. Levántate media hora antes de lo previsto y activa tu estado físico con una ducha de agua fría, haciendo deporte o realizando una sesión de meditación y estiramientos.
Cronometra tu rutina, para saber cuánto tardas en hacer lo que necesitas. Las personas no somos buenas estimando el tiempo transcurrido. Ya lo decía Peter Drucker: registra tu tiempo.
Huye de las distracciones y elimina elecciones. En la línea del fundador de Facebook, simplifica tu vestimenta y rutinas matinales para minimizar la toma de decisiones sobre cuestiones que no tienen un impacto significativo.
La noche anterior, establece las prioridades para el día y por la mañanadecide qué es lo más importante.
Comienza la mañana proporcionándote recompensas sanas: música favorita, desayuno favorito, deporte favorito. Lo que te guste y te siente bien.
Utiliza el transporte público, si tienes la posibilidad. Si no tienes que conducir, puedes ir avanzando tareas, contestando mails rápidos…
Puede que estés pensando “estos son los de siempre”. Pues sí, pero si no aplicas esto, no ganarás mucho indagando lo más original o disruptivo.
Por favor, fíjate en que he dicho “si no lo aplicas” en lugar de “si no lo sabes”, porque si lo sabes, pero no lo aplicas, no consigues resultados.
Así que te recomiendo que, en lugar de saltártelo, apliqueslo que ya habrás leído muchas veces. Vamos a por ello.
Establecer objetivos
Fijarse objetivos por escrito es fundamental. Lo han dicho cientos de autores, emprendedores, directivos y empresarios. Pero da igual, la mayoría de la gente sigue sin definirlos y ponerlos por escrito.
Isra García lo vuelve a intentar y nos dice claramente que lo hagamos. Con un toque muy personal cuenta que hace años él tampoco lo hacía y que su vida cambio enormemente cuando adquirió este hábito.
Por desgracia, también nos dice que sólo el 15% de las personas a las que ha consultado recientemente, llevan esta práctica a buen puerto.
Su recomendación es clara:
[bctt tweet=»“Establece objetivos y cúmplelos. Mantenlos simples, escritos y delante de ti” Isra García» username=»orgpersonal»]
Un proyecto sin objetivos claramente definidos finalizará con resultados mediocres.
También nos recomienda concretar los objetivos utilizando el método SMART, y aquí me gustaría hacer un paréntesis.
Ten en cuenta que no existe un consenso respecto a lo que significan las iniciales del acrónimo SMART. Robert Rubin ha encontrado tres o más significados habituales para cada inicial, lo que da lugar a una gran variedad de combinaciones.
Yo te recomiendo que utilices las que propone George Doran, o las adaptaciones al castellano de Isra García o José Miguel Bolívar, que coinciden en gran medida con el original.
A George Doran se le atribuye la creación del método en un artículo publicado en 1981 y en el que empleaba los siguientes significados: Specific, Measurable, Assignable, Realistic, Time-related.
Isra García y José Miguel Bolívar, parten de términos muy parecidos a los anteriores y traducen los dos primeros como específicos y medibles. Al tercero lo denominan alcanzable (derivado de achievable en lugar de assignable).
En la cuarta palabra uno se decanta por relevantes y otro por realistas.
Mientras que el quinto término, lo traducen por oportuno o acotado en el tiempo. Se trata de fijar fechas límite para conseguir cada objetivo. En caso contrario, se dilatan en el tiempo y se van retrasando continuamente, contribuyendo a la procrastinación.
Acción concreta de Ultraproductividad
Utiliza el acrónimo SMART y define tres objetivos concretos para la próxima semana. Como dice Isra García, mantenlos simples, escritos y delante de ti.
Y recuerda que esto es solo el principio. Estaría muy bien que lo hicieras cada semana y que utilizaras horizontes temporales más amplios (mes, trimestre…) para ganar perspectiva.
Para finalizar este apartado te recomiendo estos post de Paz Garde, Helena López-Casares y Jesús Serrano, sobre la importancia de considerar, aclarar y fijar objetivos.
Sistemas de Ultraproductividad
Los sistemas son la clave de la Ultraproductividady sirven para eliminar dolores de cabeza y no tener que pensar innecesariamente, como dice Isra García.
Par conseguir resultados óptimos, necesitas crear sistemas de aprendizaje, de estilo de vida, de emprendimiento, de innovación…
Hace falta estructura, precisas una agenda y un framework que te indique lo que necesita ser hecho y la estructura más coherente para hacerlo. Ésta es sin duda la piedra angular de todas las metodologías de productividad completas y solventes.
Los marcos de trabajo (framework) están presentes en Getting Things Done de David Allen; Scrum de Jeff Sutherland y Ken Schwaber; o Primero lo Primero de Stephen Covey, Roger Merrill y Rebeca Merrill.
De modo similar, Tim Ferriss en La semana laboral expone también su sistema en cuatro fases. Y Jake Knapp hace lo propio con su sistema para ejecutar un Sprint en cinco días.
Y aunque las similitudes y diferencias de estas metodologías se escapan un poco al alcance de este post, quédate con la idea de que necesitas estructura, necesitas sistemas, necesitas método.
Y el punto original de Isra García, es que te dice claramente que crees los tuyos. Algo que de algún modo ya decía Tim Ferriss, pero que el emprendedor español destaca todavía más.
Claramente dice:
“Te sugiero que dejes de seguir sistemas de otros y crees los tuyos propios, para todo”.
Inspírate y apóyate en otros. Toma ideas prestadas, pero construye tu propio sistema.
Aquí te dejo cuatro recomendaciones del autor para crear tus propios sistemas, y una quinta mía, para reforzar la que considero más importante:
Establece márgenes. Crea un sistema que te sirva como muro de contención para los outputs que llegan desde fuera, para aislarte de lo que no importa.
Sistematiza el multitasking con cabeza. Como veíamos en el apartado anterior, crea un sistema que te permita aprender inglés, mientras haces las tareas de la casa, por ejemplo.
Crea una estructurade trabajo que te ayude a pasar siempre de la estrategia a la acción. Cortando en trocitos tus objetivos, priorizando y fijando fechas límite.
Crea un sistema que te permita tener siempre tus objetivos escritos, de forma simple, delante de ti. Y que te ayude a realizar el trabajo importante.
Utiliza una pizarra, un corcho, notas adhesivas o cualquier otro medio provisional, hasta que encuentres el modo más adecuado de mantener siempre tus objetivos y acciones concretas a la vista. Algo que te funcione mientras encuentras una manera más elegante, menos invasiva o más original de mantener tus recordatorios a la vista.
Cómo dice Laura Chica, «el tiempo no cambia las cosas, las cambias tú«. Así que empieza a cambiar y crea tus propios sistemas de productividad: aquí tienes mucha más información.
Por último, para terminar este bloque, y especialmente si eres emprendedor o te lo estás planteando, permíteme que te recomiende leer el capítulo que Raimon Samsó titula “Sistema, ¿Sistema?, ¡Sistema!” en su libro El código del dinero. No te lo pierdas.
Acción concreta de Ultraproductividad
Coge el móvil y graba, ahora mismo, un audio con las ideas que te resulten más útiles de este artículo, o de otros que hayas leído previamente. Ya tienes algo útil que escuchar mientras haces la compra o limpias tu hogar.
Indaga sobre podcast o audiolibros que te gustaría explorar mientras haces este tipo de tareas. Identifica y descárgate tres archivos para escuchar la próxima semana mientras vas al trabajo o realizas alguno de tus trayectos habituales.
Hábitos de ultraproductividad
Los hábitos son el complemento esencial para los sistemas de productividad.
En el libro, se dedica un primer apartado a cómo modificar hábitos existentes y después se dividen en cinco categorías:
Hábitos diarios y accesibles.
Hábitos para separarte de otros.
Hábitos para impactar
Hábitos disruptivos
Hábitos definitivos.
En total aparecen más de 35 hábitos. Yo te contaré solo algunos, empezando por cómo desarrollarlos. El resto, ya sabes, puedes leerlos en el libro de Isra García.
Respecto al cómo, Isra García propone ser específico, dar pequeños pasos y adoptar un nuevo hábito (o dos) al mes. Poco a poco. Como dice Francisco Alcaide, si quieres conseguir “mucho en poco tiempo” aparecerán el agobio y la frustración.
Hábitos diarios y accesibles
De los hábitos diarios y accesibles, quiero subrayar la primera idea:
“El éxito en uno mismo… va sobre aquello que puedes controlar”
Aquí se encuentran los hábitos más esenciales y necesarios. Una vez más, si no practicas estos, no tiene sentido volverse loco intentando adoptar otros más sofisticados.
Estos hábitos consisten en reservar tiempo para uno mismo, hacer deporte, destinar tiempo a leer y a escribir, reflexionar en soledad o hacer las tareas del hogar. Éstas últimas, son básicas y suponen un compromiso contigo mismo y un respeto por tu propio espacio.
Hábitos para impactar
De los hábitos para impactar, destacaré cuatro.
Interesarse auténticamente por las personas, aprender cosas sobre ellas y buscar conexiones auténticas, mejorando la vida de los demás.
Entender el poder de una conversación. Aspecto, sobre el que no puedo dejar de recomendarte esta magnífica intervención de Álvaro González-Alorda en TED.
Tomar el control de nuestra propia vida. Marcando una dirección, transmitiendo seguridad, convicción y claridad.
Desarrollar un conjunto de habilidades esenciales: conectar personas con oportunidades, escuchar cuatro veces más de lo que se habla, ser proactivo ayudando a otros, empáticos, comunicativos, asertivos, cercanos y simples.
Estas últimas, en lugar de hábitos, tal vez te parezcan un conjunto de habilidades o cualidades que debería poseer todo líder, emprendedor o directivo.
Pero ten en cuenta que estas habilidades se desarrollan practicando, por lo que su perfeccionamiento depende precisamente de adoptar el hábito de escuchar, empatizar, conectar…
[bctt tweet=»“La clave para impactar en otras personas es liderar con el corazón” Isra García» username=»orgpersonal»]
Para cerrar este bloque permíteme que te recomiende dos libros. Uno sobre el qué y otro sobre el cómo.
Como dice Eva Collado, en el mundo emprendedor “si no cuentas con método, te tornas efectivo, te marcas objetivos claros, pones foco, consolidas hábitos…y sabes encajar los fracasos de forma constructiva, difícilmente sobrevivirás”.
Bonus Track: las mejores ideas de Ultraproductividad
En este apartado te indico las ideas del libro Ultraproductividadque me parecen más disruptivas, interesantes o simplemente fundamentales.
Algunas son habituales en muchos libros y blogs. Otras son más novedosas. Pero sea como fuere, te las recomiendo.
Porque cada vez que una idea pasa por tu cabeza, suma. Puede que algunas se queden para siempre a la cuarta, a la quinta o a la novena, quién sabe.
También te recomiendo leer estas ideas directamente en la fuente original, para que aprecies el toque que les da el autor. Por eso, las ordeno a medida que van apareciendo en el libro de Isra García y te indico el número de página, por si quieres ir directo al grano.
Algunas ya las hemos tratado en este artículo y otras no. Pero, tanto si has llegado aquí directamente, como si te interesa el resumen y los recursos que puedes encontraren el libro Ultraproductividad. Aquí los tienes:
Fíjate objetivos concretos. Mantenlos simples, escritos y delante de ti. Utiliza el formato SMART (páginas 15, 27 y 119).
Lista todo lo que haces. Marca en verde lo que te gusta y te apasiona, y en rojo lo contrario. ¿Puedes eliminar los rojos o cambiarlos a verde? (p.26).
Trifecta urgente-importante-interesante. Una interpretación original de la matriz de Eisenhower (p.29).
Siete preguntas para mejorar tus reuniones: ¿cuánto va a durar? ¿de qué me vas a convencer? ¿qué y cuánto va a costarme?…(p.30).
Correo electrónico. Si la cadena de correos llega a cinco, coge el teléfono y llama. Incluso si llega a tres (p.32).
Dedica 90 minutos al día a trabajar en cada proyecto importante. Avanzarás en dos o tres cada día. El resto del tiempo dedícalo a otras tareas necesarias (p.36).
Incrusta la tecnología. Sácale partido fijándote en su utilidad más que en su novedad. Evernote, Rescue Time, email, Basecamp, Lino y algunas más (p.37, 123, 161)
Dos tipos de trabajo. El que te hará ganar y el que no te aportará nada. Identifica cuál es tu trabajo, el significativo, el que cambia las cosas (p.95)
Dieta digital. Consejos para evitar refugiarnos en internet a procrastinar y para no quedar atrapados en la espiral de conectividad e interactividad (p.127)
Plantillas para rechazar el trabajo que no te interese de forma rápida, elegante y respetuosa (p.141)
Sumario de rendimiento profesional. Áreas clave a controlar y sobre todo muchas preguntas interesantes para hacerte a ti mismo y mejorar (p.173)
Cuando no delegas no aprovechas tus habilidades núcleo, y dejas de lado el trabajo que sólo tú sabes hacer (p. 200)
Señalar e identificar el problema, sin aportar soluciones, es un gran error que cada día comete más gente. Para mejorar hay que proponer soluciones (p. 202)
Encuentra tu hueco y aprende a decir no, o te verás envuelto en proyectos que ni quieres ni sabes hacer (p.205)
Define siempre la comunicación, los objetivos, las responsabilidades y a quién reportar, cuando trabajes con terceros (p.209).
Ignora lo superfluo e invierte tiempo y energía en lo que necesita ser hecho (p.219).
Encuentra tu pasión, inspiración, energía o flow (p.219). Aquí, quiero recomendarte personalmente El Elemento de Ken Robinson y Fluir de Mihaly Csikszentmihalyi.
Agudiza tu creatividad escribiendo, preguntando, colaborando, permaneciendo insolente y abrazando la incertidumbre (p.223).
Abraza los cambios y estate dispuesto, porque preparado casi nunca se está (p.224).
Enfócate y concéntrate, para llegar a tus metas y aumentar la calidad de tu trabajo. En este apartado tienes muchos consejos para conseguirlo (p.226).
Piensa en el fallo como la frontera que cruzar. Disfruta y sufre tus fracasos (p.229).
Lo importante es empezar, si le das tracción a la idea, ya no pararás (p.233). O como dice el proverbio que cita frecuentemente David Allen “Empezar ya es media acción”.
Lee libros más a menudo. No leas solo blogs o artículos (p.234). Aquí encontrarás varias razones y sugerencias interesantes.
Cuídate de la infoxicación, protégete de la sobrecarga informativa. O como dice Anxo Pérez, lo importante no es cuánto entra, sino cuánto se queda (p.236).
Experimento social media 150. Reducir contactos en Twitter, Google +, LinkedIn, Instagram…buscando conexiones humanas, agiles y valiosas. Identificar usuarios imprescindibles, que aporten luz y valor en lugar de ruido (p.241).
Experimento social media zero y vivir sin Smartphone (p.249). Lo anterior llevado al extremo. Ventajas, inconvenientes y todo tipo de reflexiones: sensación de vacío, puntería, dedicación, bienestar general…
Experimento sobreconectados (p.274). Tropezar con 311 personas recorriendo 1,5 kilómetros por la Gran Vía de Madrid. Conclusión: olvidamos vivir el momento, perdemos atención y capacidad de reacción.
¿Qué has venido a hacer aquí? ¿Cómo lo vas a conseguir? ¿Qué plan de ultraproductividad crearás? Haz el plan y luego ejecútalo (p.340).
Recursos gratuitos de la revista Fast Company para incrementar tu productividad. Una selección de publicaciones tipo: secretos para ser más productivo; errores a evitar; hábitos a desarrollar; cómo conseguir… y por qué sucede… (p.343).
Espero que te haya resultado útil y qué hayas aprendido cosas nuevas. Ya me contarás en los comentarios cuántos consejos utilizas, cuántos sistemas desarrollas y cuántos hábitos adoptas.
Y recuerda, antes de iniciar una acción, implantar un sistema, desarrollar un hábito… pregúntate: ¿Por qué lo hago? ¿Para qué lo hago? ¿Es lo mejor que podría hacer para logar lo que quiero?
Desde incluso antes de acabar la universidad he trabajado desde casa, y es una de las mejores cosas que me ha pasado en mi vida. La libertad y la flexibilidad que me da el hecho de trabajar desde casa, poder trabajar sin horarios concretos y sin compromisos especiales me permite vivir la vida como realmente me gusta. Eso no significa trabajar menos, pero sí significa poder adaptar tu trabajo dentro de tu vida, y no al revés. Lo primero es vivir y disfrutar de la vida, y dentro de eso encaja perfectamente el trabajar, porque disfrutar trabajando es parte de disfrutar de la vida. Déjame contarte mi experiencia trabajando desde casa. [bctt tweet=»Lo primero es vivir y disfrutar de la vida, y dentro de eso encaja perfectamente el trabajar»]
Trabajar desde casa fue algo natural
Mi primer trabajo desde casa fue como blogger en AppleWeblog, un antiguo blog de Hipertextual, la que fue una de las redes de blogs más importantes de habla hispana. De hecho, si quitas un par de veranos, fue mi primer trabajo: siempre he trabajado desde casa, y me encanta que sea así. A partir de ahí empecé a colaborar en Difoosion, la que se acabó convirtiendo en mi primera empresa. Inicialmente era más hobby que trabajo, pero quise llegar a convertir mi hobby en una forma de vida. Y lo conseguí. Y Difoosion acabó siendo mi primer trabajo a media jornada mientras estudiaba. Y mi primer trabajo a jornada completa, cuando acabé de estudiar. Y una parte importante de mi trabajo, cuando me hice autónomo. Trabajar desde casa fue algo natural tras tanto tiempo como blogger, y ha acabado siendo una de las mejores cosas que me ha pasado en mi vida. Déjame contarte un poco más.
Las ventajas de trabajar desde casa
Trabajar desde casa tiene muchas cosas buenas. Lo mejor de trabajar desde casa es la flexibilidad. Me refiero a trabajar desde casa sin horarios impuestos por clientes o empresas: no le veo ningún sentido a que alguien te imponga unos horarios cuando trabajas desde casa. Evidentemente puedes tener reuniones que tienen día y hora concreto, pero serán las mínimas cosas que tendrás en tu día. Trabajar desde casa te permite decidir cuando y cómo quieres disfrutar de tu vida, y encajar tu trabajo dentro de ese horario. No es el trabajo el que marca el ritmo de tu vida, sino que tu vida marca el ritmo de tu trabajo. [bctt tweet=»Trabajar desde casa te permite decidir cuando y cómo quieres disfrutar de tu vida»] En ese mismo sentido, eso incluye una libertad que te permite decidir si quieres irte a la cama temprano, o ese día te quedas hasta tarde porque estás aprovechando y disfrutando de tu trabajo. O te permite decidir si ese día te quedas durmiendo hasta tarde, porque prefieres descansar y empezar la semana a tope.
Es importante tener claro que eso no significa trabajar menos: tienes que trabajar mucho, pero el hecho de poder adaptar tu trabajo a tu forma de vivir, y no al revés, es un gran punto positivo. Por otra parte, trabajar desde casa te permite ahorrar mucho tiempo y dinero en desplazamientos, algo que a veces no valoramos lo suficiente. De esta forma, ahorrar es mucho más fácil (si tienes el hábito de ahorrar, claro). Veinte minutos de ida al trabajo y veinte minutos de vuelta son ni más ni menos que quince horas al mes dedicadas a transporte. Y eso que «solamente estoy a 20 minutos del trabajo»…
Las desventajas de trabajar desde casa
Trabajar desde casa tiene sus desventajas… supongo que sí. Organizarse cuando trabajas desde casa acostumbra a ser bastante más complicado, ya que tienes muchas más opciones donde elegir. Mientras haces el informe X para el cliente, también puedes ir a poner la lavadora o puedes ir al super a comprar las cuatro cosas que te faltan para la comida. Cuando trabajas desde casa, para el resto de personas puede parecer que trabajes menos. O que, como puedes trabajar en cualquier momento, pueden pedirte favores de ir a un sitio o hacer algo. La flexibilidad que para mi es una ventaja increíble, a veces puede incluso convertirse en una desventaja si no tomas las riendas de tu vida de la forma adecuada. [bctt tweet=»Cuando el trabajo es un placer, la vida es bella. Pero cuando nos es impuesto, la vida es una esclavitud. Máximo Gorki» via=»no»] Sin embargo, las ventajas de trabajar desde casa son mucho más importantes que las desventajas: trabajar desde casa es una experiencia que no dejaría escapar para nada.
Hábitos esenciales al trabajar desde casa
Una de las cosas más importantes que aprendes cuando trabajas desde casa es a implementar buenos hábitos, ya que, si no es así, podemos acabar haciendo cosas que no deberíamos estar haciendo en ese momento. Trabajando desde casa es esencial cumplir con tres hábitos esenciales. En primer lugar, fijarse objetivos, y, por lo tanto trabajar en tu día a día para cumplirlos, saber comprobar que lo que estás haciendo te está acercando a tus objetivos. En segundo lugar, tener una rutina establecida: una rutina para empezar bien el día, una rutina para acabar bien el día, un horario para cumplir. Tener una buena rutina bien establecida es ideal para ser productivo. Quizá pensarás que eso entra en contradicción con la flexibilidad que comentaba antes: nada más lejos de la realidad. Es muy bueno tener una rutina establecida, pero la gracia de trabajar desde casa es que esa rutina la escojes tu y que puedes romperla siempre que lo desees. En tercer lugar, el hábito de salir de casa. Quizá es el hábito que más me cuesta, porque soy una persona muy hogareña, me encanta estar en casa. Aún así, salir de casa cada día, ni que sea poco rato, es importante para ver el mundo desde otra perspectiva. Salir de casa incluye hacer un poco de deporte, aunque sea andar media horita o pasear por la ciudad, o a poder ser algo un poco más intenso. Si quieres profundizar en el tema de hábitos, puedes leer mi artículo en el blog de David Torné sobre Hábitos esenciales al trabajar desde casa o el segundo artículo que he publicado en su blog, La importancia de no separar las tareas personales y las profesionales.
No para todo el mundo es bueno trabajar desde casa
Trabajar desde casa es cuestión de hábitos, así que si te cuesta seguir unos hábitos, seguramente no es lo mejor para ti. Yo disfruto muchísimo de la libertad que me da trabajar desde casa, pero para otras personas esa misma libertad puede ser un problema según su forma de organizarse. Si eres una persona que prefiere ser guiada, que prefiere que haya alguien que supervise su trabajo o que le marque la dirección en la que debe enfocarse, trabajar desde casa no es la mejor opción. ¿Has tenido experiencia trabajando desde casa?Coméntanosla en el apartado de comentarios.
Todo depende del trabajo que quieras hacer
Muchas veces he pensado que quizá me gustaría trabajar de otra cosa. Me encanta el mundo de la televisión, especialmente los directos. Sin embargo, es un tipo de trabajo que no te permite tener la flexibilidad que tengo actualmente, por lo que, como mínimo por ahora, lo descarto. Todo depende del trabajo que quieras hacer: si tu objetivo es trabajar desde casa, tienes que tener en cuenta qué tipos de trabajo te permitirán trabajar de forma remota y empezar a especializarte en esos trabajos. Trabajar desde casa implica dejar de lado ciertos tipos de trabajo, pero si lo tienes claro, eso no debería ser un problema.
En conclusión, trabajar desde casa, con una rutina pero con mucha flexibilidad, es una de las mejores cosas que me ha pasado en mi vida. Si tienes la oportunidad de trabajar desde casa, te invito a pasar por esta experiencia. Si ya trabajas o has trabajado desde casa, ¿nos cuentas tu experiencia en los comentarios?
Este mes en la sección de entrevistas hablamos con Montse Vila, del blog Buenhabit. Gracias a esta entrevista podrás aprender de su experiencia gestionando su casa como si fuera una empresa y de su experiencia trabajando en un banco. Como ella misma dice, el blog Buenhabit da unas pinceladas de desarrollo personal y productividad, hablando sobre temas muy relacionados con los que tratamos aquí en Organización Personal. ¿Lo mejor? Montse te cuenta en la entrevista cuál es la mejor forma para empezar a cambiar tus falsas creencias o, como mínimo, cómo evaluarlas para saber si realmente lo que tienes muy interiorizado es tan cierto como piensas.
Entrevista a Montse Vila
Es una pregunta que hago a todos mis lectores y no podía dejarla pasar… ¿qué significa para ti ser productiva?
Lograr mis objetivos de la manera más eficiente posible (optimización de recursos). No se trata de hacer muchas cosas y estar siempre ocupado. Se trata de hacer las cosas que de verdad nos importan. Para ser realmente productivo nuestras acciones y proyectos deben tener un sentido, centrarse en ello y evitar la dispersión. [bctt tweet=».@buenhabit: «No se trata de estar siempre ocupado, sino de hacer lo que de verdad nos importa»»]
Quieres facilitar a tus lectores pautas y herramientas para optimizar al máximo sus recursos y habilidades. ¿Qué nos recomiendas?
Para saber si hemos obtenido un buen resultado, de antemano habremos de haber especificado cuál era nuestro propósito. De nada sirve tener muchos recursos y habilidades si no son los adecuados para obtener nuestros objetivos. Por tanto, recomiendo tener las metas claras: ¿hacia dónde quiero ir? Si no sabemos hacia dónde vamos, difícilmente llegaremos. [bctt tweet=».@buenhabit: «De nada sirve tener recursos y habilidades si no son los adecuados para obtener nuestros objetivo»» via=»no»] A partir de ahí, hay que desarrollar un plan de acción:
Examina la situación actual con respecto a la meta y qué recursos materiales, actitudes y habilidades se necesitan para lograrla. Analiza tus puntos fuertes y tus puntos débiles al respecto. Indaga cómo puedes conseguir todo lo que te falta.
Si la meta es en principio inalcanzable con los recursos de que dispones, habrá que dividirla en metas consecutivas más pequeñas y alcanzables. Ve marcándote pequeños hitos que te servirán para reconocer tus progresos y dificultades. Puede que en el camino, modifiques tu meta, la cambies o bajes el listón. No es un fracaso, sólo una reformulación.
[bctt tweet=».@buenhabit: «Ve marcándote pequeños hitos que te servirán para reconocer tus progresos y dificultades»» via=»no»]
Gestionas tu hogar como si fuera una empresa. ¿Cómo lo haces exactamente?
Como en toda empresa, en un hogar hay que lidiar con:
Planificación: El día a día, las vacaciones, los estudios, las obras de mejora, las celebraciones, etc. Un hogar es un vivero de planes y proyectos. Me encanta planificar y siempre estoy pensando y programando hacer nuevas cosas. Mis dos hombres (marido e hijo) son más tranquilos y , a veces, se asustan un poco.
Organización: Cada miembro tiene unas tareas asignadas. Hacer que el sistema de intendencia funcione. En casa todo el mundo apunta en una lista en la cocina, cuando queda poco de algún producto. Así se repone antes de que se acabe. Mi interés por las listas se lo he pegado a todos. No es GTD, pero sí un principio.
Dirección: No hay un régimen totalitario. Somos tres adultos, las cosas pequeñas cada uno tiene «empowerment» para hacer lo que considere (respetando las reglas de convivencia). Los proyectos grandes se consensuan.
Control: Esta parte la llevo yo. Será porque estoy prejubilada, tengo más tiempo y en especial, el tema de la administración y las finanzas lo he llevado siempre. Es por deformación profesional.
[bctt tweet=».@buenhabit: «Me encanta planificar y siempre estoy pensando y programando hacer nuevas cosas»»]
Has trabajado en un banco. ¿Qué conclusiones has sacado respecto a hábitos financieros?
A lo largo de mi carrera profesional en el banco he asistido con curiosidad a las diversas formas de relacionarse con el dinero. No hay dos personas iguales. Mientras unos disfrutan acumulando el dinero en sí, velando por rentabilizar al máximo sus ahorros y su objetivo final es ver aumentar el saldo de su libreta, otros andan despreocupados, no les importa si su dinero rinde un 1% más o menos y aunque tengan mucho no quieren oír hablar de inversiones ni de planes de pensiones. Otros nunca disponen de fondos, pues si consiguen dinero, les dura muy poco y con frecuencia no recuerdan ni siquiera en qué se lo han gastado. 100 euros en un bolsillo siguen distinto camino que 100 euros en otro bolsillo; aunque los propietarios de estos respectivos bolsillos sean personas de un mismo nivel adquisitivo y con unos compromisos sociales parecidos. Al dinero, más allá de un mero instrumento de trueque, le infundimos vida, le añadimos un valor emocional y construimos una extraña relación con él. [bctt tweet=»«Al dinero, más allá de un mero instrumento de trueque, le infundimos viday construimos una extraña relación con él»» via=»no»]
Afirmas en alguno de tus artículos que simple no significa fácil. ¿Cuál es bajo tu punto de vista la diferencia?
La solución a algunos problemas es simple, pues una vez conocidos sus términos , las incógnitas se despejan y la complejidad desaparece. Se tiene la solución y se sabe qué «hay que hacer» . Sin embargo, esto no significa que sea fácil implementarlo. Es muy simple adelgazar. Basta con comer sano, reducir la ingesta de grasas y alcohol y hacer ejercicio. Sin embargo, no es fácil. Igual ocurre con dejar de fumar o cambiar la cultura organizacional de una empresa. Nuestras acciones no solo se rigen por leyes físicas, sino que también hay que lidiar y gestionar con nuestros hábitos y emociones. Y esto resulta más complejo. [bctt tweet=».@buenhabit: «La solución a algunos problemas es simple, pero esto no significa que sea fácil implementarlo»» via=»no»]
Eliminar creencias limitantes… ¿por dónde nos recomiendas empezar?
¿Desde cuándo crees que no puedes? ¿Fueron tus padres, maestros o amigos, los que te las inculcaron? Obtén una versión «actualizada» de tus creencias y verás que muchas barreras ya no tienen fundameto. Reencuadra los miedos limitantes y considéralos como retos. ¿Por qué no probar? [bctt tweet=».@buenhabit: «Obtén una versión actualizada de tus creencias y verás que muchas barreras ya no tienen fundameto»» via=»no»]
Menos información es mejor… ¿sí? ¿siempre?
Disponer de mucha información o de muchas opciones para escoger, no siempre es lo más idóneo, ya que con frecuencia nos desborda. Al personal de ventas se le adiestra para que no enseñe todo el catálogo de productos al cliente. Con ello solo se consigue desconcertarlo y seguramente huya abrumado, incapaz de decidirse por nada. Es mejor seleccionar dos o tres productos «personalizados» para sus intereses. No se trata de dar menos o poca información, si no la suficiente para que el mensaje cumpla con las expectativas de respuesta que el receptor espera. Menos sería incompleta, mucha abrumadora. [bctt tweet=».@buenhabit: «Disponer de mucha información o de muchas opciones para escoger, no siempre es lo más idóneo»» via=»no»]
Lo más rápido es lo más lento: ¿qué piensas sobre eso?
Lanzarnos de cabeza a la acción parece lo más rápido y efectivo. Sin embargo, para que el resultado sea excelente, se exige una preparación. Afilar la sierra, rascar la pintura vieja, leer las instrucciones, entrenarse, etc. La productividad reside en conseguir resultados óptimos, no inmediatos. [bctt tweet=».@buenhabit: «La productividad reside en conseguir resultados óptimos, no inmediatos»»] Muchas gracias a Montse por responder a esta entrevista que espero que te haya aportado tanto como a mi. ¿Quieres más? Puedes leer la entrevista a José Miguel Bolívar.
Está claro que el trabajo actual es muy distinto al que se hacía hace diez, quince o treinta años. Lo que también todos debemos tener claro es que el futuro del trabajo es muy distinto al que tenemos actualmente, y que nos tocará adaptarnos a las circunstancias del momento si queremos seguir trabajando, especialmente cada vez más con la implantación de robots y sistemas inteligentes en nuestro mundo laboral.
Lo que a menudo se dice es que los trabajos más relacionados con la dirección seguirán siendo necesarios y, por lo tanto, las empresas seguirán necesitando directivos para coordinar al equipo (de personas o de robots). Tras leer el artículo de Santi Garcia en su blog, no me queda tan claro que sea así.
> Siguiendo la secuencia programada, en primer lugar iCEO pidió a trabajadores del Mechanical Turk de Amazon que preparasen una lista de artículos sobre el tema del que trataba el informe: la producción de grafeno. Tras eliminar los elementos duplicados, la lista se envió a un grupo de analistas a quienes, a través de oDesk, se encomendó la misión de extraer las principales ideas de cada uno de los artículos. Después, redactores de Elance convirtieron esas ideas en un texto que luego se trasladó a un grupo de expertos en la materia para su revisión. Finalmente, y de nuevo a través de oDesk, el documento pasó el filtro de un grupo de editores y correctores de pruebas antes de ser enviado al cliente.
> En total participaron 23 personas de diferentes partes del mundo y, por lo que explica Fidler en su artículo, la misión se completó en tiempo récord y con un nivel de calidad excelente.
Tal y como comenta José Miguel Bolivar en su libro Productividad Personal, Aprende a liberarte del estrés con GTD, control es una forma abreviada de expresar «sensación de control», que es la opuesta a la sensación de estrés. Creo que es la definición más sencilla de Control que he leído nunca, muy fácil de entender: el proceso de control en GTD es todo lo que hacemos para tener esa sensación de control que nos permite poder estar tranquilos en nuestras vidas.
Algunos pensarán que la clave para sentir que controlas tu vida es hacer todo lo que tienes que hacer. Nada más lejos de la realidad, el hacer es muy importante, pero para tener la sensación de control lo fundamental es saber qué no estás haciendo.
Y, en ese sentido, tal y como dice David Allen, solo te puedes sentir bien con lo que no haces cuando sabes exactamente qué es lo que no haces. Si en tu vida, estés haciendo lo que estés haciendo, tienes un inventario de todo lo que en ese momento no estás haciendo, te permite estar tranquilo sabiendo que lo que estás haciendo en este preciso momento es lo mejor que podrías estar haciendo.
Por lo tanto, el proceso de control en GTD tiene que ser inevitablemente un proceso que nos permita saber exactamente todo lo que rodea nuestras vidas, de forma que lo tengamos todo organizado en un mismo sistema que podamos revisar de forma fácil y rápida y saber qué queremos hacer, pero también qué decidimos no hacer.
Los cinco pasos de GTD
El proceso que nos permite sentir la sensación de control en GTD se basa en cinco pasos básicos, de los que puedes leer mucho más en sus páginas respectivas:
Procesar o aclarar: decidir qué es y qué hacer con todo lo que has apuntado.
Organizar: decidir dónde, cuando, con quién… puedes hacer lo que tienes que hacer.
Reflexionar o evaluar: revisar nuestro sistema para decidir qué hacer y para mantenerlo actualizado.
Hacer: sin hacer, por muy organizado que seas, no puedes ser productivo.
Por lo tanto, para empezar a implementar GTD, es fundamental que conozcas estos cinco pasos y los apliques en tu día a día, así que te invito a leerlos con calma.
Barry Schwartz estudia la relación entre la economía y la psicología, ofreciendo puntos de vista sorprendentes en la vida moderna. Según Schwartz, las elecciones con demasiadas opciones nos paralizan y agotan, nos llevan a establecer injustificadamente expectativas demasiado altas, a cuestionar nuestras decisiones antes de que incluso las tomemos. En definitiva, que nos acabemos culpando de nuestros fracasos debido a nuestras elecciones y, por lo tanto, no seamos tan felices.
En ese sentido, hace ya algunas semanas que vi esta charla de TED y me gustó mucho. Está en inglés, subtitulada en castellano, así que aquí os la dejo:
Recientemente he encontrado esta otra charla de Barry Schwartz junto con Kenneth Sharpe titulada Usando nuestra sabiduría práctica, donde Schwartz comparte historias que ilustran la diferencia entre seguir las reglas y verdaderamente elegir sabiamente. Ejemplos muy inspiradores que no deberías perderte:
En los últimos artículos hemos estado hablando sobre la gestión del tiempo y la gestión personal, que como ya hemos comentado, son dos cosas distintas. En el último artículo hablábamos de implementar nuevos hábitos, y uno de los hábitos que a veces sale es fijar mejor mis prioridades. ¡¡Meeeec!! Un error grave si queremos mejorar nuestra productividad.
Las prioridades, como el tiempo, tampoco se fijan ni se gestionan. No podemos gestionar algo que no depende de nosotros: ¿qué es más prioritario, hacer el artículo que tenemos que entregar la semana que viene, empezar el informe anual para tenerlo al día o hacer esa llamada que tanta pereza te da?
Seguramente si ahora lo piensas bien me dirás alguna de las tres cosas, pero el problema está en qué dejar esas prioridades fijadas no tiene ningún sentido: mañana por la mañana, cuando tengas tiempo, las prioridades habrán cambiado: será más importante la llamada, porque tu jefe te habrá metido prisa, o será más importante llevar al niño al médico, que se ha levantado con fiebre y no sabes muy bien qué tiene.
Las prioridades no se pueden gestionar, simplemente se tienen
Tal y como dice José Miguel Bolívar, las prioridades no se pueden administrar sino que simplemente se tienen. Por muy importante que sea tener al día el informe anual, y por mucha prioridad que quieras darle, si mañana tienes que llevar al médico a tu hijo, ¿qué será más importante en ese momento? Evidentemente, la salud.
[bctt tweet=»Las prioridades no se pueden gestionar: como en el ajedrez, tenemos que decidir después de cada movimiento» via=»no»]
Intentar fijar las prioridades con antelación no sirve, lo mejor es decidir al momento. Por ejemplo, ahora mismo (AHORA) tengo 45 minutos antes de salir de la oficina para ir a comer. ¿Qué hago?
Miro mi lista de próximas acciones, solamente aquellas que pueda hacer en el momento (¿por qué voy a mirar la lista donde tengo las tareas de casa, si no estoy en casa?)
Descarto aquellas que no podré hacer en menos de 45 minutos (¿por qué quiero dejar algo a medias, si puedo acabar otra cosa?)
Leo todas las que quedan y selecciono la que, ahora mismo, en este preciso instante, para mi es más importante, es decir, aquella que tiene más prioridad.
Sí, así es, ahora mismo estoy priorizando, pero por una sencilla razón: porque ahora mismo voy a hacer lo que decida. No por la tarde, no mañana, no la semana que viene o el mes que viene.Priorizo lo que voy a hacer ahora según lo que es más importante para mi AHORA.
Siguiendo con las indicaciones del experto en productividad José Miguel Bolívar:
Abandonar los esquemas mentales basados en importancia, urgencia y prioridad y reemplazarlos por este hábito es uno de los retos que más te va a costar superar cuando comiences a usar GTD pero, posiblemente por eso mismo, uno de los logros que mayor satisfacción te producirá cuando lo hayas alcanzado.
José Miguel Bolívar
¿Gestionas tus prioridades? Las prioridades no pueden fijarse con anterioridad, ya que van cambiando según las circunstancias. En ese sentido, es importante tener claro qué es prioritario para nosotros EN ESTE MISMO INSTANTE, pero no sirve de nada intentar saberlo con anterioridad. Sé que el tema de las prioridades a menudo trae dudas, así que, hoy te invito a comentarme tus dudas, problemas o aportar tus sugerencias en los comentarios. ¿Estás de acuerdo? ¿Tienes alguna duda o aportación? ¡Déjala abajo!
Este es un problema con el que he tenido que lidiar para mejorar mi productividad y ayudar a mejorar la de los demás, y es algo que no siempre vemos de forma obvia, así que he pensado que era importante compartirlo contigo para que puedas tenerlo en cuenta.
El problema del que te estoy hablando es el hecho de creer saber lo que tienes que hacer, pero por algún motivo concreto, no hacerlo: que siempre haya algo que te apetezca más, algo más fácil, algo más urgente… lo que sea.
En ese sentido, quiero destacar el creer saber en cursiva. En muchas ocasiones, cuando no te lo planteas, crees saber lo que tienes que hacer… pero realmente no lo sabes. No lo tienes bien definido.
Creo que la mejor forma de ilustrar esto es poniéndote un ejemplo.
Creer saber lo que tienes que hacer
Imagina por un momento que necesitas hacer un informe para tu trabajo, sea el tema que sea. Piensa por un momento: ¿qué tienes que hacer?
La respuesta más directa y rápida, incluso la más lógica, es esta: «Tengo que hacer el informe». ¿Verdad que sí? ¿Es lo que habrías respondido?
Pues no. No tienes que hacer el informe. Piénsalo bien, ¡tienes que hacer muchas más cosas! Algunas de ellas, por ejemplo:
Hacer un listado de los datos que puedo necesitar para el informe.
Analizar las métricas correspondientes para saber cómo quiero enfocar el informe.
Decidir qué gráficos quiero hacer según el análisis de las métricas que he hecho.
Decidir cómo estructurar el informe.
Preparar todo el material necesario para la redacción del informe.
Redactar el informe.
Revisar el informe para valorar si es necesario añadir algún apartado.
Pensar cómo quiero exponer el informe en la reunión.
Preparar la presentación del informe en la reunión.
¿Qué te parece? Seguro que nunca habrías dicho que tenías que hacer tantas cosas. ¡Pues sí!
Es solamente un ejemplo, pero estoy seguro que ya ves por donde voy: saber que tienes que «hacer el informe» no es saber qué tienes que hacer.
El informe, antes de hacerlo, es algo abstracto, inexacto, que no sabes qué es. Si realmente quieres hacerlo con la antelación suficiente, sin estresarte y con la calidad que requiere, es importante ser capaz de enumerar como mínimo los primeros pasos para avanzar en el resultado final: hacer el informe.
Pero hacer el informe no es más que un resultado, es lo que tienes que acabar consiguiendo. Antes, sin embargo, tienes que hacer muchísimas más cosas. Y por eso es importante dejar de creer lo que tienes que hacer y empezar a definirlo de la forma adecuada.
No dejes que te preocupe este enfoque de la productividad. Te aseguro que poco a poco iremos viendo juntos cómo puedes aplicar este tipo de desgloses a tu vida, y verás como haciéndolo bien, no solamente tendrás mucho más claro qué tienes que hacer, sino que te será mucho más fácil hacerlo.
Para empezar, te invito a hacer un breve ejercicio, muy parecido al que acabo de hacer yo.
Escoge un ejemplo concreto de algo que tengas que hacer y piensa cómo podrías desarrollar ese resultado final en varias tareas más pequeñas.
Intenta ser lo más concreto posible y cuéntame los resultados en los comentarios.
Si aprendes a distinguir los árboles del bosque, será mucho más fácil conseguir hacer lo necesario para plantar los árboles y acabar teniendo el bosque que tanto deseas.
Con creer saber lo que tienes que hacer no hay suficiente. Tienes que definirlo.
